如何撰写专业提醒电子邮件

人类的记忆是不完美的。 这就是提醒电子邮件存在的原因。 在您的整个职业生涯中，您可能会写很多提醒电子邮件。 这些电子邮件提到了之前讨论过的主题，例如专业请求、会议和讨论要点，以防止收件人忘记它们。 提醒电子邮件在您的非职业生活中也很有用，无论是要求某人回复某项活动、制定旅行计划，还是催促某人进行约会。

什么是提醒电子邮件？

发送提醒电子邮件是为了提醒收件人采取特定操作或确保他们没有忘记某些事情。 在专业和学术领域，通常会发送提醒电子邮件，以确保安排会议、共享文件、确认信息并遵守截止日期。 提醒电子邮件是一种专业电子邮件，与其他类型的专业电子邮件（例如销售和后续电子邮件）有一些相似之处。

您应该什么时候发送提醒电子邮件？

提醒电子邮件通常是支持先前电子邮件的后续消息。 例如，如果您向同事发送电子邮件安排会议但没有收到回复，您可以发送提醒电子邮件以重申会议请求。

提醒电子邮件不一定要跟在电子邮件之后。 您也可以在打电话或面对面交谈后发送一份。 每当您需要提醒收件人您之前讨论过的事情时，提醒电子邮件都是合适的。

何时发送提醒

以下是一些可以通过提醒电子邮件解决的示例场景：

• 客户逾期付款
• 即将到来的最后期限
• 需要签署的文件
• 即将召开的会议
• 活动
• 沟通中断

何时不发送提醒

如果您发送初始电子邮件后不到 24 小时，请勿发送提醒电子邮件。 请记住这一点，因为在发送提醒电子邮件之前需要等待的最短时间长度 - 在某些情况下，等待更长时间可能是合适的。

撰写提醒电子邮件的 4 个技巧

1使用专业的语气

提醒电子邮件与任何正式的电子邮件一样，应该以直接、专业的语气撰写。 不要在提醒电子邮件中提出指责或责备； 目的不是让接收者感到羞耻以使其遵守，而是只是提醒他们有关会议、电话或其他在日常职业生活中可能被遗忘的话题。

2直接一点

除了礼貌和专业之外，还要直接。 提出具体请求，例如要求他们通过电子邮件向您发送特定文档的访问权限或对日历中安排的会议说“是”，并直接提出此请求。

3时机很重要

发送提醒电子邮件之前等待的适当时间很大程度上取决于消息的紧急程度。 对于紧迫的期限，请在初次沟通后大约 24 小时发送提醒电子邮件。 对于不太紧迫的问题，可以等待几天再发送提醒电子邮件。 考虑一下自您初次沟通以来已经过去了多长时间，以及距离截止日期还有多长时间 - 如果截止日期很快临近，尽早而不是稍后发送提醒电子邮件可以帮助他们避免错过。

在任何对时间敏感的提醒电子邮件中，请包含明确的时间表。 在你的时间表中，包括初次谈话的日期、截止日期和任何其他相关日期。

4不要道歉

最后，不要因为发送提醒电子邮件而道歉。 只需向收件人简要解释您的电子邮件，并礼貌地要求他们采取行动即可。

如何写一封礼貌的提醒邮件

使用以下格式作为有效提醒电子邮件的模板。

主题行

为您的提醒电子邮件使用清晰的主题行。 收件人在打开电子邮件之前就应该知道电子邮件的内容。 以下是一些好的提醒电子邮件主题行的示例：

• 提醒：请在 9 月 28 日星期四之前提交您签署的入职文件
• 后续：我们下周二上午 11 点开会
• 需要采取紧急行动：沃德街项目

问候语

以标准的专业问候语开始您的电子邮件，例如“嗨”、“您好”或“亲爱的” ，然后是收件人的姓名。

解释

在提醒电子邮件正文的第一部分中，说明您发送提醒的原因。 这可以是您与收件人的对话的快速回顾，也可以是一两句话解释您联系的原因。 无论如何，请保持本节简短而直接。

提议的解决方案/号召性用语

提醒电子邮件正文的后半部分应包含实际的提醒。 您可以在此处说明收件人需要做什么以及需要完成的日期。 根据主题和时间范围，您还可以声明必须“尽快”或尽早采取行动。

根据电子邮件的内容，您还可以告诉收件人向您发送电子邮件或致电询问他们的任何问题。

搁笔

以专业的方式结束提醒电子邮件，例如：

• 此致
• 真挚地
• 最好的

在您签字后附上您的专业签名。

5 个提醒电子邮件示例

1封给经理的提醒电子邮件

主题：回复：PTO 从 10/12 到 10/20

嗨罗莎莉，

我想跟进我 10 月 12 日至 10 月 20 日期间的 PTO 请求。您能否获得 HR 的许可让我在这段时间休假？

请尽快告知我，因为如果 PTO 获得批准，我需要预订酒店和航班。

谢谢你！

最好的，

达利拉

2给客户的提醒电子邮件

主题：设计审批

你好，卡罗琳，

感谢您对这些模型的快速反馈。 请在周五的 EOD 之前发送您的注释或批准拟议的设计更新，以便我们的创意团队可以继续使用他们的资产进行电子邮件营销活动。

如果您还有任何其他问题或需要澄清，请随时通过电子邮件或 Slack 与我联系。

热烈地，

卡迈克尔

设计主管

设计机构

3会议提醒邮件

主题：期待今天下午 2 点的电话

嗨达里恩，

我希望你能收到这封电子邮件。 我想提醒您今天下午我们的状态电话。 我期待着讨论您的改造项目的进展并听取您的反馈。

如果您需要重新安排我们的通话时间，请在此处的我的日历中选择另一个日期和时间：[日历链接]。

最好的，

维托里奥·马诺伊

领班

建筑有限责任公司

4紧急提醒邮件

主题：紧急：需要在 10 月 1 日之前采取行动

亲爱的苏米特，

我们感谢您的惠顾，并在过去三年里自豪地称您为“我们的一员”。 我们希望您继续与 Capital Company 进行投资。 但是，为此，我们需要您更新您的投资者账户并授权双因素身份验证。 这是为了保护您的敏感数据并确保安全合规性。

如果您对更新或我们如何保护您的数据安全有任何疑问，请回复此电子邮件。 如果您无法在 10 月 1 日之前更新您的帐户并授权双因素身份验证，您的帐户将被暂停，直到您完成更新。

非常感谢您的合作——我们很高兴继续与您一起投资。

最好的，

埃丝特·克拉克

安全行政助理

资本公司

5付款提醒邮件

主题：提醒：请支付发票 #008

亲爱的特普利茨基女士：

这是一个温和的提醒，发票 #008 已逾期。 请尽快完成您的付款。

如果您认为此电子邮件有错误，请将其转发给簿记主管 Santos Bautista，地址为 [电子邮件地址]，并附上错误的简要说明。

谢谢你，

黛博拉

行政。 助理，虚拟主机

提醒电子邮件常见问题解答

什么是提醒电子邮件？

提醒电子邮件是发送的消息，旨在提醒收件人即将发生的事件、行动项目或之前讨论的主题。

您应该什么时候发送提醒电子邮件？

在与收件人初次沟通后至少一天发送一封提醒电子邮件。 如果您要提醒他们截止日期，那么在截止日期前至少 24 小时发送提醒电子邮件也会有所帮助。

提醒电子邮件应包含哪些内容？

提醒电子邮件应包含以下内容：

• 引人注目、清晰的主题行
• 问候
• 简要说明您发送电子邮件的原因
• 明确、直接的请求或提醒
• 专业的签字和签字

提醒电子邮件有哪些不同类型？

• 会议跟进
• 错过付款提醒
• 行动请求
• 恢复中断的通讯
• 会议提醒