如何进行每周回顾：循序渐进

您上次进行每周回顾是什么时候？

在没有每周回顾的情况下工作会导致不知所措、拖延和专注于他人的优先事项而不是你自己的优先事项。 它是任何良好的时间管理或生产力系统的关键部分。

毕竟，如果您不时不时停下来抬头看看，您怎么知道自己要去哪里呢？

每周回顾对所有类型的专业人士都有用，包括企业家、创意人员，甚至作家。

作者大卫·艾伦 (David Allen) 在他广受欢迎的生产力书籍：Getting Things Done (aka GTD) 中首次提出了每周回顾的概念。 它基本上包括回顾你做了什么，你的一周过得如何，以及你接下来要做什么。 只需大约 30 分钟即可完成。

在这篇文章中，我将解释什么是 GTD，如何进行每周回顾，以及这种做法是否对你有帮助。

什么是完成任务？

Getting Things Done 是 David Allen 开发的一个流行的生产力系统。 GTD 的核心是一个原则：

“你的头脑是为了有想法，而不是持有它们”

GTD 最初是针对商务人士的，但最近，它在网上获得了狂热追随者，因为它可以让任何人变得更有创造力和生产力。

如果您想完成工作或 GTD：

• 将项目分解成更小的任务
• 将这些任务记录在列表或受信任的系统中
• 每天执行列表中的任务
• 每周回顾你的进步和更广泛的关注领域（我们将涵盖的内容）

什么是每周回顾？

每周回顾是一个关键的 GTD 概念。 这也是一种自我检查的方式。

把它想象成从你的工作周、日常任务和其他项目中缩小来看全局。 这是一个评估您是否正在努力实现那些理想的更大结果的机会。

在每周回顾中，了解待办事项列表、日历、笔记和其他业务领域中所有未完成项目的最新情况。 有了这些信息，您就可以衡量自己的效率并为未来一周设定目标。

GTD-ers 还使用特定的术语来描述他们审查的个人或职业生活的其他领域。 例如：

• “等待”是指您正在等待信息或其他人的决定的项目。 在每周回顾期间，考虑是否应该跟进。
• “下一步行动”或“行动项目”是指待办事项列表中的任务。 在每周回顾中，确定下一步并计划您在接下来的一周内需要做什么。
• “工作区”是指您从事特定项目的地方。 例如，如果您正在撰写报告，是否需要提前为您的工作区收集任何材料？
• “Tickler 文件”是指您存储松散文件、资源和其他您将在某个时候查看的开放式信息的地方。
• “议程”指的是您下次见到团队或业务中的关键人物时要讨论的项目列表。 定期更新这些。

第 1 步：准备每周回顾

基本上，每周一次，花 30 分钟回顾一下你做了什么以及做了多长时间。 为了做好准备，请在您的日历中将此审核时间作为定期约会预订，并承诺遵守您的约会。

周五下午或周日晚上都是理想的选择，因为对于周一至周五工作的人来说，这些是工作周中比较安静的部分。

您需要在安静的地方工作或集中注意力至少 30 分钟，不受打扰。 提前完成你正在做的任何事情，或者把它关掉一周。

理想情况下，您将手头有目标、笔记和其他文件。 您还应该有权访问您的任务管理器、日历和其他收件箱或存储桶。

如果有帮助，请打开请勿打扰模式并禁用电子邮件和社交媒体通知。 此外，拒绝在此期间发生的任何会议邀请。 您也可以结合个人和商业每周评论。

第 2 步：查看您的收件箱和承诺

现在您已准备好回顾您的一周。 浏览您的每个收件箱或存储桶。 示例包括：

• 过去一周的待办事项或任务列表
• 您的日历数据和事件（过去和未来）
• 散文
• Evernote 等工具中未分类或未标记的网络剪报
• 包含新操作的电子邮件
• 会议记录和其他笔记收件箱
• 行动项目
• 与您的目标相关的指标
• 其他议程项目

您基本上希望捕获和合并尽可能多的开放循环，并将它们放入您的任务管理器中。 在审核期间，您可能还想对上述项目进行归档或分类。 在 Getting Things Done 中，David Allen 解释道：

“大多数人在假期前一周对自己的工作感觉最好，但这并不是因为假期本身。 在你开始一次大旅行之前的最后一周你会做什么？ 您清理、关闭、澄清并重新协商与您自己和他人达成的所有协议。 我只是建议你每周做一次，而不是每年一次。”

第 3 步：评估您的进度

在回顾您的工作或个人生活中的项目时，不要实际处理它们。 如果您发现每周回顾花费的时间超过 30 分钟，这可能是因为您正在处理一项任务或项目，而不是回顾它。

例如，整理数百个 Evernote 网络剪报就是一个项目。 回顾一两个作为笔记系统的一部分是一项任务。 评估您的进度、阻碍因素以及您下一步需要做什么。

例如，如果您是一名作家或创意专业人士，那么本评论不是撰写或编辑您的作品的时候。 您想评估与客户的字数或进度。 在你的审查过程中，对自己诚实。 提出并回答以下问题：

• 这周我完成了什么或做了什么？
• 什么进展顺利/不顺利？
• 下周我最重要的任务是什么？
• 我花了多少时间处理我的优先事项？
• 我是如何营销或推广我的作品的？
• 我需要采取行动的前 7 天/后 7 天日历中有哪些事件？
• 我一直在拖延什么？
• 我应该停止做什么或拒绝什么？
• 我是在朝着还是远离我的长期目标前进？

如果愿意，可以在日记中提出并回答这些问题。 如果您有用于跟踪相关指标的文档，请更新它。 清理你的待办事项清单。 并重新评估您的承诺。

当你清楚下一步该做什么时，你可以在周末停下来，同时自信地开始下一周的新鲜生活。 有时，您必须签入才能签出！

第 4 步：为即将到来的一周做计划

使用您的每周回顾来阐明您的优先事项和下周的计划。

这可能意味着将缺失的活动或即将到来的截止日期添加到即将到来的日历中，或者决定是否需要与编辑或客户重新协商承诺。

如果您使用待办事项列表或任务管理器，现在是用新项目更新它并删除您无意完成的旧项目的时候了。 同样，如果您正在开始一个新项目，您可以收集您现在需要的东西或记录下周的行动。

我还建议为接下来的一周写下 1-3 个理想的结果。 就像写作目标一样，这些将集中在思想上。

在每周回顾中，我归档我的研究，整理我的笔记，并快速阅读我在一周内想到的想法。 这有助于我评估是否有任何我忽略的事情，或者是否有我可以在未来几天的工作中使用的想法。

我还会写下或标记一周内的小成就，例如达到目标字数或完成一本书的章节。

第 5 步：问 3 个简单的问题

大卫·艾伦 (David Allen) 在他的畅销书中说，一次成功的每周回顾会带来 3 个结果：

• 弄清楚，即，你知道下一步需要做什么吗？
• 获取最新信息，即您的任务管理器、日历和项目文件是否是最新的？
• 完成，即您是否查看了所有收件箱？

如果您没有完全正确地完成所有这些，请不要担心。 可能需要进行几轮每周审查才能完全接受该过程。

通过每周回顾发挥创意

每周回顾应该适应你的工作方式。 每周回顾是我运行“今日成为一名作家”的生产力系统的关键部分。 作为一名作家，我发现每周回顾是平衡写作和其他业务领域的理想选择。

它让我相信我在正确的时间写了正确的东西，它帮助我照亮了工艺中被忽视的部分。

通常，我会在周五或周日晚上回顾我的写作和其他目标，这只需要 30 分钟。 我通读我的笔记，评估我一周的字数，并计算我花了多长时间写作。

我还决定下周要花时间写什么。

每周回顾的最后一句话

每周回顾只需要大约半小时，但它应该会在下一周为你节省时间。 毕竟，狙击手花费更多的时间来确定瞄准的位置，而不是实际开枪。

这是一个强大的生产力策略，如果使用得当，它将帮助您在业务上取得成功，并确保您拥有资源和时间来完成您开始的工作。