如何在电子邮件中发出正确的语气

什么是写作的语气？ 将语气视为书面文字的声音，表达情感、性格、音量、语调和信息的整体态度的一个好方法。 您可以说两者之间的区别在于声音是您所说的，您在电子邮件中的语气是您所说的方式。 如果您是面对面交流，那么当您与某人互动时，有很多视觉、物理和音频线索可供观察和接受。 这包括肢体语言、手势、演讲的速度和音调、面部表情等等。 所有这些元素都至关重要地增加了你所说的话的语气。

一旦这种互动切换到书面形式，所有这些暗示都会消失，你用更少的色彩来表达自己。 正如我们在一篇博文中谈到的关于开始一封专业电子邮件的讨论——语气是您的业务特征如何与您的文字相结合，在没有这些其他有用提示的情况下说明您的情感观点。 那么，为什么不尽可能多地学习商务沟通中的语气并避免任何交叉线呢？ 您在理解电子邮件中的语气和语气方面投入的精力越多，您的整体表现就越能得到体现和体现。

‍ 在这篇博文中，我们将帮助您掌握什么是语气，展示如何识别和使用电子邮件中所有不同类型的语气，以及如何确保您始终按照自己的意思表达自己。 ‍

为什么语气很重要？

清晰、有效和礼貌地表达自己是成功专业沟通的关键。 当很多这种交流是通过书面文字进行时，您需要停下来思考一下您要传达的语气类型，以便接收者很好地了解您的感受。 您可以准确地传达您想要的信息。

您已经可以看到语气如何影响良好的感知，实际上，如何能够传达您的意思通常完全取决于您的语气。 在书面媒体中，这没有什么不同。 然而，如果读者有任何不确定性，书面文字也可能会更复杂。 例如，当我们丢失信息时，我们的大脑通常会自己填补这些空白——很少有积极的想法。 这可能导致无数的混乱和混合信息，没有人想要个人和专业。

掌握您的电子邮件语气意味着：

• 在工作环境中获得更大的信任和理解。
• 减少重新阅读、审查和改写所有电子邮件通信所浪费的时间。
• 无需因电子邮件而退缩，也无需修补破裂的职业关系。
  

在商业环境中，清楚地理解并在电子邮件中传达正确的态度符合您的最大利益，混淆或误解的余地为零。 这种误解可能会导致被冒犯的同事、不满意的客户、不满的客户或合作伙伴，甚至是冒犯的老板。 不幸的是，这个清单还在继续，但从根本上说，目标是从长远来看防止任何发生冲突的机会。

确保您的电子邮件礼仪自然地传达您想要的语气，并掌握您的声音可能和可以通过电子邮件解释的所有不同方式 - 然后将其应用到您的日常工作中，让您高枕无忧。

写作中不同类型的声调

电子邮件中的专业语气可能需要很长时间才能正确处理。 许多人多次阅读他们的电子邮件，大声朗读它们，甚至将它们搁置一会儿以便稍后再看。 猜测你会被如何看待几乎和猜测别人的语气一样令人沮丧——试图解释这个人对这个话题的情绪，并希望你能正确理解它们。

在开始写作之前，作者需要考虑一些黄金法则，以帮助确定合适的语气：

• 我为什么要写这个？
• 我在给谁写这个？
• 我希望他们在这里理解什么？
  

所有这些的答案都会给你带来这个问题的答案：我应该使用什么样的语气？

这里列出了不同类型的书面语调，可以在电子邮件中识别，并有助于最大程度地减少误解的可能性。

随意的

• “嘿”
• “非常感谢”
• “没问题”
  

尊敬的

• “正如迪亚斯女士在我们之前的电话中提到的那样”
• “根据我们部门的研究”
• “尊敬的委员会成员，”
  

友好的

• “你好吗？”
• “周末愉快”
• “希望一切顺利！”
  

鼓励

• “很想在这里听到你的想法”
• “这个你怎么不带头？”
• “昨天的演讲做得很好”

简洁的

• “下周二和周三下午 3 点后最适合我”
• “图 A 和 B 效果很好，但图 C 中的最后一个统计数据不够具有代表性”
  

决定性

• “这是最好的行动计划”
• “我要在下面画一条线”
• “让我们采用策略 B 并从那里开始”
  

快乐

• “我觉得通过再一周的潜在客户生成，我们可以完成这个任务”
• “一旦我们完成了房间，它就是你的了”
• “乐于助人”

在电子邮件中设置基调

与我们关于如何撰写专业电子邮件的帖子类似，设置电子邮件语气的指南遵循非常简单的行为规则。 最佳实践如下。

要有礼貌和真诚

‍ 彬彬有礼将始终是一个很好的起点，以便从一开始就定下良好的基调。

使用非歧视性语言

‍ 平等对待每个人是尊重的标志，可以防止作者和读者之间出现任何偏见或冒犯。

优先考虑您的信息

‍找出你说的最重要的事情，并确保在电子邮件的早期清楚地表达出来。 模棱两可会混淆信息。

保持正面和中心

同样，在你的沟通中强调好消息； 它表明您在处理其他任何事情之前最重视这一点。

注意细节

‍ 语法、拼写、结构校对意味着您关心此信息如何与读者交流。

注意长度

‍这可以向读者传达多种情感。 太短会显得生硬或生气。 太长看起来没有重点和不清楚——大量的文字有时会掩盖信息的真正含义。

写电子邮件的语气示例

考虑到新的学习，让我们看一些电子邮件语气的例子。 如果您发现自己处于以下或类似的职业情况，准确表达您的感受和希望被感知的方式是关键。 我们希望这些例子能进一步帮助您理解和传达商务沟通中的语气。

与同事意见相左

嗨，贝丝，

这是一个非常棒的创意建议，我非常感谢您努力研究其中一些选项。 我们可能会在某个时候根据我们收集的人口统计反馈来探索这一点，但如果我说实话，我会看到这种方法疏远了我们的一些用户，并且不愿意不得不取消你在那里的大量辛勤工作。 也许像通过电子邮件进行更广泛的活动这样的活动将包括我们需要与之交互的所有接触点？

虽然开放的想法！

非常感谢，
斯蒂芬

这封电子邮件的语气被解释为间接的，因此有点不真诚。 你试图表达的东西迷失在华丽的语言和长句中。 更好的解决方法可能类似于以下示例。

嗨，贝丝，

好主意，我知道你来自哪里； 但是，我们需要代表我们更多的客户群，而且我认为我们需要在这方面迅速采取行动。 让我们尝试一个针对所有年龄段的简单电子邮件活动，并在一周内查看结果。 听起来不错？

谢谢，
斯蒂芬

没有被听到的沮丧

帕特里克，

根据我之前的两封（！）电子邮件，这是行不通的。 哪部分没看懂？？ 这个日期不适合 Arnaux 先生，他下周不会参加活动！

乔

这封电子邮件是一个非常居高临下的语气的例子。 没有打招呼，句子很生硬，没有必要使用多个问号和感叹号。 大写单词也传达出一种愤怒的语气，应该不惜一切代价避免。 深呼吸，保持冷静，尝试一种新鲜但直接的方法。 这是在传递相同信息的同时听起来更专业的方法。

嗨帕特里克，

我们这边没有任何改变 - 活动日期仍然不适用于 Arnaux 先生。

看起来我们的电线可能在这里交叉。 你今天下午有时间打个电话吗？ 在同一页面上会很棒。

最好的，
乔

拒绝面试者在您的团队中担任职务

你好萨拉，

虽然很高兴与您讨论上周的空缺职位，但我很遗憾地告诉您，我们很遗憾不会继续您的申请。 很抱歉不得不给你一个坏消息，我希望你不会对由此产生的反馈感到太难过。

请接受我最诚挚的歉意。

最好的，
马丁

这里的语气非常抱歉，因为这是面试过程中的自然结果。 使用这种语言风格会传达出不成比例的悲伤，并且默认情况下会产生内疚，这对企业的雇主品牌来说并不是一个很好的印象。 这就是您可以以更专业的语气写同一封电子邮件的方式。 另外，请查看有关撰写完美候选人拒绝电子邮件的更多提示。

你好萨拉，

感谢您抽出时间在上周见面。 很遗憾，我们目前不会处理您的申请。

目前，我们正在寻找具有更具体技能的候选人来担任这一职务，尽管我们对您的整体经验印象深刻。 如果您愿意我们这样做，我们想就我们认为您可能适合的任何进一步机会保持联系？

最好的，
马丁

更新具有挑战性的项目

大家好，

不幸的是，在这个发展阶段，我们并不是我们所期望的。 尽管仔细规划了每个细分市场，我们仍在努力达到每周的目标数字。 尽管我们在项目的其他领域看到了一些有趣的发现，但我认为下个月不会发生这种变化。

我希望这不是太大的挫折。 随时分享对此的任何想法。

最好的，
米娅

不用说，这是一种过于消极的语气。 是的，对缓慢的进展或失败负责是很好的，但是以这种方式构建电子邮件并没有显示出任何承诺、希望或信念，可以确保管理层知道个人有能力处理这种情况。 这封电子邮件描绘了对工作缺乏信心和绝望的感觉，应该避免这种情况。 以下是如何改善同样困难的沟通的语气和方式。

大家好，

在最初为这个项目设定目标时，我忽略了体育日历中的淡季时间。 可以理解，这意味着我们的数字将低于预期 - 但是，通过我们团队一直在开展的出色社交媒体活动，我们看到在线商店的消费者行为非常积极，而且我们的整体社交追随者人数大幅增长。

我们将进一步研究这些发展，并在我们重新调整本月的预期数据时向您发布见解。

任何关于此的问题都非常受欢迎。

最好的，
米娅

对销售前景的兴奋

嗨豪尔赫，

惊人的消息！！！ 很高兴您将成为 Crossify 的客户！ 这里的团队非常高兴我们已经处理了所有的文书工作（见附件！），希望我们今天能把这一切都关闭：D 听起来不错？！

如有任何问题或疑问，请随时拨打 +34 8711540 给我打电话，我们可以解决所有问题。

亲切的问候，
彼得

虽然绝对是一个快乐的理由，但考虑到上下文，这里热情的电子邮件语气有点不恰当和令人反感。 潜在客户可能会认为这是业余的、不专业的，甚至是绝望的——您是否已经有一段时间没有进行销售了？ 以积极但有节制的方式回复，最重要的是，对你在这次谈判中的专业能力保持信心。 此电子邮件通信的适当语气可能如下所示。

嗨豪尔赫，

杰出的！ 我和我的团队期待您成为 Crossify 的正式客户。 您可以在附件中找到所有必要的文书工作，但如果您有任何问题，请告诉我。

或者，我们也可以安排下周的电话会议亲自完成。 非常高兴带您浏览文档。

亲切的问候，
彼得

熟悉此概述和示例将成为无价的电子邮件语气检查器。 您还可以使用 Flowrite 来帮助您在电子邮件中发出您想要的声音。

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