如何写一封提醒邮件——附样本

无论是欠款、紧急会议还是请假请求，有时您都需要发送提醒电子邮件。

提醒电子邮件应该是礼貌、专业和有说服力的——在保持粗鲁正确的同时表达你的观点。 在电子邮件的结尾，收件人应该确切地知道他们需要做什么以及什么时候做。

‍ 友好的提醒电子邮件是出了名的棘手，但事实并非如此。 通过阅读本指南并遵循我们编写提醒电子邮件的原则，您将能够在几分钟内发送温和的提醒。

什么是提醒电子邮件？

您可能需要通过电子邮件发送提醒的原因有很多。 其中一些包括确认出席即将举行的会议或面试，突出未付发票或迟到的工作。

电子邮件提醒通常分为两种类型：

1. 在某事发生之前发送的一封电子邮件——例如，一个友好的提醒，会议即将举行。
2. 某事未能发生后的电子邮件提醒——例如，在到期日之前未支付发票的提醒。

提醒电子邮件只有一个目的：让某人采取行动。

无论是给您回电子邮件、给您回电话、向您发送工作或支付账单。 在电子邮件的末尾，他们必须知道您希望他们做什么、您希望他们如何做以及何时做。

就这么简单，为什么我们这么多人觉得写礼貌的提醒邮件这么难呢？ 它是使信息成为挑战的媒介。

与电话不同，电子邮件是被动的。 去除人为因素会导致理解问题，并导致回避和缺乏行动。 人们发现忽略电子邮件比忽略电话更容易。

所以，你可以做什么？ 无论您是业务能力还是个人能力，编写专业电子邮件都是您必须掌握的基本技能。

在撰写提醒邮件时，挑战在于在专业、礼貌和有说服力之间取得适当的平衡。 友好的提醒电子邮件应遵守电子邮件礼仪的正式规则，但要确保没有混淆的余地。

‍研究电子邮件的学者得出结论，在电子邮件中使用“适当的语气和态度可以帮助减轻媒体带来的挑战”。 通过专业、礼貌、有说服力而又善良，你可以让人们做出回应。 另一方面，如果您的电子邮件显得粗鲁、咄咄逼人或矛盾，则很可能会被忽略。

为什么友好的提醒电子邮件很重要？

写礼貌的提醒电子邮件是我们个人和职业生活中的必需品。 电子邮件是世界的商业货币，每天发送的电子信息超过 3000 亿条。 普通员工每天收到 121 封电子邮件，据估计，令人难以置信（或令人震惊）的这些商业电子邮件中有 35% 未被阅读。

他们的收件箱中还有 651 封未读电子邮件。 这是很多错过的消息和不满意的发件人。 你有几个？

如果您发现自己淹没在数字通信中，请不要绝望。 针对美国公司研发的研究发现，“创新管理者有更多的直接联系，在对话中更投入，收到的信息多于发送的信息。” 他们还发现，具有创新精神的人更有可能做出迅速而专业的反应。

当您考虑打开、阅读和回复电子邮件需要多长时间时，即使是重要的信件也会丢失也就不足为奇了。 但丢失的电子邮件可能会导致收入损失，英国中小企业平均至少有五张未结发票，平均为 11,700 美元。 您发送了多少封逾期付款提醒邮件？

受访者可能不会故意忽略您的电子邮件。 事实上，越来越敏感的垃圾邮件过滤器可能会将您的重要信件放在垃圾文件夹中——尤其是当它包含附件时。

友好的提醒电子邮件可能难以编写且难以接收，因此请保持简洁。 收件人需要做两件事：阅读电子邮件并回复。 就这么简单，所以没有理由让发送它们过于复杂。

如何写一封提醒邮件

提醒邮件应该简短、明快、切中要害。 你想让那个人做某事，所以你必须清楚。 你必须有主见，避免粗鲁。 表现出不礼貌是让您的电子邮件完全被驳回的最快方式。

在语气方面，我们建议您在发送善意的提醒电子邮件时保持正式。 如果您正在处理一些严重的事情，例如未付发票，您可能需要在将来再次参考该电子邮件，甚至将其用作证据，因此请尽可能保持礼貌。

我们的研究发现，成功的提醒电子邮件有六个关键组成部分：

1. 主题行
2. 问候
3. 情况
4. 解决方案
5. 行动
6. 登出

让我们一步一步地更详细地了解这些。

1. 主题行

我们建议您在提醒电子邮件的主题行中明确说明。 我们下面的示例意味着收件人可以毫无疑问地确定电子邮件的内容。

2.电子邮件问候

礼貌和专业是正确的方法。 我们不会深入探讨电子邮件问候的细微差别，但如果您想了解更多信息，请阅读我们关于如何开始专业电子邮件的指南。

三、情况

解释问题并具体。 包括参考资料、日期和详细信息。 清晰明确。

4.解决方案

在此提醒电子邮件示例中，我们将比您需要的更友善一些。 尽管如此，它通常还是有帮助的——特别是如果您是一家小型企业，并且您正在与之交流的人是一位重要的客户或客户。

有时，电子邮件或发票被忽略或未付款的原因可能有合理的借口。 礼貌和专业会给你最好的机会获得满意的结果。

5. 行动

准确地告诉收件人您希望他们做什么。 如果你想让他们付钱给你，告诉他们。 如果您想设置日期，请执行此操作。 但要抵制威胁或生气。 如果你这样做了，你就不太可能达到你想要的结果。

对于一致的逾期付款人，您可能希望指定付款日期。 在某些情况下，如果有人不善意地回应您，您可能需要解释后果。 可能是您将他们的面试时段提供给其他人或开始正式程序以收回损失的收入。

再说一遍：如果你清楚自己想要什么，就没有误解的余地。

6. 电子邮件签收

正式而有礼貌地结束您的电子邮件。 如果您需要有关如何专业地结束电子邮件的提醒，请查看我们的指南。

提醒电子邮件样本

以下是一些标准且相对温和的电子邮件提醒示例，您可能会觉得有帮助。 他们还使用我们上面建立的六点框架。 无论您是否从我们的示例中获得灵感，请始终记住我们在此博客中列出的友好提醒电子邮件的核心方面。

给老板的温馨提醒邮件

给你老板的一封温和的电子邮件提醒可能是一个敏感的话题，但原则仍然是一样的。 保持专业、礼貌和有说服力。 此示例还可以作为给人力资源经理、教授或同事的提醒电子邮件。

提醒邮件给客户

有时，如果客户、承包商、利益相关者或其他人未能发挥他们的作用，项目可能会被搁置。 发送给客户的温和提醒电子邮件可以让您的项目重回正轨。

活动提醒邮件

活动提醒电子邮件是确保活动成功所必需的。 您可能会发送很多这样的邮件，因此此提醒电子邮件示例简短、温馨且中肯。

会议提醒电子邮件

会议请求应始终个性化。 与活动电子邮件相比，您可以更具体地了解会议的重要性以及不参加会议的影响。 这个例子也可以变成约会提醒邮件。

逾期付款提醒邮件

付款提醒（可悲的是）太常见了，延迟付款人是所有企业都面临的问题。 这里的关键是消除情绪并抵制生气的诱惑。 陈述事实，告诉他们结果并告诉他们你需要他们做什么。

5个常见的电子邮件提醒错误——以及如何避免它们

上面的示例应该为如何构建友好的提醒电子邮件提供一些有价值的指导。 在我们签字之前，这里有五个常见的电子邮件提醒错误以及如何避免它们。

1. 切入正题

友善但坚定。 你写提醒是有原因的，所以快点进入重点。 详细、具体和结构化。

2.避免尴尬

你知道他们收到了电子邮件（他们可能也收到了），但不要点名和羞辱。 让您的温和提醒电子邮件保持礼貌、友好和专注。

3.永远不要道歉

道歉很容易（我们就是这样做的，对吗？），但这对您的电子邮件提醒没有帮助。 如果你愿意，你可以稍微减轻打击（你可能错过了我之前的电子邮件），但你不需要这样做。 另外，不要写其中一封“只是提醒……”的电子邮件。

4. 提供解决方案

始终清楚您希望收件人做什么。 您想要一个响应和一个动作来提供您想要的结果。 告诉对方您希望他们做什么以及何时做。

5. 鼓励沟通

在某些情况下，有人不回复您可能是有正当理由的。 提供多种机会和提示以鼓励他们回复您。 如果他们不想给您发送电子邮件，请提供通过电话联系您的机会。

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