全部回复：如何自信地回复群组电子邮件

已发表: 2022-04-27

回复所有功能是喜忧参半。它可能是您日常电子邮件程序的重要组成部分，但如果您粗心大意，它也可能是在您的经理、同事、专业联系人甚至陌生人面前让自己难堪的简单方法。

了解何时以及如何最好地使用全部回复是成功完成几乎所有涉及发送电子邮件的事情的关键，例如客户外展、内部沟通或计划团队郊游。下面我们将介绍部署它的原因、不太理想的情况以及如何以机智、优雅和自信的方式进行回复。

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什么时候全部回复合适？

首先，让我们明确一点，在许多情况下，最好通过向个人发送消息而不是全部回复来回复群组电子邮件。

这里的一个关键问题是，对于您要回复的每个人来说，最大程度地减少收件箱混乱和混乱的最简单方法是什么？如果您能想出更好的方法来实现这两者，那么您可能应该这样做。

尽管如此，在很多情况下使用reply-all 绝对是正确的选择。

有时这很明显：例如，你的老板给你的团队发电子邮件，要求你向每个人更新你正在做的事情。或者客户通过电子邮件向您、您的老板和其他同事发送时间问题；如果您是调度的主要负责人，那么这是使用全部回复的好时机。请注意，在这种情况下，全部回复的部分原因是为了让您团队中的其他人知道您负责回答客户的问题。

尽管有时不赞成全部回复，因为它会生成令人分心、烦人或不必要的电子邮件，但一个及时且周到的回复可以避免更多的电子邮件和后续问题。

举个例子：假设您在一家新闻编辑室工作，一位同事紧急向 15 个人发送电子邮件，询问是否有人可以帮助她打开供应柜，以便为她即将到来的报道之旅拿一台现场录音机和麦克风。

如果您只回复她并说：“当然，我有钥匙，现在可以为您检查工具包”，很可能其他人会回复并提出这样做，以及编辑询问是否完成。在这种情况下，最好立即回复并让所有人清楚您正在处理该请求。

重要的是，同样的逻辑在规模上是有效的：如果有 20 个人会收到你的全部回复，并且你的回复对他们中的大多数人有用，那么就值得发送。也就是说，线程上的人越多，相关性就越高。

如果您正在考虑使用全部回复来提问，这种类型的计算也适用。如果它可能与线程中的大多数其他人有关，那么可能值得以每个人都可以看到的方式询问，但要小心不要过度这样做。

让我们回到我们之前提到的问题：最小化收件箱混乱和混乱的最佳方法是什么？如果您正在考虑发送的电子邮件不受欢迎或与它会到达的大多数人无关，那么全部回复不是要走的路。

举个例子：你和你部门的每个人都收到一封电子邮件，说你的一位同事接受了一项新的重大晋升和调动。恭喜已到，大家被邀请在四点钟在露台上荡秋千，享用蛋糕和深情的告别。

您（以及您部门中的其他所有人）是否需要用大写锁定的“恭喜”和蛋糕表情符号回复所有内容？可能不是。在这种情况下，只需单独回复著名的同事，或者更好的是，亲自祝贺他们蛋糕。

类似的逻辑适用于更微妙或个人的事情。当您需要礼貌地纠正某人或确保应付账款有您的个人税表和当前地址时，如果有的话，reply-all 很少是最佳的。

这个想法在涉及专业反馈的情况下尤其重要，因为不难想象这样一种情况，即使是在十几位同事面前善意的纠正也会让主要接受者感到羞耻，让链条上的其他人感到畏缩，并且冒着让发件人看起来浑然不觉的风险，充其量。

同样，如果您的电子邮件对大多数接收它的人来说没有价值，请不要使用全部回复。

就像向个人发送电子邮件一样，您应该礼貌并在回复所有邮件时保持简短。这意味着尽量减少重复并寻找限制来回的方法。尝试澄清接下来应该发生的事情，特别是如果它涉及多个收件人的操作项。在这种情况下，您可能希望将每个人的姓名加粗或使用项目符号列表来提高可读性，如下例所示：

因为这一集的客人不得不提前一天重新安排我们的录制时间，所以我们需要加快时间框架。

玛丽莎：Virgil：Riley：记住你的听众。考虑哪些信息最适合他们，以及如何以清晰、简洁、友善和无错误的方式进行交流。

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