全部回复：如何自信地回复群组电子邮件

全部回复功能是一个好坏参半的功能。它可能是您日常电子邮件处理的重要组成部分，但如果您不小心，它也可能很容易让您在经理、同事、专业联系人甚至陌生人面前感到尴尬。

知道何时以及如何最好地使用全部回复是成功的关键，几乎所有涉及发送电子邮件的事情（例如客户外展、内部沟通或计划团队外出）都是成功的关键。下面我们将介绍部署它的原因、它不太理想的情况，以及如何以机智、优雅和自信的方式回复所有内容。

什么时候回复所有合适？

首先，我们要明确一点，在许多情况下，最好通过向个人发送消息来回复群组电子邮件，而不是全部回复。

这里的一个关键问题是，最大程度地减少收件箱混乱和让您回复的每个人感到困惑的最简单方法是什么？如果您能想出更好的方法来实现这两个目标，那么您可能应该这样做。

尽管如此，在很多情况下，使用reply-all绝对是正确的选择。

有时这是显而易见的：例如，您的老板向您的团队发送电子邮件，要求您向每个人通报您正在处理的事情的最新情况。或者客户向您、您的老板和其他同事发送电子邮件询问时间安排问题；如果您是日程安排的主要负责人，那么这是使用全部回复的好时机。请注意，在这种情况下，全部回复的部分原因是让团队中的其他人知道您已认真回答客户的问题。

尽管“全部回复”有时会因为生成分散注意力、烦人的或不必要的电子邮件而受到反对，但一次适时且深思熟虑的“全部回复”可以避免更多电子邮件和后续问题。

举个例子：假设您在新闻编辑室工作，一位同事向 15 个人发送电子邮件，紧急询问是否有人可以帮助她打开供应柜，为她即将进行的报道之旅获取现场录音机和麦克风。

如果你只回复她并说：“当然，我有一把钥匙，现在可以为你检查一个工具包”，其他人很可能会回复并提出做同样的事情，还有一位编辑询问是否完成了。在这种情况下，最好立即回复所有并让每个人都清楚您正在处理该请求。

重要的是，同样的逻辑适用于大规模：如果二十个人会收到你的全部回复，并且你的回复对他们中的大多数人都有用，那么就值得发送。也就是说，线程上的人越多，相关性就越高。

如果您考虑使用全部回复来提问，这种类型的计算也适用。如果该问题可能与线程中的大多数其他人有关，则可能值得以每个人都能看到的方式询问，但要小心不要做得太过分。

什么时候不应该回复全部？

让我们回到之前提到的问题：减少收件箱杂乱和混乱的最佳方法是什么？如果您要发送的电子邮件不受大多数​​人的欢迎或不相关，那么全部回复并不是最佳选择。

举个例子：您和您部门中的每个人都会收到一封电子邮件，说您的一位同事已经接受了一项重大的新晋升和调动。恭喜恭喜，大家都被邀请在四点钟到露台上享用蛋糕并进行深情的告别。

您（以及您部门中的其他人）是否需要用大写的CONGRATS和蛋糕表情符号全部回复？可能不会。在这种情况下，只需单独回复这位著名的同事，或者更好的是，亲自吃蛋糕祝贺他们。

类似的逻辑适用于更微妙或个人的问题。当您需要礼貌地纠正某人或确保应付帐款包含您的个人纳税表格和当前地址时，全部回复很少（如果有的话）是最佳选择。

这个想法在涉及专业反馈时尤其重要，因为不难想象这样一种情况：即使是在十几个同事面前给出的善意的纠正也会让主要接收者感到羞愧，让链上的其他人感到畏缩，并且充其量也有让发件人看起来浑然不觉的风险。

再次强调，如果您的电子邮件对于大多数接收者来说没有价值，请不要使用“全部回复”。

如何使用reply-all来巧妙地传达有用的信息？

正如您向个人发送电子邮件一样，您在回复全部内容时应该保持礼貌并保持简短。这意味着尽量减少重复并寻找限制来回的方法。尝试澄清接下来会发生什么，特别是如果它涉及多个收件人的行动项目。在这种情况下，您可能需要将每个人的姓名加粗或使用项目符号列表来提高可读性，如下例所示：

由于本集的嘉宾必须提前一天重新安排我们的录制时间，因此我们需要加快时间范围。

• 玛丽莎：你今天早上可以起草制作笔记，以便我们有时间进行编辑吗？
• Virgil：你能准备好调整这些内容，然后在下午 2 点之前将它们发送给主持人吗？
• 莱利：您能确保客人了解我们录音设置的所有详细信息吗？

牢记您的观众。考虑哪些信息最适合他们，以及如何以清晰、简洁、友善且无错误的方式进行交流。

Grammarly 可以帮助您自信地回复所有内容

您最不希望发生的事情就是点击“发送”，然后意识到您刚刚使用“全部回复”功能向同事或完全陌生的人发送了一封充满标点、拼写和语法错误的电子邮件。

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