如何撰写专业电子邮件，附有提示和示例

撰写精美的专业电子邮件是一项关键技能：它是与同事、经理、客户和顾客进行日常沟通的基本但重要的工具。

学术和专业领域的几乎每个人都通过电子邮件进行交流，因此知道如何写好电子邮件是任何学生或就业人员需要掌握的一项关键技能。在这里，我们将讨论如何撰写专业电子邮件，并为您提供提示、建议以及专业电子邮件通信的注意事项。

目录

什么是专业电子邮件？

撰写专业电子邮件的 8 个技巧

3 个专业电子邮件示例

专业电子邮件常见问题解答

什么是专业电子邮件？

专业电子邮件是在专业环境中发送的电子邮件，例如在两位同事、主管与其员工、学生与其教授或求职者与招聘经理之间发送的电子邮件。专业电子邮件包含清晰、可操作的信息。

专业电子邮件可以是简短的消息，感谢某人与您会面并祝他们周末愉快。但在大多数情况下，电子邮件是关于工作场所任务的。

专业电子邮件主题

• 安排会议
• 提出或回答问题
• 澄清声明或指示
• 跟进之前的沟通
• 提醒收件人截止日期
• 解释某事

根据“电子邮件和文档使用基准”报告，91% 的员工通过电子邮件与客户沟通，61% 的员工更喜欢电子邮件而不是其他沟通方式。因此，可以肯定的是，您在职业生涯中会发送大量电子邮件。

当您知道如何撰写专业电子邮件时，它会给收件人留下对您以及您的公司或组织（如果适用）的积极印象。它向未来的雇主表明您认真对待您的申请，并让教授知道您认真对待您的作业。

专业电子邮件特征

• 专业的语气
• 适当的问候
• 清晰直接的主题行
• 简洁的消息说明其目的
• 适当的结束语解释了应该采取什么行动
• 签核

专业邮件场景

每当您需要在专业或学术环境中发送电子邮件时，您都需要撰写专业电子邮件。这包括：

• 与同事和经理沟通
• 与组织外部的个人（例如供应商、合作伙伴和客户）进行沟通
• 与教授和学校管理人员沟通
• 与政府官员沟通
• 在求职过程中进行沟通
• 与客服沟通

基本上，任何不是发给亲密朋友或家人的电子邮件都应根据专业电子邮件指南编写。即使您对收件人感到沮丧或不满意，例如当您撰写投诉电子邮件时，情况也是如此。

撰写专业电子邮件的 8 个技巧

1在主题行中包含主题

您的收件人在收件箱中看到的第一件事是您的电子邮件的主题行。在营销电子邮件中，主题行可以决定收件人打开它还是删除它。您的主题行需要简洁、引人注目且相关。

在主题行中准确说明您的电子邮件的内容。这样，收件人就知道对您的电子邮件有何期望。这里没有必要发挥创意或标题党；收件人会喜欢清晰的主题行，帮助他们有效地阅读和回复您的电子邮件。

2正确称呼收件人

称呼专业电子邮件收件人的最佳方式是“亲爱的”，然后是他们的名字或姓氏以及适当的敬语。如果您不确定使用哪个敬语，请坚持使用他们的名字或名字和姓氏。

或者，您可以以“Hello”或“Hi”作为电子邮件开头，后跟收件人姓名。通常，这是为与您已经有关系的人保留的，例如同事或经理。

3保持专注

一封专业的电子邮件应该涵盖一个主题。它可以是一个问题、一个请求、一个答案或一个解释。不管是什么，电子邮件的正文应该集中在这个主题上。保持电子邮件简洁，但不要遗漏关键信息。简洁意味着“只要需要就足够”。

4附上您的签名

写完电子邮件的结束语（应包括号召性用语或可操作的步骤）后，添加适当的结束语和您的签名。专业签名应包括收件人与您适当沟通所需的所有信息，例如您的职位、电话号码和分机号以及电子邮件地址。是的，我们知道他们只需点击“回复”即可进行回复，但包含您的电子邮件地址可以消除对如何联系您的潜在困惑。

5校对

在点击发送之前，请校对您的电子邮件。快速通读一遍，确保其中不包含任何拼写错误、拼写错误或语法错误。电子邮件错误可能会破坏您的整个信息，并使您看起来不专业。

6避免随意的语气

在大多数情况下，这意味着不使用表情符号。

专业的电子邮件应该以专业的语气撰写。避免使用俚语、口语以及任何其他让人感觉很随意的短信。同样，在跟进时要避免使用“只是绕回来”之类的陈词滥调。

7注意你的言语

请记住，任何人都可以将您的电子邮件转发给其他人。同样，任何人都可以下载、打印或截取您的电子邮件。电子邮件是对话的书面记录，因此，如果您不想要某件事的书面记录，请不要在电子邮件中说出来。

8明确方向

不要假设收件人知道特定文件的位置或您在最近的文章中使用哪些来源来支持您的立场。拼写出您提到的所有内容，并在适用时添加链接，以便您的收件人准确了解您在谈论的内容，并可以轻松访问它。

3 个专业电子邮件示例

1主题：感谢您对我们的暑期研究生项目感兴趣！

亲爱的凡妮莎，

非常感谢您的询问。目前，我们不接受暑期研究生课程的新申请。

我们祝您未来一切顺利！

谨致问候，Simone Blakely，人文博士，系主任

2主题：离开前请关好窗户

嗨玛哈，

根据我的上一封电子邮件，请不要在每天结束时离开办公桌后打开窗户。昨晚，我们到你的小隔间里找水。

谢谢你，阿列克谢

3主题：这周你有时间打电话吗？

亲爱的阿尔巴尼斯先生，

我最近在 LinkedIn 上看到您关于寻求与批发零食建立联系的帖子

您所在地区的供应商。我拥有并经营 AcmeCo Snacks，这是一家基于订阅的零食批发供应商。我希望能有二十分钟的时间来讨论我携带的物品和定价选项。这周晚些时候你有时间打个电话吗？

如果您希望我分享我的夏季目录，请告诉我。我们推出了一些很棒的新产品，我很乐意向您介绍我们的产品包。

美国东部时间周三、周四和周五中午 12 点至下午 5 点我有空。请告诉我几个最适合您的时间段。

我期待着更多的聊天！

Best，Miriam Schneider AcmeCo Snacks 所有者兼首席执行官“需要零食吗？我们为你提供支持。”

专业电子邮件常见问题解答

什么是专业电子邮件？

专业电子邮件是在学术或商业环境中发送的电子邮件，其中包含清晰、可操作的消息。

你什么时候应该写一封专业的电子邮件？

• 与同事和经理沟通
• 与组织外部的个人（例如供应商、合作伙伴和客户）进行沟通
• 与教授和学校管理人员沟通
• 与政府官员沟通
• 在求职过程中进行沟通
• 与客服沟通

专业电子邮件的重要元素是什么？

• 主题行
• 问候语
• 简洁的正文段落
• 结束部分为收件人提供了可行的步骤
• 搁笔
• 签名