如何撰写有效的外出消息

外出消息（或 OOO 消息）是一种自动回复电子邮件，用于通知人们您长时间不工作。 它们对于让同事知道什么时候可以得到回复和/或在您不在时与谁联系非常有用，并且通常被认为是假期、病假和其他长时间缺勤的适当工作礼仪。

在编写任何专业的自动回复电子邮件时，你要小心——你永远不知道谁会读它。 在本指南中，我们解释了如何编写外出消息、包含的内容、外出消息示例以及编写您的消息的一些技巧。

什么是外出消息？

除非您做好准备，否则假期、休假和任何长时间缺勤都会扰乱业务流程。 办公室和远程工作礼仪都建议在您去解释情况并提供指导时为任何询问设置自动回复消息。 这些消息有助于确保业务顺利进行，直到您返回； 否则，当您不回应时，人们可能会误以为是。

尽管有些人使用自动回复短信和电话，但电子邮件是外出消息的标准沟通渠道。 电子邮件是商业中最重要的沟通方式之一，尤其是在有更多外围联系人的情况下。 如果您与不使用电子邮件的人密切合作，您很可能会通过其他工作沟通渠道（例如消息平台）或口耳相传告诉他们您的休假。

何时使用外出消息

每当您无法在正常工作时间回复电子邮件时，最好设置外出消息。 OOO 消息适用于短时间，例如医生预约或当天提早下班，也适用于较长时间的缺勤，例如多天假期或育儿假。

确实，何时使用外出消息取决于您的工作以及您收到的消息的紧急程度。 如果您不确定是否要设置外出消息，请问问自己如果有人向您发送消息会发生什么。 如果您的回复对他们来说不会太迟，那么您就不需要一个。 但是，如果事情非常紧迫，以至于在您外出时可能需要处理，或者至少解释了您的回复可能会延迟的原因，那么您应该设置 OOO 消息。

如何写一封外出邮件

不在办公室的消息不需要详细说明； 只要它们包含基本信息，就足够了。 有些人喜欢用细节和轻松的幽默来使他们的信息更加生动，但这些都是可选的。

具体来说，一个好的外出消息包括三个信息：

1你离开的日期

2你缺席的简洁理由

如果问题紧急， 3个联系人以获得进一步帮助； 如果您有多个联系人，请确定应就特定事项联系谁

这些是在您离开时帮助您的同事或外部联系人度过难关的必需品。 它使接收者可以选择等待您返回或在没有您的情况下继续进行，并且满足了他们的好奇心，因此他们不会认为您是出于其他原因而离开的。

您只需几句话就可以涵盖所有这些信息，因此外出消息通常很短。 除了事实之外，它还有助于添加一些友好的问候和礼貌的手势，例如“感谢您的信息”或“让我们尽快谈谈！”

如何不写不在办公室的消息

假期和工作假期会让人感到愚蠢，但请记住，不在办公室的消息仍然是工作消息。

要专业，不要说太不正式的话。 即使您与同事随意交谈，工作场所以外的人也可能会向您发送电子邮件，甚至可能会收到您没想到的新工作机会。 当你不在的时候，你不想给人留下不好的第一印象！

此外，如果他们需要帮助，请避免对自己或您派人去的同事施加太大压力。 不要说“他们会马上帮助你”或“我一回来就会回复”之类的话。 为时间框架设定切合实际的期望，这样人们就可以适当地安排他们的日程安排，但不要让他们失望。

最佳外出消息示例

让我们看一些不在办公室的消息示例，以便您了解目标。 这些兼作外出模板或样板，因此您可以随意复制和粘贴它们并添加您自己的信息。

老可靠

[您的私人问候] 谢谢您的来信。 [return date] [reason] 由于[原因] [返回日期] 当我回来时，我很乐意回复您的消息。

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 如果您在此期间需要帮助，请通过 [电子邮件、电话等] 联系[同事姓名 + 他们的职位] [您的个人关闭和签名]

所有业务

[您的私人问候] [return date] [reason] 由于[原因][返回日期] 。 [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 如果您的请求很紧急，请通过[电子邮件、电话等]联系[同事姓名 + 他们的职位]否则，我回来后会尽快回复您。

[您的个人关闭和签名]

小妖精

[您的私人问候] 感谢您的留言！ [reason] [return date] .[原因]不在办公室，直到[返回日期][name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 当我回来时，我很乐意回复您的消息，但如果您需要紧急帮助，请随时通过 [电子邮件、电话等] 联系[同事姓名 + 他们的职位] 再次感谢，如有不便，敬请原谅！

[您的个人关闭和签名]

编写外出消息的提示

不要透露太多

不在办公室的消息在快速且中肯时会更好。 过多地分享您的假期计划或个人生活不仅不专业，还会疏远仍在工作的同事。 至于医疗细节。 . . 少即是多。

过多的细节也会使读者更难找到需要知道的信息，例如联系电子邮件或您返回的日期。 披露过多信息也是一个安全问题：您不希望将任何个人详细信息广播给陌生人看到，例如您不在家。

对不在办公室的电子邮件含糊其辞是可以的——事实上，这是首选。 您可以简单地说您“正在度假”或“生病了”，无需进一步解释。

让您的信息更加优美

想象一下在您的外出消息中打错字。 现在想象一个错字被几十个不同的人看到，如果他们多次尝试你，有时会一遍又一遍。

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本文最初由 Karen Hertzberg 于 2017 年撰写。 它已更新以包含新信息。