提高专业写作技巧：12 大行之有效的技巧

无论您是初学者还是经验丰富的作家，这些技巧都将帮助您提高专业写作技巧。

在我作为专业撰稿人的第一年，我为营销活动写了一本简短的电子书。 我将电子书发送给团队进行审核。 编辑说这本电子书很好，但她问：“你能不能让它听起来不那么枯燥和正式？”

她担心这本电子书太难理解，大多数读者会跳过它。 我们重写并编辑了这本电子书，使其更容易阅读、更具吸引力，结果产生了数以千计的潜在客户。

许多新的商业作家错误地认为专业写作应该过于正式并使用复杂的语言。 好的专业写作清晰、简洁、引人入胜。 它遵循一贯的风格，恰当而直接地与读者交流。 如果您不确定如何开始，请尝试这些提示。

提高专业写作技巧的重要技巧

1. 拼写检查和语法检查

要写出听起来很专业的东西，最简单的方法就是多花几分钟来检查拼写和语法检查你的作品。 也不要依赖您喜欢的应用程序中的拼写或语法检查器。 相反，将文字复制并粘贴到另一个应用程序中并更改字体。 当然，这是一个额外的步骤，但您会发现一些额外的问题。

另外，请记住，各种拼写检查器和语法检查器的规则因操作系统而异，有时甚至因应用程序而异，因此作为一个有抱负的优秀作家，由您决定修复或忽略什么。

确保您已将相关应用程序的英语首选项设置为您正在编写的区域也是一个好主意，例如英国英语、美国英语、加拿大英语等。所有这些变体之间存在细微差别，但它们可以从根本上改变对一篇文章的看法。

2.大声朗读你的作品

大声朗读您的作品可以成为提高专业写作技能的有力工具。 叙述时，您会在大声朗读一段文章时更加注意节奏、节奏和流畅。 这个过程有助于识别笨拙的措辞、句子结构和其他在默读时可能不太明显的问题。 它有助于自我编辑和必要的修改，以提高作品的清晰度和可读性。

您可以阅读商业案例、求职信甚至重要电子邮件的开头。 考虑用录音机或录音机给自己录音。 这样，您就可以重新聆听您的叙述并发现更多问题。 聆听难以说出或无法传达预期信息的单词和短语。

3.使用专用的语法检查器

基本的拼写和语法检查器很有用，但像 Grammarly 这样的专用语法检查器可以发现并修复额外的语法错误、拼写错误和其他问题。 您可以使用这些工具的插件，这些插件可以直接在 Outlook、Word 和其他专业写作应用程序中使用。

他们应该通过示例提供可能的错误背后的背景。 这样，一个好的作家就可以通过实践而不是简单地阅读来修复他们的作品并提高他们的英语语法知识。 请记住，作为作者，您可以根据您的听众、风格指南和文章的基调来决定接受或拒绝什么。 阅读我们的最佳语法检查器指南。

有趣的是，Grammarly 引用了一项研究，声称它的用户经常提高他们的口头交流技能，并使用该工具一段时间。 他们下意识地学会倾听让读者感到困惑的言语滴答声和举止。

4. 学习如何校对

没有什么比写给同事的商业电子邮件、商业案例或充满错别字的演示文稿更让人尖叫的不专业了。 校对涉及审查和检查您的写作是否存在语法、拼写、标点符号和风格错误。

它还涉及寻找报告、文章或其他类型的专业写作中的不一致或不准确之处。 软件无法判断您是否错误地输入了公司产品或术语的名称。

在校对商业文件时，检查它是否存在常见的语法和拼写错误。 然后重新检查较小的错误，例如名称拼写错误、数字不正确或特定于企业或受众的术语。 这些错误会破坏您信息的可信度。

5.检查可读性分数

在按下发送、提交或发布之前，花几分钟时间确定一篇文章的阅读分数。 您可以使用语法检查器或在线可读性工具对作品进行评分。 理想情况下，好的商业写作是为八年级水平而写的。

新手作家躲在冗长的句子、复杂的单词和被动语态后面，因为他们要么觉得自我编辑很困难，要么害怕自己听起来不老练。 然而，专业作家的目标是使用与读者相同的单词和短语，尽可能清晰简洁地写一些东西。

也就是说，存在一些例外情况。 学术或技术作家可能不得不使用学术术语或技术术语，这会降低一篇文章的可读性分数。 但他们仍然可以寻找方法来简化笨拙的句子和笨拙的短语。 了解如何提高可读性分数。

6. 练习网络写作

为网络写作写作是提高技能的绝佳方式，因为它鼓励澄清您对某个主题的想法并发展写作实践。 它还促进了易于阅读的出版工作。 它需要有效、简洁地传达您的信息——所有对商务写作至关重要的技能。 它也不像写文学小说或散文。

考虑在 LinkedIn 上写一篇博文。 你必须写一个好的标题，并用副标题、换行符和其他格式技巧来分解。 标题抓住了读者的注意力，而那些格式化技术将抓住它。 这些技能很容易转化为编写业务案例摘要或电子邮件，即，您需要一个好的主题行、导语和可浏览的摘要。

7.注意被动语态的实例

被动语态描述当句子的宾语成为主语时，主语被省略或变成宾语。 换句话说，一个句子关注的是动作而不是执行动作的人。 阅读我们的被动语态指南以了解更多信息。

例如，“The company-wide memo was written by the CEO”是被动语态的例子，而“The CEO wrote a company-wide memo”是用主动语态写的。

虽然用被动语态写作本质上没有错，但有时很难理解，而且几乎总是读起来很无聊。 它的吸引力也不如主动语态。 注意以“ed”或被动语态结尾的动词，并相应地重写。 语法检查器可以帮助您发现这些书面记号。

如果作者故意不想将行为归因于某个人，则存在一些例外情况。 例如，在技术、学术和法律写作中使用被动语态有时比将行为归因于个人更合适，即引入责备。

8. 专注于选词

您为商务电子邮件和其他作品选择的词语会影响读者接收您的信息的程度。 它们决定了你的写作是否清晰、简洁、有效或令人困惑、不清楚或无效。

对于商务写作，请针对您的受众和目的选择精确、描述性和适当的词语。 在编写公司术语时，避免缩写、缩短或重写产品名称或术语，除非这是常见的做法。

如果您有疑问，请阅读或索取公司风格指南。 一些小企业可能缺少一个。 如果是这种情况，请查看广泛接受的版本，例如美联社风格指南。

请记住，单词的含义和/或它们的发音因地理和文化而异。 这是一个例子。 在爱尔兰，“craic”这个词的意思是玩得开心。 但是，在美国，“快克”一词指的是 A 类药物。 这两个词的发音相同，但含义却截然不同！

9. 阅读语法书

优秀的作家会在他们的办公桌或办公室附近放一些最好的语法书。 首先，他们会扩大你的词汇量。 你可以选择合适的词来有效地表达你的想法和想法。 一本好的语法书还可以通过示例帮助您了解单词在上下文中的用法。 避免常见的语法错误将使您的写作更加专业和优美。

此外，研究语法规则和句子结构——其中许多书都从各种媒体类型中提取示例——将帮助你写出清晰简洁的句子。 我特别喜欢将一本好的语法书与像 Grammarly 这样的工具搭配使用，因为它使我能够边做边学，即，我可以看到语法规则如何应用于我正在从事的专业写作。

10. 把你的读者放在第一位

伟大的专业写作不会浪费读者的时间。 它直接与他们对话并解释他们需要了解的内容。 考虑一份工作的求职信。 许多新申请者滔滔不绝地写了几段关于他们是谁和他们做什么的文章。 但是一位出色的求职信作者用一两句话总结了这一点，然后迅速解释了它们如何帮助招聘经理或企业实现其目标。 也就是说，这封信是关于角色的，而不是候选人。

同样的写作原则也适用于商业中的有效沟通。 把你的客户或读者放在第一位，而不是喋喋不休地谈论你是谁和你做什么。

11. 参加写作课程

好的写作课程是提高专业写作技能的绝佳方式。 您可以了解写作的要素，例如结构、语气、语气和风格。 您还可以讨论不同类型的写作，例如说服性、描述性和叙事性写作，以及如何将这些风格应用于不同的作品。

一门好的写作课程涵盖技巧和最佳实践，例如组织您的想法、创建大纲、修改您的作品以及制定写作流程。 与其他专业作家建立联系并获得同行的反馈也很有帮助。

我参加了一个持续十周的写作研讨会。 在每次会议期间，我们都会互相批评对方的作品并提供反馈。 我发现这个反馈非常宝贵。

并非每个专业人士都有时间参加面对面的创意写作研讨会。 您仍然可以利用自己的时间参加课程。 马尔科姆·格拉德威尔 (Malcolm Gladwell) 甚至教授适合非小说写作者的大师班。 阅读我们的马尔科姆·格拉德威尔大师班评论。

12.阅读伟大的作品

通过让自己接触高质量的写作，您可以了解专业作家如何使用语言来创作有影响力和令人难忘的作品。

通过阅读这些类型的写作示例，您可以学习如何撰写有效的商业提案、引人入胜的博客文章或有说服力的新闻稿。

不过，不要就此止步。 考虑作者如何使用描述性语言、构建句子以及构建论点。 分析他们如何使用节奏、步调和音调来吸引读者。 考虑如何将这些技术应用到您的工作中。

阅读优秀的作品可以帮助你培养批判性的眼光，让你能够识别出别人作品中哪些有效，哪些无效，并将这些知识应用到你的写作中。 首先阅读马尔科姆·格拉德威尔 (Malcolm Gladwell) 等人的热门商业书籍，以及流行的非小说类写作教师的指导书籍，例如 Sol Stein 的 Stein On Writing 和 John McPhee 的 Draft No. 4。