如何撰写会议纪要（举例）

记录会议纪要可能感觉很平常或很重要，具体取决于议程上的内容，但您的写作清晰准确始终很重要。无论您如何看待自己作为转录员的角色，记录有效的会议纪要对于任何召开会议的组织来说都是长期必不可少的。

在本文中，我们将讨论如何像专业人士一样撰写会议纪要，以便每个参与人员只需阅读纪要就可以清楚地了解会议期间发生的情况。这里有一些技巧和模板，可以让您轻松编写会议纪要。

什么是会议纪要？

会议纪要是会议或听证会的书面记录。会议记录通常是结构化和正式的，以便可以在会议后共享并作为将来的历史文件。

对于那些无法参加会议的人来说，会议纪要可以让他们了解最新情况。会议纪要还对会议期间讨论的行动项目进行了问责。

更重要的是，如果一个组织陷入任何类型的法律情况，会议记录可以作为证明尽职调查、道德和章程合规性的正式记录。

谁做会议记录？

秘书最常做会议记录。非营利组织、政府实体、学校、上市公司和工会通常需要记录正式会议纪要。然而，许多其他公司也使用会议纪要来保存正式记录。

如何写会议纪要

会议纪要的风格和内容将根据组织及其结构的不同而有所不同。无论如何，您应该始终包含基本信息，例如日期、时间和参与者。但许多组织也将受益于其他可选项目，例如补充文件和行动项目。请继续阅读，了解会议记录中应包含哪些内容。

会议纪要的8个基本要素

这些是会议纪要中应包含的基本项目：

1日期

2次

3地点

4参加者

5讨论主题

6 个议案

7投票结果

8下次会议日期和地点

会议纪要还应包括哪些内容？

大多数组织都会在会议记录中添加至少一两个其他元素。除了要点之外，您的会议记录还可以包括并以最适合您组织需求的任何方式进行组织。

以下是您可以在会议纪要中包含的一些自定义元素：

• 补充文件
• 行动项目
• 会议目的
• 下次讨论的项目
• 项目状态更新和投票结果
• 后续步骤，例如研究和后续行动
• 用于定义与会者、非投票者或演讲者的部分
• 对先前会议记录的更正或修改

撰写会议纪要的 5 个技巧

会议休会后，使用笔记编写和编辑会议记录，然后进行分享。会议结束后立即写下会议纪要会很有帮助，这样您就不会错过任何内容。

1保持一致

每次记录会议纪要时使用模板会很有帮助。这样，它们都以相同的方式布局，您就不必浪费时间添加标题和项目符号点。当组织中的其他人需要引用它们时，这会很有用。为了提高效率，一些组织甚至将其议程和预期与会者放在会议记录中。

2记录下来

当您开始担任秘书角色时，您可能很难跟上记笔记的速度。如果您遇到这种情况，请考虑录制会议。您可以使用任何智能手机、录音设备或相机来执行此操作。稍后，您可以使用人工智能转录服务，或者在需要时收听录音以供复习。不过，在录制之前，请务必让与会者知道他们正在被录制。

3让您的笔记在会议期间可见

有时，会议是协作性的。有时这会让人感觉很混乱，并且很难跟踪所有事情。通过在投影仪上查看笔记或在会议期间共享屏幕或文档，您的团队成员可以为笔记做出贡献。

4总结

当您撰写会议记录时，请进行总结。您应该记录尽可能多的信息，但不要逐字记录所有内容。没有必要记录会议记录中所说的所有内容。如果您尝试逐字逐句地写下整个对话，您也可能会难以跟上。简化并澄清会议期间发生的事情。

5用缩写标记注释

如果会议中有多人对某件事提出了意见，则可以使用与会者姓名首字母来表明谁贡献了什么。您还可以使用缩写来表明谁将负责后续步骤。这种速记技巧是澄清多人对话的有效方法。

5 个会议纪要模板

1董事会会议纪要

致电订购

由董事会主席主持。

[董事会主席姓名] 召集[您的组织]于[会议日期][会议时间]在[会议地点]召开例会。

出席率

由秘书主持。

秘书进行点名。出席者如下：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

以下人员缺席：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

批准会议记录

[秘书姓名]宣读上次会议的记录。会议记录获得批准。

未决问题

• [问题#1]
• [问题#2]
• [问题 #3]

新业务

• [新业务项目#1]
• [新业务项目#2]
• [新业务项目#3]

休会

[会议主持人姓名]于[会议结束时间]休会。

会议记录的提交和批准

会议记录提交者：[秘书姓名]

会议记录批准者：[董事会主席或会议主持人姓名]

2非正式会议模板

致电订购

[组织名称]的会议于[会议日期]在[会议地点]举行。

出席者

出席投票的成员包括：

• [与会者#1]
• [与会者#2]
• [与会者#3]

出席嘉宾包括：

• [嘉宾#1]
• [嘉宾#2]
• [嘉宾#3]

批准会议记录

[秘书姓名]提出了一项批准上次[上次会议日期]会议记录的动议，并得到了[附议者姓名]的附议。

报告

• [报告名称]由[演讲者姓名]演讲
• [报告名称]由[演讲者姓名]演讲

主要议案

• [动议名称]由[动议者姓名]动议并由[附议者姓名]附议。该动议[通过或失败]，[票数]赞成，[票数]反对。

休会

[会议主持人姓名] 会议延期至 [休会时间]。

3公开听证会模板

会议日期： [会议日期]

集合时间： 【集合时间】

秘书： [秘书姓名]

介绍

【会议指挥姓名】会议介绍：

• [谈话要点]

点名

出席委员：

• [出席者]

运动#1

评论：

• [评论者姓名首字母缩写或姓名] [评论] [标签，例如：想法、行动项目或结论]

运动#2

评论：

• [评论者姓名首字母缩写或姓名] [评论] [标签，例如：想法、行动项目或结论]

想法

• [主意]

后续步骤

• [下一步]

结论

• [结论]

4客户会议记录

项目： [项目名称]

参加者： [参加者]

日期和时间： [日期和时间]

议程

• [讨论主题]
  • [客观的]
  • [要点]

笔记

[会议期间讨论的任何其他重要信息]

结果

[关键决定]

行动项目

• [负责人姓名] [下一步]
• [负责人姓名] [下一步]

5项目管理分钟

日期和时间： [日期和时间]

出席者： [出席者]

缺席： [项目成员未出席]

地点： 【集合地点】

项目： [项目名称]

主题

1. 来自[团队]的更新
2. [项目]进展
3. 上周的结果

会议纪要常见问题解答

什么是会议纪要？

会议纪要记录了会议期间发生的事情。它们通常在会议结束后在组织内共享，并作为将来的参考文档。

为什么会议纪要很重要？

• 创造历史记录
• 显示一段时间内的进展
• 为组织提供法律保护
• 遵守当地章程
• 解释组织做出决定的原因
• 作为作业或项目的提醒
• 作为截止日期的证据
• 通知未能出席的会员

会议纪要应包括哪些内容？

• 日期
• 时间
• 地点
• 参加者
• 讨论的话题
• 议案
• 投票结果
• 下次会议日期和地点