在专业交流中以读者为中心意味着什么

这篇文章最初出现在 Thrive Global 上。

远程工作意味着必须通过写作进行更多交流。 但是，只有当信息易于理解且主要内容明确时，书面沟通才能成为共享信息和保持团队联系的有效方法。

现在比以前更难了。 如果无法轻松获得直接的面对面反馈，就很难知道您的受众如何接收您所写的内容。 根据最近的 Grammarly 研究，这种困难的经历很普遍：专业人士发现很难知道他们对阅读他们作品的人的看法。 他们希望确信自己的主要观点清晰简洁——他们正在被理解。

随着公司考虑永久远程工作模式或延长远程工作时间，对专业沟通信心的寻求只会增加。 这是 Grammarly 的首要任务，我们的团队成员可以远程工作至少到 2021 年 8 月。我们公司专注于构建产品，帮助人们按照他们的意图被理解——帮助他们改进之前的信息解释方式它甚至是共享的。 这意味着我们总是在批判性地思考我们自己的专业沟通。

以下是我在写作时学到的三件事要牢记在心。 我希望他们可以帮助其他专业人士在今天、明天以及未来的远程工作中进行书面交流。

你的观众是第一位的

这些天来，写作经常发生在飞行中，并且可能同时兼顾视频通话和个人义务。 当我们快速完成工作以检查框并继续下一步时，我们可能不会总是停下来考虑我们信息的接收者。

写得好、深思熟虑的沟通会让你的读者感到被理解——这表明你在乎。 为确保您不会走得太快，请考虑以下事项：

主动考虑问题：在输入您的通信之前，请考虑您的读者可能会针对您的信息提出的问题。 以这种方式将读者放在首位表明您考虑了他们的观点并有助于您的信息引起共鸣。

包括个人风格：证明您关心读者的最简单方法是个性化您的信息。 通过包括个人轶事或引用您正在写信的人最近的重要成就来建立融洽的关系。

做你自己：在我们新的远程工作现实中，许多人只是在他们的工作互动中寻找更多人性化的品质。 在你的写作中腾出空间来注入你的个性，让你的读者在个人层面上与信息联系起来——此外，它也可以让其他人表达自己。

这就是你所说的 - 以及多少

确保你的沟通如你所愿，也意味着要掌握使写作有效的原因。 在远程工作环境中，我们没有阅读房间或与同事快速澄清关键点的奢侈。

为确保按预期收到您的消息，请在查看您的书面草稿时考虑以下事项：

注意你的句子结构：你的信息是否被理解通常取决于你如何组织你的想法。 通过力求简洁的句子和限制冗长的结构来实现最佳的可读性。

考虑你的语气：确保你书面交流的语气与信息的上下文一致。 例如，激动人心的个人公告不应以正式的商务语气写成，但长期员工的离职可能需要传达适当诚意的信息。

删除冗余：即使是伟大的作家也容易以不同的方式多次提出同一观点。 当你阅读你所写的内容时，问问自己你的观点是否是多余的——或者你是否多次使用同一个词——并且不要害怕大幅删减。

恶魔在. . . 格式化

在你写的任何东西中，你最清楚什么信息是最重要的。 不要把你的关键点埋在大块的文本中，让你的读者猜测。

例如，您可能有一个需要一些上下文设置的最后期限驱动的号召性用语。 为确保您的读者不会错过此信息，请通过以不同方式格式化您的关键点来引导他们的注意力。

这里有一些技巧可以帮助你在写作中取得突破：

引导您的关键要点：将您的关键要点放在每个段落的开头，以确保您的读者快速掌握基本信息并且不会错过您的要点。 这将使您能够始终如一地根据上下文支持您的外卖，但永远不会埋没领先优势。

标出连续的想法：当您需要读者理解多个关键点时，将它们标出以表明它们的重要性。 如果您遇到一个带有多个逗号的连续句子，请问自己是否可以更好地以列表形式传达该信息。

大胆：大胆的重要信息（如截止日期和会议时间）可能会在您的信息中丢失。 对于必须理解的关键要点，您可能会更进一步，甚至添加下划线。

>>阅读更多：如何使您的写作简洁明了

在过去的几个月里，书面交流逐渐成为我们工作经验的核心——而且这种趋势不会很快结束。 随着我们远程工作生活的不断发展，我们都发现自己正在寻找方法来确保我们与同事保持联系并让自己被理解。 我知道我一直在了解如何以书面形式与同事交流。 我希望我分享的这些技巧可以帮助那些发现自己处于相同情况的专业人士。