如何使用个人看板并变得异常高效

个人看板可以帮助创造性地平衡经营业务和工艺工作。 本指南解释了它是如何工作的。

您是否正在为您的创意业务寻找完美的个人生产力系统？

首先是坏消息：它不存在。 就像登陆页面软件一样，无论您的系统如何，您都必须完成这项工作。

现在好消息是：看板是一个易于使用和学习的系统，可以帮助避免被那些无穷无尽的待办事项列表所淹没。 您可以使用白板或 Trello 等工具来完成。

让我们开始吧。

什么是看板？

看板是一种基于持续交付来创建产品的敏捷方法。 这种制度起源于日本的制造制度。

丰田工业工程师 Taiichi Ohno 创建了该系统，以帮助忙碌的工厂经理处理复杂的项目和工作量。

什么是个人看板及其工作原理？

个人看板是针对个人甚至小企业主的敏捷方法的改编。 它的工作原理是强制用户在一个地方可视化工作并限制他们正在做的事情。

Jim Benson 和 Tonianne DeMaria Barry 在他们相当出色的著作《个人看板》中使用这种生产力系统提供了这两条规则。

1. 可视化您的工作
2. 限制在制品 (WIP)

他们谈到规则一时说：“当我们在不同的环境中看待工作时，真正的权衡就会变得明确。 我们现在对所有这些对我们时间的需求都有了物理记录。 对我们的工作和背景的这种更大的看法使我们能够做出更好的决定。

他们还补充了规则二“限制 WIP 让我们有时间集中精力、快速工作、冷静地应对变化并做周到的工作。”

第 1 步：准备看板

将白板分成三列。 如果您没有，请考虑购买一个 Magic Whiteboard 并将其贴在墙上，或者甚至将一个大 A4 或 letter 大小的笔记本分开。

将第一列标记为“To Do”，第二列标记为“Doing”，第三列标记为“Done”。

第一列用于捕获新待办事项列表中的工作项。 第二个用于决定您现在要做什么，第三个用于记录您完成的工作。

请记住避免将项目变成任务的经典生产力错误。 完成一个项目需要一系列任务（或卡片）。 您也可以使用便利贴来代表小包卡。

第 2 步：使用看板工作

使用记号笔或便利贴将项目或卡片添加到看板上的“待办事项”列。

使用动作动词并写下相关任务。 如果您要搬家，这可能是“雇用一家搬家公司”。 或者，如果您正在准备大型演示文稿，这可能是“源图片”。

当您准备好工作时，将项目或任务从“待办事项”列拖到“正在执行”。

通常，我发现在“正在做”一栏中保留不超过三项是明智的。 这限制了我正在进行的工作，并有助于可视化我正在做的事情。 （记住规则！）

完成工作后，将完成的任务从“正在执行”列拖到“已完成”列。 然后将另一张看板卡从“To Do”拉到“Doing”。

第 3 步：检查您的董事会

工作时，您会自然地将任务从面板的左侧拖到右侧。

将任务从一列拖到下一列的简单操作会迫使您确定优先级。 它还鼓励定期检查您的待办事项列表。

这种工作方式鼓励流动状态。 将卡片从一列移动到另一列的行为让人感到欣慰。 您可以快速查看容易完成的任务、需要花费大量时间的任务，甚至是您遇到困难的任务。 本森告诉我，

“最常见的错误是不限制进行中的工作……人们有时会跳过第二个，因为“有太多事情要做”，具有讽刺意味的是，这正是限制 WIP 的首要原因。”

吉姆本森

一旦您对看板方法更加熟悉，就可以在您的个人看板或看板应用程序中添加额外的列。

例如，我创建了一个名为“等待”的列来捕获我被阻止的任务以及我需要有人回复我的任务。 我还为我想在工作日但不是立即处理的任务创建了一个“下一步”列。

专业提示：如果您需要灵感，请在 Google 图片中搜索“个人看板”。

推荐的看板工具

当我开始使用个人看板时，我路试了一块大白板和一个笔记本。 这两种工具都很好用，可以帮助您掌握看板的基础知识。 任何人都可以使用此方法记录打开和完成的任务。

一旦您了解了这个生产力系统的工作原理并且它是您工作周的一部分，您就可以准备好使用数字个人 Kaban Board。

Trello 是一个基于 Web 的项目管理应用程序。 它基本上是一种看板软件。 您可以将文件上传到您的任务或卡片、标记它们、设置截止日期等。

将附件上传到卡片对于将所有工作集中在一个地方很有用。 同样，我使用 Trello 应用程序的协作功能与第三方承包商合作。

尽管我喜欢 Trello 来提高个人工作效率，但我建议首先在白板或模拟系统上掌握看板。 毕竟，工具总是不如工作重要。 然后，您可以转到专用的应用程序或软件。

立即尝试个人看板

没有完美的 Kaban 工具。 如果您的简单待办事项列表可以帮助您完成工作，请坚持下去。

这些年来，我尝试过很多项目管理软件。 最大的问题是庞大的列表有时会让人感到不知所措。

如果您遇到这种情况，学习个人看板不需要很长时间，它将帮助您管理日常工作而不会感到不知所措。 这个个人生产力系统还有助于在一个地方可视化工作。 或者正如本森所说，

“该系统旨在通过一小组规则专门提供灵活性。 这就是为什么我们看到它在每个国家和地球上的每个垂直领域——包括家庭——得到采用的主要原因。 孩子们很高兴完成他们的家务。 团队智能地解决复杂问题。 项目和环境工作都很容易可视化和完成。”

吉姆本森

这篇文章的一个版本最初出现在福布斯上。

它也是我的新书 This Is Working：Focus on What Matters and Get the Results You Deserve 中经过编辑的一章摘录。

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• 布莱恩·科林斯 (作者)
• 英语（出版语言）
• 296 页 - 05/27/2019（出版日期）- Nielsen（出版商）

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