如何通过 8 个步骤写一份备忘录

无论您需要分享内部政策变更，还是正在牵头开展投资者需要了解的项目，备忘录都是在组织内传达有价值信息的最佳方式。备忘录是将此类信息传播给同事、租户、志愿者或其他内部组织成员的好方法。

你应该什么时候发送备忘录？你如何写备忘录？我们将回答这些问题，并为您提供创建备忘录的分步指南，并分享大量备忘录示例。

目录

什么是备忘录？

备忘录的目的是什么？

只需 8 个步骤即可写备忘录

备忘录与 . 。 。

备忘录示例

备忘录常见问题解答

什么是备忘录？

备忘录是备忘录的缩写，是一种向一群人通报特定问题、解决方案或事件的方式。备忘录应该简短、直接且易于阅读。它通知收件人并提供包含具体后续步骤的行动计划。

您可以将备忘录作为纸质信件、传真或附在电子邮件中的 PDF 格式发送。尽管电子邮件的广泛使用在许多情况下基本上取代了备忘录，但备忘录对于某些重要消息仍然有帮助。

备忘录的目的是什么？

备忘录是为企业或组织的官方内部沟通而设计的。它们通常会发送给整个组织，但对于通知单个部门、团队或较小的人群也很有用。备忘录使用简单、易于理解的格式分散必要的信息。

什么时候写备忘录

当您需要有效地转达公务时，您应该写一份备忘录。备忘录的目的应该是提供信息、引起人们对问题的关注或回答问题。以下用途适合备忘录：

• 广播内部变化
• 传播新闻
• 分享即将举行的活动
• 更新公共安全指南
• 提高对某个问题的认识
• 解决问题
• 提出请求
• 分享项目更新

如何格式化备忘录

如果您通过电子邮件发送备忘录，则应将其格式设置为 PDF。这会保留您应用于文档的样式。传统上，备忘录正文使用 12 号字体，标题使用 14 到 16 号字体。保持字体和设计简单。

备忘录应包括以下内容。

• 标题
  • 到
  • 从
  • 日期
  • 主题
• 开幕词
• 语境
• 号召性用语和任务说明
• 讨论
• 闭幕式

您还可以选择添加附件来支持您在备忘录中传达的信息。如果你的备忘录超过一页，你应该有一个摘要来总结你的观点。

只需 8 个步骤即可写备忘录

备忘录应该始终专业且礼貌——无论您介绍的主题是什么。专注于事实和可行的计划。您不应该在商务备忘录中使用表情符号。保持简短、直接、清晰，并仅包含必要的信息。

1标题

标题列出了谁正在接收备忘录、谁正在发送备忘录、撰写备忘录的日期以及备忘录的主题。您可以在下面查看如何格式化此部分。

致： [收件人的全名和职务或部门]

发件人： [您的全名和职位]

日期： [今天的日期]

主题： [备忘录的内容]

由于您在标题中向收件人致辞，因此无需包含问候语。

2开场陈词

此部分可以是一到三个句子。开场白是您简要说明备忘录目的的地方。仅包含本节中最重要信息的摘要。稍后您将能够了解详细信息。

尝试这样开始：“我写信是为了通知您……” 。 ”。

3背景

用三到十句话提供上下文。上下文是让人们知道你在写什么、为什么写这些内容以及任何其他关键信息的地方。

本节可能包括以下内容：

• 支持证据
• 为什么您的组织做出了您在备忘录中讨论的决定
• 背景信息
• 问题陈述
• 你是如何发现问题的
• 重要的时间或日期
• 其他关键点

4行动号召和任务说明

此部分可以是两到三个句子，也可以是项目符号列表。您可以在此处为收件人安排后续步骤。写下收件人阅读备忘录后应该做什么，或者您计划如何解决您所描述的问题。

尝试写“请在[截止日期]之前[您希望完成的任务]”或“感谢您在此事上的合作。”

5讨论

这部分的目的是说服收件人遵循您建议的操作。从最关键的信息开始，列出支持您的想法的所有细节。提供支持你的备忘录的具体支持事实、想法和研究，将信息从最强到最弱进行组织。

6结束

结束部分是一个以礼貌的方式结束备忘录的机会。我们建议您也在此分享您希望收件人再次采取行动的内容。一般来说，备忘录不包括告别内容。但如果你想拥有一个，请确保保持简短。

7可选补充

如果需要，您可以在备忘录中添加摘要或附件。如果您的备忘录超过一页，您应该包括摘要。摘要可帮助收件人更轻松地消化您共享的信息。

您可以将摘要放在结案陈词之前。摘要可能会列出关键建议、重要信息、参考资料、方法或您使用的资源的总结。如果备忘录中的信息需要进一步澄清，您可以将其放在此部分中。摘要可以是几句话长，也可以是关键信息的要点列表。

您的补充信息应包括您想要共享的任何文档，例如图表、列表、表格或照片。如果您选择包含附件，请在结束语下方添加有关您所附加内容的注释。

如果您通过电子邮件发送备忘录，则可以将这些附加附件添加到您的电子邮件中。如果您以信件或传真的形式发送备忘录，请将这些内容包含在备忘录文档的最后一页之后。

按如下方式引用您的附件：“附件：[附件名称]，[创建日期]。”

8修改

现在您已经写好了备忘录，是时候进行修改了！请按照以下步骤操作，确保您的备忘录尽可能清晰简洁。请记住：越短越好。

• 剪掉任何不必要的材料。
• 澄清你的要点。
• 校对拼写、语法和标点符号错误。
• 检查您的事实和资源。
• 在发送之前获取同事的反馈。

备忘录与 . 。 。

备忘录是组织内用于传播官方信息的简洁但非正式的沟通方式。但这与电子邮件、信件、通告或会议纪要有何不同？让我们澄清一下这些标准业务文档的定义。

备忘录与电子邮件有何不同？

备忘录在语气和语言上通常比电子邮件更加正式，简短而切中要点的电子邮件最为有效。将来，公司可能会使用您的备忘录作为正式文件，将其打印、以硬拷贝形式分发或以可读格式专业地分发给一大群人。

备忘录与信件有何不同？

通常，信件是写给组织外部的个人的。它们用于传达特定主题的较长外部消息。这些语气可以是非正式的或正式的。

备忘录与新闻稿有何不同？

备忘录通常用于内部沟通，而新闻稿则用于外部沟通。新闻稿通常被认为是比备忘录更长、更详细的文档。

备忘录与通函有何不同？

通告用于大规模分发。另一方面，备忘录是针对特定人群的。通函通常有多个主题和号召性用语。备忘录应该只简短地讨论一个主题。

备忘录与会议记录有何不同？

会议纪要是包含会议记录的正式文件。虽然备忘录可能引用其补充附件中的会议记录，但您不应将备忘录用作会议纪要的格式，反之亦然。

备忘录示例

如果没有备忘录示例，开始写作可能会很困难。以下是最常用的备忘录格式的两个示例。

示例 1：内部变更

当组织做出政策、程序或高层人员配置变更时，应编写内部变更备忘录。这封电子邮件可能是人力资源部门发送的，也可能来自领导团队或其他部门。

致：全体员工

发件人：Kelly Source，人力资源经理

日期：2022年7月20日

主题：带薪休假制度的变更

我写这封信是为了通知您我们 PTO 系统最近的变化。我们正在将平台切换到 PalmLeaf HR。该制度将于2022年10月1日起施行。

在改用 PalmLeaf HR 的过程中，我们公司试图让您提交 PTO 请求变得更加简单。您可以在本备忘录中找到有关如何使用这个易于使用的平台的教程。

本周您将直接收到来自 PalmLeaf HR 的入职电子邮件。请务必在 2022 年 9 月 30 日之前设置您的帐户。

如果您在设置帐户时遇到问题，请将任何问题发送电子邮件至 [email protected]。

感谢您在此过渡期间的合作。我们希望这将使您的 PTO 管理更加轻松。

附件：PalmLeafHR 指南，2022 年 1 月

示例 2：一般业务备忘录

通用业务备忘录格式几乎可用于任何业务项目。无论是正在进行的项目还是内部分析，这种多功能格式都适合。

致：Ava Colon、Phil Comma 和 Dave period

发件人：Peter Office，高级数据分析师

日期：2022年5月20日

主题：收入分析

我写这封信是为了解决您的团队要求的收入分析报告。该分析涵盖 2010 年至 2022 年第一季度的收入流。

2022 年 1 月，当 Dave period 担任首席销售协调员时，销售团队要求提供此报告。使用 Tableau 编译分析，并附上报告。

目前，我要求您查看数据，并让我知道您是否还有其他需要我更深入分析的内容。查看仪表板的最佳方式是通过电子邮件收件箱中来自 Tableau 的邀请。

以下是我分析的要点：

• 我们的主要收入来源是我们的旗舰产品夏威夷风格衬衫。
• 第二大收入来源是跑步帽。
• 我们的收入主要是通过电子邮件营销活动推动的销售产生的。
• 在某些时期无法获得数据，因此不包括在本分析中。

感谢您花时间查看此分析。如果您有任何问题或疑虑，请随时通过 [email protected] 发送给我。如果您在访问仪表板时遇到技术困难，请通过 [email protected] 联系我们的 IT 部门寻求帮助。

随附的：

• Tableau 指南，2022 年
• 2010-2021 年收入分析报告，2022 年 5 月

备忘录常见问题解答

什么是备忘录？

备忘录是备忘录的缩写，是一种简短的内部沟通，向团队通报特定问题、解决方案或事件。备忘录可以以纸质信件或传真的形式发送，也可以以 PDF 形式附加到电子邮件中。

备忘录的目的是什么？

备忘录旨在向一群人通报复杂的主题、政策变化或组织内的其他简短的官方事务。

备忘录的基本结构是什么？

备忘录应包括以下内容。

• 标题
  • 到
  • 从
  • 日期
  • 主题
• 开幕词
• 语境
• 号召性用语
• 讨论
• 闭幕式