如何用 8 个步骤写备忘录

无论您是否有需要分享的内部政策变更，或者您正在领导一个投资者需要了解的项目，备忘录都是在您的组织内传达有价值信息的最佳方式。 备忘录是将此类信息传播给您的同事、租户、志愿者或其他内部组织成员的好方法。

你应该什么时候发送备忘录？ 你怎么写备忘录？ 我们将回答这些问题，并为您提供创建备忘录的分步指南，并分享大量备忘录示例。

什么是备忘录？

备忘录是备忘录的缩写，是一种通知一群人特定问题、解决方案或事件的方式。 备忘录应该简短、直接且易于阅读。 它会通知收件人并提供包含具体后续步骤的行动计划。

您可以将备忘录以纸质信函、传真或 PDF 附件的形式发送到电子邮件中。 尽管电子邮件的广泛使用在许多情况下基本上取代了备忘录，但备忘录仍然有助于一些重要的信息。

备忘录的目的是什么？

备忘录专为企业或组织的官方内部通信而设计。 它们通常被发送到整个组织，但对于通知单个部门、团队或较小的一群人也很有用。 备忘录使用简单、易于理解的格式传播必要的信息。

什么时候写备忘录

当您需要有效地传递公务事项时，您应该写一份备忘录。 备忘录的目的应该是告知、引起对问题的关注或回答问题。 以下用途适用于备忘录：

• 广播内部变化
• 传播新闻
• 分享即将举行的活动
• 更新公共安全指南
• 提高对某个问题的认识
• 解决问题
• 发出请求
• 分享项目更新

如何格式化备忘录

如果您通过电子邮件发送备忘录，则应将其格式化为 PDF。 这会保留您应用于文档的样式。 传统的备忘录正文使用 12 号字体，标题使用 14 到 16 号字体。 保持字体和设计简单。

备忘录应包括以下内容。

• 标题
  • 至
  • 从
  • 日期
  • 主题
• 开幕词
• 语境
• 号召性用语和任务说明
• 讨论
• 结束

您还可以选择包含附件以支持您在备忘录中传达的信息。 如果你的备忘录超过一页，你应该有一个总结来总结你的观点。

8步写备忘录

备忘录应该始终是专业和礼貌的——不管你介绍的主题是什么。 专注于事实和可行的计划。 您不应该在商务备忘录中使用表情符号。 保持简洁、直接和清晰，并且只包含必要的信息。

1标题

标题列出了接收备忘录的人员、发送备忘录的人员、编写备忘录的日期以及备忘录的主题。 您可以在下面查看如何格式化此部分。

致： [收件人的全名和职称或部门]

来自： [您的全名和职位]

日期： [今天的日期]

主题： [备忘录是关于什么的]

由于您在标题中提到了收件人，因此无需包含问候语。

2开幕词

这部分可以是一到三个句子。 开场白是您简要说明备忘录目的的地方。 仅包括本节中最重要信息的摘要。 稍后您将能够了解详细信息。

试着从“我写信通知你”开始。 . 。”

3上下文

用三到十句话，提供上下文。 上下文是您让人们知道您在写什么、为什么要写它们以及任何其他关键信息的地方。

本节可能包括以下内容：

• 支持证据
• 为什么您的组织做出您在备忘录中讨论的决定
• 背景资料
• 问题陈述
• 你是如何发现问题的
• 重要的时间或日期
• 其他关键点

4号召性用语和任务说明

这部分可以是两到三个句子，也可以是一个项目符号列表。 这是您为收件人安排后续步骤的地方。 写下收件人在阅读备忘录后应该做什么，或者你打算如何解决你所描述的问题。

试着写，“请在 [截止日期] 之前 [您希望完成的任务]”或“感谢您在这件事上的合作”。

5讨论

这部分的目的是说服收件人遵循您建议的操作。 从最关键的信息开始，列出支持您想法的所有细节。 提供具体的支持事实、想法和研究来支持你的备忘录，从最强到最弱组织信息。

6结束

结束部分是一个以礼貌的方式结束备忘录的机会。 我们建议您也在这里分享您希望收件人再次采取行动的内容。 一般来说，备忘录不包括告别。 但是，如果您想拥有一个，请务必保持简短。

7可选添加

如果需要，您可以在备忘录中包含摘要或附件。 如果您的备忘录超过一页，您应该包括一个摘要。 摘要可帮助收件人更轻松地消化您共享的信息。

您可以将摘要放在结束陈述之前。 摘要可能会列出关键建议、重要信息、参考资料、方法或您使用的资源的总结。 如果您的备忘录中的信息需要进一步澄清，您可以将其放在本节中。 摘要可以是几句话，也可以是关键信息的要点列表。

您的补充信息应包括您想要共享的任何文档，例如图表、列表、表格或照片。 如果您选择包含附件，请在结束时附上关于您所附内容的注释。

如果您通过电子邮件发送备忘录，则可以将这些附加附件添加到您的电子邮件中。 如果您以信函或传真的形式发送备忘录，请在备忘录文档的最后一页后附上这些信息。

请参考您的附件：“附件：[附件名称]，[创建日期]。”

8修改

现在你已经写好了你的备忘录，是时候修改了！ 请按照以下步骤确保您的备忘录尽可能清晰简洁。 记住：越短越好。

• 剪掉任何不必要的材料。
• 澄清你的主要观点。
• 校对拼写、语法和标点错误。
• 检查您的事实和资源。
• 在发送之前从同事那里获得反馈。

备忘录与 . . .

备忘录是组织内用于传播官方信息的简明但非正式的通信。 但这与电子邮件、信件、通知或会议记录有何不同？ 让我们澄清一下这些标准业务文档的定义。

备忘录与电子邮件有何不同？

备忘录通常在语气和语言上比电子邮件更正式，而电子邮件在简短和中肯时最有效。 将来，公司可能会将您的备忘录用作正式文件，将其打印、分发为硬拷贝，或以可读格式专业分发给一大群人。

备忘录与信件有何不同？

通常，信件是寄给组织外部的个人的。 它们适用于传达特定主题的较长外部消息。 这些可能是非正式的或正式的语气。

备忘录与新闻稿有何不同？

备忘录通常用于内部沟通，而新闻稿则用于外部沟通。 新闻稿通常被理解为比备忘录更长、更详细的文件。

备忘录与通告有何不同？

通函用于质量分布。 另一方面，备忘录是为选定的一群人准备的。 通函通常有多个主题和号召性用语。 备忘录应该只针对一个主题，简短。

备忘录与会议记录有何不同？

会议记录是包含会议记录的正式文件。 虽然备忘录可能会在其补充附件中提及会议纪要，但您不应将备忘录用作会议纪要的格式，反之亦然。

备忘录示例

在没有备忘录示例的情况下开始写作可能具有挑战性。 以下是最常用的备忘录格式的两个示例。

示例 1：内部更改

当组织进行政策、程序或高级人员配置变更时，应编写内部变更备忘录。 人力资源部门可能会发送此电子邮件，也可能来自领导团队或其他部门。

致：所有员工

来自：Kelly Source，人力资源经理

日期：2022 年 7 月 20 日

主题：带薪休假制度的变化

我写信是为了通知您我们的 PTO 系统最近发生的变化。 我们正在将平台切换到 PalmLeaf HR。 该制度将于2022年10月1日生效。

在切换到 PalmLeaf HR 时，我们公司正试图让您提交 PTO 请求变得更简单。 您可以在本备忘录中找到导航这个易于使用的平台的教程。

本周，您将直接收到来自 PalmLeaf HR 的入职电子邮件。 请务必在 2022 年 9 月 30 日之前设置您的帐户。

如果您在设置帐户时遇到问题，请发送电子邮件至 [email protected] 向我们发送任何问题。

感谢您在此过渡期间的合作。 我们希望这将使您更轻松地管理 PTO。

附：PalmLeafHR 指南，2022 年 1 月

示例 2：一般业务备忘录

一般业务备忘录格式可用于几乎任何业务项目。 无论是正在进行的项目还是内部分析，这种通用格式都适合。

致：Ava Colon、Phil Comma 和 Dave Period

来自：Peter Office，高级数据分析师

日期：2022 年 5 月 20 日

主题：收入分析

我写信是为了解决您的团队要求的收入分析报告。 该分析涵盖了从 2010 年到 2022 年第一季度的收入流。

2022 年 1 月，当 Dave Period 担任首席销售协调员职位时，销售团队要求提供此报告。 该分析是使用 Tableau 编译的，并附有报告。

此时，我要求您查看数据，并让我知道您是否希望我更深入地分析其他任何内容。 查看仪表板的最佳方式是通过电子邮件收件箱中来自 Tableau 的邀请。

以下是我分析的要点：

• 我们的主要收入来源是我们的旗舰产品夏威夷风格的衬衫。
• 第二大收入来源是跑步帽。
• 我们的收入主要是通过电子邮件营销工作产生的销售额。
• 有一些时期数据不可用，因此不包括在本分析中。

感谢您抽出宝贵时间查看此分析。 请随时通过 [email protected] 将您的任何问题或疑虑发送给我。 如果您在访问仪表板时遇到技术困难，请通过 [email protected] 联系我们的 IT 部门寻求帮助。

随附的：

• 2022 年表格指南
• 2010-2021 年收入分析报告，2022 年 5 月

备忘录常见问题

什么是备忘录？

备忘录是备忘录的缩写，是一种简短的内部通信，用于通知团队有关特定问题、解决方案或事件的信息。 备忘录可以作为纸质信函或传真发送，也可以作为 PDF 附加到电子邮件中。

备忘录的目的是什么？

备忘录旨在通知一群人有关复杂主题、政策变更或组织内其他简短的公务。

备忘录的基本结构是什么？

备忘录应包括以下内容。

• 标题
  • 至
  • 从
  • 日期
  • 主题
• 开幕词
• 语境
• 呼吁采取行动
• 讨论
• 结束