如何撰写有效的外出信息

外出消息（或 OOO 消息）是一种自动回复电子邮件，通知人们您长时间不在工作。它们对于让同事知道何时需要回复和/或在您缺席时与谁联系非常有用，并且通常被认为是假期、病假和其他长时间缺勤的适当工作礼仪。

在撰写任何专业的自动回复电子邮件时，您要小心——您永远不知道谁会阅读它。在本指南中，我们将介绍如何撰写外出消息、要包含的内容、外出消息示例以及撰写外出消息的一些技巧。

什么是外出消息？

除非您做好准备，否则假期、休假和任何长时间缺勤都可能会扰乱业务流程。办公室和远程工作礼仪都建议在您去解释情况并提供指导时为任何询问设置自动回复消息。这些消息有助于确保业务顺利进行，直到您返回；否则，当您不回应时，人们可能会误解。

尽管有些人使用自动回复短信和电话，但电子邮件是外出消息的标准沟通渠道。电子邮件是商业中最常用的沟通方式之一，尤其是在与更多外围联系人进行沟通时。如果您与某人的工作密切到不使用电子邮件，那么您很可能会通过其他工作沟通渠道（例如消息平台）或通过口碑告诉他们您的休假情况。

何时使用外出消息

当您在正常工作时间内无法回复电子邮件时，最好设置一条外出消息。 OOO 消息适用于短时间，例如医生预约或提早下班，也适用于较长时间的缺勤，例如多天假期或育儿假。

实际上，何时使用外出消息取决于您的工作以及您收到的消息的紧急程度。如果您不确定是否要设置外出消息，请问问自己，如果有人向您发送消息会发生什么。如果你的回复对他们来说不会太迟，那么你就不需要回复。但是，如果事情非常紧迫，可能需要您外出时处理，或者至少提供一个解释，说明为什么您的回复可能会延迟，那么您应该设置一条 OOO 消息。

如何写外出留言

外出信息无需详细说明；只要它们包含必要的信息，就足够了。有些人喜欢用细节和轻松幽默来使他们的信息变得生动活泼，但这些都是可选的。

具体来说，一条好的外出信息包括三部分信息：

1你离开的日期

2.缺席的简洁原因

3 个联络点，以便在紧急情况下提供进一步帮助；如果您有多个联系人，请确定特定事务应联系谁

这些是在您离开期间帮助您的同事或外部联系人度过难关的必需品。它让接收者可以选择等待您返回或在没有您的情况下继续进行，这满足了他们的好奇心，因此他们不会认为您因其他原因而离开。

您只需几句话即可涵盖所有这些信息，因此外出消息通常很短。最重要的是，添加一些友好的问候和礼貌的手势会有所帮助，例如“感谢您的留言”或“让我们尽快谈谈！”

如何不写外出留言

假期和工作休假可能会暴露出人们的愚蠢，但请记住，外出消息仍然是工作消息。

保持专业性，不要说太非正式的话。即使您与同事随意交谈，工作场所以外的人也可能会向您发送电子邮件，甚至可能会提供您意想不到的新工作机会。当您不在场时，您不想给人留下不好的第一印象！

此外，如果您要派人去拜访需要帮助的同事，请避免给自己或同事施加太大压力。不要说“他们会立即帮助您”或“我一回来就会回复”之类的话。为时间框架设定现实的期望，以便人们可以正确地安排他们的日程安排，但不要让他们失望。

最佳外出消息示例

让我们看一些外出消息示例，以便您了解目标是什么。它们兼作外出模板或样板，因此您可以随意复制并粘贴它们并添加您自己的信息。

老可靠

[您的个人问候] ，

感谢您的电子邮件。我目前因[原因]不在办公室，直至[返回日期] 。当我回来时，我很乐意回复您的消息。

如果您同时需要帮助，请通过[电子邮件、电话等]联系[同事姓名 + 他们的职位] 。

[您的个人结束语和签名]

所有业务

[您的个人问候]，

由于[原因]，我将离开办公室直到[返回日期]，并且无法访问电子邮件。如果您的请求很紧急，请通过[电子邮件、电话等]联系[同事姓名 + 他们的职位]寻求帮助。否则，我回来后会尽快回复您。

[您的个人结束语和签名]

小魅力者

[您的个人问候]，

感谢您的留言！不幸的是，我因[原因]不在办公室，直到[返回日期]才会回来。我回来后很乐意回复您的消息，但如果您需要紧急帮助，请随时通过[电子邮件、电话等]联系[同事姓名 + 他们的职位] 。

再次感谢，对于给您带来的任何不便，我们深表歉意！

[您的个人结束语和签名]

撰写外出消息的提示

不要透露太多

外出时的消息如果快速、切题，效果会更好。过多地分享您的假期计划或个人生活不仅不专业，而且还会疏远仍在工作的同事。至于医疗细节。 。 。少即是多。

过多的细节也会让读者更难找到需要了解的信息，例如联系电子邮件或您返回的日期。披露太多信息也是一个安全问题：您不想向陌生人广播任何个人详细信息，例如您离开家时。

对于外出电子邮件，含糊其辞是可以的——事实上，这是更好的选择。您可以简单地说您“正在度假”或“请病假”，无需进一步解释。

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本文最初由 Karen Hertzberg 于 2017 年撰写。它已更新以包含新信息。