将生成式人工智能集成到工作场所的 7 个步骤

已发表: 2024-08-29

生成式人工智能 (gen AI) 是自互联网出现以来最大的工作场所颠覆者，并且没有回头路。即使在起步阶段，它也通过自动化日常任务、数据分析、个性化客户体验等来大幅提高效率、生产力和盈利能力，从而彻底改变了办公室工作。因此，新一代人工智能为企业提供了获得竞争优势的重要机会。本指南强调了在工作场所采用新一代人工智能的好处，并提供了一种将这一革命性技术集成到您的工作流程中的简单方法。

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什么是职场中的“新一代人工智能”？

Gen AI 是生成人工智能的总称，它利用机器学习来分析现有信息和模式，并以文本、图像、音乐或代码的形式生成全新的创意数据。

工作场所中的 Gen AI 通过自动化重复任务、内容创建和数据分析来简化工作流程，提高生产力并降低成本。使用 gen AI 可以让员工腾出时间专注于更具战略性和创造性的追求。

要了解采用新一代人工智能对您的业务有多大价值，请考虑它的一些用途：您可以提示它生成文案、博客文章、销售信函或对客户询问的回复；创建数据驱动的报告；管理日程安排；转录录音；翻译文档和电子邮件以进行多语言交流；准备财务预测；还有更多。

在工作场所采用新一代人工智能相对容易，但并非没有挑战。根据您公司的规模和需求，在将人工智能引入您的工作流程时，您必须应对技术、道德、组织和人类接受度方面的复杂性，所有这些问题我们将在本文后面讨论。

Gen AI在商务沟通功能中的互补作用

Gen AI 擅长自动化日常任务，从而释放宝贵的时间和资源，使团队可以专注于更高层次的思考、创造力、战略决策，并与利益相关者建立真正的关系。

此外，其高级分析还提供数据驱动的见解，可以为沟通决策提供信息，为特定受众提供个性化消息，并衡量活动有效性。

如果您的团队利用 gen AI 的优势，同时专注于自己独特的专业知识，那么这种结合最终将带来更具影响力和成功的业务沟通功能。

了解更多： Grammarly 的商业沟通状况报告

gen AI可以协助的实用通信功能和任务

尽管我们才刚刚开始了解 gen AI 的能力范围，但各个业务部门现在都可以体验到真正的好处。这里仅列出一些：

gen AI 如何帮助营销

Gen AI的数据分析能力远远超出了以往的能力，营销团队可以利用它来发现海量消费者数据中隐藏的模式，识别消费者偏好，预测行为，进一步细分受众，并实时指导营销活动方向。它还可以利用所学到的知识来制作超个性化的营销内容，跟踪活动绩效指标，并根据绩效数据完善和加强消息传递。

gen AI 如何帮助人力资源

人力资源团队可以使用 gen AI 扫描求职板、自动进行简历筛选和初次面试，以及制作个性化的外展信息，从而简化人才招聘流程。有了足够的学习数据，它还可以帮助预测您未来的招聘需求，并根据内部候选人的技能、成就和愿望来识别晋升的候选人。

Gen AI 在分析员工敬业度方面也很有意义；用它来评估调查、跟踪内部沟通、识别情绪趋势并发现潜在的脱节或需要改进的领域。

gen AI 如何帮助客户服务

如果您使用过聊天机器人，您就会知道人工智能已经改变了客户服务。然而，自动化回答常见问题和安排预约等日常任务只是 gen AI 如何改进和简化客户服务的开始。它还可以分析客户反馈，确定需要改进的领域，在问题成为真正问题之前标记可能的升级，并提出潜在的解决方案，从而使您的团队有机会在客户服务中获得更多授权和主动性。

了解更多：了解 Grammarly 面向营销、人力资源和客户支持团队的 gen AI 写作解决方案。

将新一代人工智能融入工作场所的 7 个步骤。

无可否认，新一代人工智能转型给商业带来的好处。不太明显的是如何将 gen AI 顺利集成到现有系统和工作流程中。这七个步骤描绘了路径：

1评估您的业务需求和目标。

将人工智能集成到公司工作流程中的最平稳过渡始于制定清晰、全面的计划。您公司的每个部门可能都面临着可以利用人工智能来提高生产力的业务沟通挑战和目标。整合所有利益相关者，然后对您的流程进行彻底分析，确定人工智能的优势所在。

2组建新一代人工智能集成团队。

将新一代人工智能集成到工作场所时，全面的规划至关重要，您需要一支具有多元化专业知识的团队来确保制定全面、彻底的计划。 IT 专业人员至关重要，因为他们了解您的技术基础架构并可以提供顺利的集成。数据科学家具有分析能力，可以评估您想要如何解释信息并从新一代人工智能工具中提取有价值的见解。对业务流程和人类需求有深入了解的相关部门负责人可以提供有关在整个组织中以有意义的方式使用 gen AI 应用程序的指导。

您的新一代人工智能集成团队的角色不应仅限于概念化。拥有共同的愿景，IT、数据科学和相关部门的专家应该成为新一代人工智能的守护者，监督绩效、健康、道德和影响。

3教育和培训您的团队。

对员工进行关于人工智能及其好处的教育对于促进接受、理解和协作至关重要，特别是考虑到人们越来越担心人工智能取代人类工作。即使在开始将人工智能应用到日常活动中之前，透明度和揭秘也是关键。

向所有员工解释如何使用新一代人工智能，解决对工作替代的担忧，强调人类与人工智能伙伴关系的协作性质，并概述自动化日常任务和让员工腾出时间从事更具战略性和创造性追求的好处。

然后，一旦您制定了计划和技术，就可以引入有关 gen AI 的员工培训。此步骤不仅将使您的团队具备有效利用新工具、导航人工智能驱动的流程并适应不断发展的工作流程的技能，而且还将确保更顺利的采用。

4选择正确的新一代人工智能工具和技术。

选择正确的工具和技术可确保您从当今和未来工作场所的人工智能创新中获得最佳投资回报率。对可用的新一代人工智能平台和工具进行深入研究。探索不同的选项并收集有关其功能、目标行业和案例研究的信息。寻找符合您的特定需求和目标的解决方案。此外，还要考虑技术方面，例如根据您的业务及其未来需求进行扩展的能力、易用性、与现有系统集成的难易程度、数据安全性的强度以及遇到困难时的支持。您可能还想根据预期投资回报率分析每个工具的成本。最后，在做出承诺之前，请考虑聘请一位人工智能顾问并运行试点计划来测试性能和适用性。

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5制定数据策略。

gen AI 的有效性取决于其数据的质量。这就是为什么拥有强大的数据策略作为业务中的新一代人工智能技术升级的一部分至关重要，其中包括帮助您制定和执行数据策略的数据专家。许多重要的考虑因素包括数据审计和清理，以确保数据基础的准确性和公平性、对集中位置存储的数据的无缝访问、避免违规和未经授权访问的安全性、数据收集和用户隐私的透明度以及清晰的记录数据来源、使用和处置的可听性和合规性。

6监控和评估新一代人工智能性能。

与任何重要系统一样，监控工作场所中的人工智能至关重要。将成功与明确的指标和 KPI 结合起来，但不要仅仅依赖数字。收集定性反馈以识别潜在的偏见或问题。然后，分析结果并进行调整。通过持续监控、测量和改进，您可以确保 gen AI 为您服务，推动切实、值得信赖的改进。

7确保合规和道德标准。

Gen AI 是一个勇敢的新领域，规则和最佳实践将不断发展。因此，您必须遵守、监控和更新合法且负责任的 gen AI 使用指南。为了避免道德困境，您必须了解法规，对数据使用保持透明，确保人工监督，优先考虑安全性，拥抱人类与人工智能的协作，并通过定期审核和更新来积极消除算法中的偏见。为确保您跟上步伐，请考虑指定专门的 gen AI 道德官员或委员会来支持合规性、监控偏见并确保负责任的 gen AI 开发。

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克服新一代人工智能集成的挑战

虽然新一代人工智能有望带来令人兴奋的变革，但其集成可能会遇到障碍。这里有一些需要规划的问题，所有这些都可以通过具体的集成计划来解决，如上所述。

技术挑战

新技术带来了尚未系统解决的新挑战。以下是一些需要考虑的因素：

数据质量和偏差可能会成为问题，因为算法可能会放大训练数据中现有的偏差，从而导致歧视性结果。
Gen AI 模型无法准确解释它们如何做出决策并产生输出，从而产生了围绕信任和道德的问题。
安全和隐私至关重要，因为如果没有强有力的保护措施，新一代人工智能系统可能会暴露敏感数据。
将人工智能集成到现有基础设施和工作场所实践中需要技术专业知识。

道德挑战

上面列出的一些技术问题也是道德问题。一个例子是训练数据和输出中可能存在偏差。另一个问题是新一代人工智能决策和输出的起源不明确，这引发了问责制和潜在数据操纵的问题。保护隐私和数据也具有道德重要性。当您探索 gen AI 生成的见解的世界时，请对数据收集、使用和存储实践保持透明，并将隐私考虑因素纳入 gen AI 开发和实施的每一步。此外，考虑利用开源人工智能模型，其中数据仍然分散，并且隐私考虑是开发过程中固有的。

组织挑战

虽然新一代人工智能对于个人来说实际上是即插即用的，但在工作场所却要复杂得多。通过将 gen AI 的功能与您的业务目标和结构相结合，确定如何以及在何处最适合您现有的基础设施和工作流程，您可以避免许多不必要的实施挑战。此外，有必要创建一个实施计划和结构，以便您的团队有一个适当的流程，并且您可以评估技能和人才差距。最后，必须探讨监管合规性和法律考虑因素，因为人工智能提出了许多有关数据隐私、偏见和问责制的问题。

员工接受度挑战

在工作场所应对新一代人工智能的挑战时，最重要的可能是不信任、担心工作被取代以及缺乏人类监督和控制。为了安全和稳定，Gen AI 旨在成为一种赋能工具，而不是替代员工。采取示范行动来强调您对员工的承诺将有助于增强员工的信心、信任和安全感。此外，当 gen AI 承担当前由您的团队执行的任务时，计划对您的员工进行再培训或技能提升，通过让员工参与 gen AI 开发来培养共同创造和共享所有权的文化，并投资于培训计划以提高员工技能和未来-证明他们的职业生涯。

职场中的人工智能常见问题解答

将新一代人工智能融入工作场所的主要好处是什么？

Gen AI 通过自动化重复性任务、通过分析提供有价值的见解、超个性化通信以及改进决策流程，正在彻底改变办公室工作。

如何确定我的企业是否已准备好进行新一代人工智能集成？

评估您的企业是否有人工智能可以解决的明确目标。