如何编写会议纪要，并附上示例

根据议程上的内容，记录会议纪要可能会让人觉得平淡无奇或至关重要，但你的写作清晰准确始终很重要。 无论您如何看待自己作为抄写员的角色，记录有效的会议纪要对于任何有会议的组织来说都是长期必不可少的。

在本文中，我们将讨论如何像专业人士一样编写会议纪要，以便所有参与的人都可以通过阅读会议纪要清楚地了解会议期间发生的事情。 这里有一些提示和模板，让编写会议纪要变得轻而易举。

什么是会议记录？

会议记录是会议或听证会的书面记录。 会议纪要通常是结构化和正式的，以便在会议结束后共享，并作为未来的历史文件。

对于那些不能参加会议的人，会议纪要让他们快速掌握。 会议纪要还提供了对会议期间讨论的行动项目的责任。

更重要的是，如果一个组织陷入任何法律状况，会议记录可作为证明尽职调查、道德和章程合规性的官方记录。

谁做会议记录？

秘书最常做会议记录。 非营利组织、政府实体、学校、上市公司和工会通常需要记录正式会议记录。 但是，许多其他公司也使用会议记录来维护正式记录。

如何写会议纪要

会议纪要的风格和内容因组织及其结构而异。 无论如何，您应该始终包含基本信息，例如日期、时间和参与者。 但许多组织也将从拥有其他可选项目（如补充文件和行动项目）中受益。 继续阅读以了解会议纪要中包含的内容。

会议纪要的8个基本要素

这些是您的会议记录中包含的基本项目：

1日期

2时间

3位置

4 名参与者

5讨论的主题

6动议

7投票结果

8下次会议日期和地点

会议记录还应包括哪些内容？

大多数组织会在他们的会议记录中添加至少一两个其他元素。 除了基本要素之外，您的会议记录还可以包括并以最适合您组织需求的任何方式构建。

以下是您可以在会议记录中包含的一些自定义元素：

• 补充文件
• 行动项目
• 会议目的
• 下次讨论的项目
• 项目状态更新和投票结果
• 后续步骤，例如研究和跟进
• 用于定义访客、非投票者或演讲者的部分
• 对先前会议记录的更正或修正

编写会议记录的 5 个技巧

会议休会后，使用您的笔记编写和编辑您的会议记录，然后共享它们。 会议结束后立即写下会议纪要很有帮助，这样您就不会错过任何内容。

1保持一致

每次做会议记录时使用模板会很有帮助。 这样一来，它们的布局都相同，您不必浪费时间添加标题和项目符号。 当组织中的其他人需要参考它们时，这在以后很有用。 一些组织甚至将他们的议程和预期的与会者放在会议记录上以提高效率。

2记录下来

当您开始担任秘书角色时，您可能无法跟上记笔记的速度。 如果您遇到这种情况，请考虑录制会议。 您可以使用任何智能手机、录音设备或相机来执行此操作。 稍后，您可以使用人工智能转录服务，或者在需要时收听录音作为复习。 但是，在录制之前，请务必让您的与会者知道他们正在被录制。

3让您的笔记在会议期间可见

有时，会议是协作的。 这有时会让人感到混乱，并且难以跟踪所有内容。 使笔记在投影仪上可见或在会议期间共享您的屏幕或文档可以让您的团队成员为它们做出贡献。

4总结

当你写会议记录时，总结一下。 您应该记录尽可能多的信息，但不要逐字记录所有内容。 没有必要记录会议记录中所说的所有内容。 如果您尝试逐字编写整个对话，您也可能难以跟上。 简化并澄清会议期间发生的事情。

5带有首字母的标签注释

如果会议中有多个人对某个问题提出意见，则可以使用与会者的姓名首字母来表明谁贡献了什么。 您还可以使用首字母缩写来指示谁将负责接下来的步骤。 这种速记技术是澄清多人对话的有效方法。

5个会议记录模板

1份董事会会议记录

来电订购

在董事会主席的协助下。

[董事会主席姓名] 要求在[会议地点] [会议日期] [会议时间] 召开[贵组织] 例会。

出勤率

在秘书的帮助下。

秘书点名。 以下人员在场：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

以下人员缺席：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

批准会议记录

[秘书姓名] 阅读上次会议的记录。 会议纪要获得批准。

开放式问题

• [问题#1]
• [问题 #2]
• [问题#3]

新生意

• [新业务项目#1]
• [新业务项目#2]
• [新业务项目#3]

休会

[会议主持人姓名] 在 [会议结束时间] 宣布休会。

提交和批准会议记录

会议纪要提交人：[秘书姓名]

会议纪要批准人：[董事会主席或会议主持人姓名]

2非正式会议模板

来电订购

[组织名称] 于 [会议日期] 在 [会议地点] 举行了一次会议。

与会者

出席投票的成员包括：

• [与会者#1]
• [与会者#2]
• [与会者#3]

出席嘉宾包括：

• [客人#1]
• [客人#2]
• [客人#3]

批准会议记录

[秘书姓名] 提出批准上一次[上次会议日期] 会议记录的动议，并得到[副议人姓名] 的附议。

报告

• [报告名称] 由 [演示者姓名] 提交
• [报告名称] 由 [演示者姓名] 提交

主要议案

• [动议名称] 由 [动议人名称] 提出，并由 [附议人名称] 附议。 该动议[通过或失败]，[票数]赞成，[票数]反对。

休会

[会议主持人姓名] 在 [休会时间] 休会。

3公开听证会模板

会议日期： [会议日期]

会议时间： 【会议时间】

秘书： [秘书姓名]

介绍

[会议指挥姓名]介绍会议：

• [谈话要点]

点名

出席成员：

• [与会者]

运动#1

注释：

• [评论者姓名首字母或姓名] [评论] [标签，例如：想法、行动项目或结论]

运动#2

注释：

• [评论者姓名首字母或姓名] [评论] [标签，例如：想法、行动项目或结论]

想法

• [主意]

下一步

• [下一步]

结论

• [结论]

4客户会议记录

项目： [项目名称]

参加者： [参加者]

日期和时间： [日期和时间]

议程

• [讨论的话题]
  • [客观的]
  • [关键点]

笔记

[会议期间讨论的任何其他重要信息]

结果

[关键决定]

行动项目

• [负责人姓名] [下一步]
• [负责人姓名] [下一步]

5项目管理记录

日期和时间： [日期和时间]

出席者： [参加者]

缺席： [项目成员未出席]

地点： 【会议地点】

项目： [项目名称]

话题

1. 来自 [团队] 的更新
2. [项目]的进展
3. 前一周的结果

会议纪要常见问题

什么是会议记录？

会议纪要记录会议期间发生的事情。 它们通常在会议结束后在组织内共享，并作为将来的参考文件。

为什么会议记录很重要？

• 创建历史记录
• 显示一段时间内的进展
• 为组织提供法律保护
• 遵守当地法规
• 解释组织做出决定的原因
• 作为任务或项目的提醒
• 作为截止日期的证据
• 通知无法出席的会员

会议记录应该包括什么？

• 日期
• 时间
• 地点
• 参与者
• 讨论的话题
• 议案
• 投票结果
• 下次会议日期和地点