提高专业写作技巧：12 个经过验证的技巧

无论您是初学者还是经验丰富的作家，这些技巧都将帮助您提高专业写作技能。

在我作为专业文案撰稿人的第一年里，我为一次营销活动写了一本简短的电子书。 我将电子书发送给团队进行审阅。 编辑说这本电子书很好，但她问：“你能让它听起来不那么枯燥和正式吗？”

她担心这本电子书太难理解，大多数读者会跳过它。 我们重写和编辑了电子书，使其更容易阅读、更具吸引力，结果产生了数千条潜在客户。

许多新的商业作家都错误地认为专业写作应该过于正式并使用复杂的语言。 好的专业写作清晰、简洁、引人入胜。 它遵循一致的风格，适当、直接地向读者讲述。 如果您不确定如何开始，请尝试这些提示。

提高专业写作技巧的重要技巧

1. 拼写检查和语法检查

写出听起来很专业的东西的最简单方法就是多花几分钟检查拼写和语法。 也不要依赖您首选应用程序中的拼写或语法检查器。 相反，请将文字复制并粘贴到另一个应用程序中并更改字体。 当然，这是一个额外的步骤，但您会发现一些其他问题。

另外，请记住，各种拼写检查器和语法检查器的规则因操作系统而异，有时甚至因应用程序而异，因此，作为一名有抱负的优秀作家，您可以决定修复或忽略哪些内容。

确保您已将相关应用程序的英语语言首选项设置为您正在编写的区域也是一个好主意，例如英式英语、美式英语、加拿大英语等。所有这些变体之间都存在细微的差异，但它们可以从根本上改变人们对一篇文章的看法。

2.大声朗读你的作品

大声朗读你的作品可以成为提高你的专业写作技能的有力工具。 叙述时，当你大声朗读一篇文章时，你会更加意识到节奏、节奏和流畅。 这个过程有助于识别尴尬的措辞、句子结构和其他默读时可能不那么明显的问题。 它有助于自我编辑和必要的修改，以提高作品的清晰度和可读性。

您可以阅读商业案例的开头、求职信，甚至是一封批评性的电子邮件。 考虑使用录音机或录音机给自己录音。 这样，您就可以聆听您的叙述并发现更多问题。 聆听难以说出或无法传达预期信息的单词和短语。

3.使用专用语法检查器

基本的拼写和语法检查器很有用，但像 Grammarly 这样的专用语法检查器可以发现并修复其他语法错误、拼写错误和其他问题。 您可以使用这些工具的插件，直接在 Outlook、Word 和其他专业写作应用程序中使用。

他们应该通过示例提供可能错误背后的背景。 这样，一个优秀的作家就可以通过实践而不是简单地阅读来改进他们的作品并提高他们的英语语法知识。 请记住，作为作者，您可以根据您的读者、风格指南和作品的基调来决定接受或拒绝什么。 阅读我们的最佳语法检查器指南。

有趣的是，Grammarly 引用了一项研究，声称其用户在使用该工具一段时间后，通常会提高他们的言语交流技能。 他们下意识地学会倾听那些让读者感到困惑的言语和习惯。

4.学习如何校对

没有什么比商业电子邮件、商业案例或充满错别字的演示文稿更能让同事感到不专业的写作了。 校对包括审查和检查您的写作是否存在语法、拼写、标点符号和风格错误。

它还涉及寻找报告、文章或其他类型的专业写作中的不一致或不准确之处。 软件无法判断您是否错误地输入了公司产品名称或术语。

校对商业文档时，检查常见的语法和拼写错误。 然后重新检查较小的错误，例如拼写错误的名称、不正确的数字或​​特定于业务或受众的术语。 这些错误可能会损害您的消息的可信度。

5.检查可读性分数

在按“发送”、“提交”或“发布”之前，请花几分钟来确定一篇文章的阅读分数。 您可以使用语法检查器或在线可读性工具对作品进行评分。 理想情况下，好的商业写作是为八年级水平而写的。

新手作家隐藏在冗长的句子、复杂的单词和被动语态后面，因为他们要么觉得自我编辑很困难，要么担心自己听起来很简单。 然而，专业作家的目标是使用与读者相同的单词和短语，尽可能清晰、简洁地写出一些东西。

也就是说，存在一些例外情况。 学术或技术作家可能不得不使用学术术语或技术术语，这会降低一篇文章的可读性分数。 但他们仍然可以寻找方法来简化笨拙的句子和尴尬的措辞。 了解如何提高可读性分数。

6. 练习网络写作

网络写作是提高技能的绝佳方法，因为它可以鼓励您澄清对某个主题的想法并开展写作练习。 它还提倡出版易于阅读的作品。 它需要有效、简洁地传达您的信息——所有这些技能对商务写作都至关重要。 它也不同于写文学小说或散文。

考虑在 LinkedIn 上写一篇博客文章。 你必须写一个好的标题，并用小标题、换行符和其他格式化技术来分解整篇文章。 标题吸引了读者的注意力，而这些格式技巧将保持住它。 这些技能很容易转化为撰写商业案例摘要或电子邮件，即，您需要一个好的主题行、导入和可扫描的摘要。

7.注意被动语态的实例

被动语态描述了句子的宾语何时成为主语，并且主语要么被省略，要么变成宾语。 换句话说，句子关注的是动作而不是执行动作的人。 请阅读我们的被动语态指南以了解更多信息。

例如，“全公司范围的备忘录是由首席执行官写的”是被动语态的一个例子，而“首席执行官写了全公司范围的备忘录”是用主动语态写的。

虽然用被动语态写作本身并没有什么问题，但有时很难理解，而且读起来总是很无聊。 它也没有主动语态那么吸引人。 注意以“ed”或被动语态结尾的动词，并相应地重写。 语法检查器可以帮助您发现这些书面标记。

如果作者故意不想将行为归因于某个人，则存在一些例外。 例如，在技术、学术和法律写作中使用被动语态有时比将行为归因于个人（即引入指责）更合适。

8. 注重词语选择

您为商务电子邮件和其他文章选择的词语会影响读者接收您的信息的程度。 它们决定你的写作是清晰、简洁、有效还是令人困惑、不清楚或无效。

对于商务写作，请为您的受众和目的选择准确、描述性和适当的词语。 在撰写有关公司术语时，避免缩写、缩短或重写产品名称或术语，除非这是常见做法。

如果您有疑问，请阅读或索取公司风格指南。 一些小型企业可能缺少这样的设备。 如果是这种情况，请检查广泛接受的版本，例如美联社风格指南。

请记住，单词的含义及其发音因地理和文化的不同而有很大差异。 这是一个例子。 在爱尔兰，“craic”这个词的意思是玩得很开心。 然而，在美国，“快克”一词指的是A类药物。 这两个词发音相同，但含义却截然不同！

9.阅读语法书

优秀的作家会在办公桌或办公室附近放一些最好的语法书。 首先，他们会扩大你的词汇量。 您可以选择正确的词语来有效地表达您的想法和想法。 一本好的语法书还可以通过示例帮助您了解单词在上下文中的使用方式。 避免常见的语法错误将使您的写作更加专业和优美。

此外，学习语法规则和句子结构（其中许多书籍都从各种媒体类型中提取示例）将帮助您写出清晰简洁的句子。 我特别喜欢将一本好的语法书与 Grammarly 这样的工具搭配使用，因为它使我能够边做边学，即我可以了解语法规则如何应用于我正在撰写的专业写作中。

10.把读者放在第一位

优秀的专业写作不会浪费读者的时间。 它直接与他们交谈并解释他们需要了解什么。 考虑一份工作的求职信。 许多新申请者会啰嗦几段关于他们是谁以及他们做什么的内容。 但优秀的求职信作者会用一两句话来总结这一点，然后快速解释他们如何帮助招聘经理或企业实现其目标。 也就是说，这封信是关于职位的，而不是候选人。

同样的写作原则也适用于商务中的有效沟通。 把你的客户或读者放在第一位，而不是喋喋不休地谈论你是谁和你做什么。

11.参加写作课程

好的写作课程是提高专业写作技能的绝佳方法。 您可以了解写作的要素，例如结构、语气、语气和风格。 您还可以讨论不同类型的写作，例如说服性写作、描述性写作和叙述性写作，以及如何将这些风格应用于不同的作品。

一门好的写作课程涵盖技巧和最佳实践，例如组织你的想法、创建大纲、修改你的作品以及制定写作流程。 与其他专业作家建立联系并接收同行的反馈也很有帮助。

我参加了一个为期十周的写作研讨会。 在每次会议期间，我们都会批评彼此的作品并提供反馈。 我发现这个反馈非常宝贵。

并非每个专业人士都有时间参加面对面的创意写作研讨会。 您仍然可以利用自己的时间参加课程。 马尔科姆·格拉德威尔甚至开设了适合非小说类作家的大师班。 阅读我们的马尔科姆·格拉德威尔大师班评论。

12.阅读伟大的作品

通过接触高质量的写作，您可以了解专业作家如何使用语言来创作有影响力和令人难忘的作品。

通过阅读这些类型的写作示例，您可以学习如何撰写有效的商业提案、引人入胜的博客文章或有说服力的新闻稿。

不过，不要就此止步。 考虑作者如何使用描述性语言、构建句子并构建论点。 分析他们如何使用节奏、节奏和语气来吸引读者。 考虑如何将这些技术应用到您的工作中。

阅读优秀的作品可以帮助您培养批判性的眼光，使您能够识别其他人的作品中哪些内容有效、哪些无效，并将这些知识应用到您的写作中。 首先阅读马尔科姆·格拉德威尔 (Malcolm Gladwell) 等人撰写的流行商业书籍，以及索尔·斯坦 (Sol Stein) 撰写的《斯坦因写作》(Stein Onwriting) 和约翰·麦克菲 (John McPhee) 撰写的《草案第 4 号》(Draft No. 4) 等流行非小说类写作教师撰写的指导书籍。