如何给新员工写欢迎辞
已发表: 2021-10-12新员工在公司的头几天就为他们的任期定下了基调。热烈的欢迎信息通常会在入职的关键头几天发送,让新团队成员了解公司的流程、价值观和文化。当他们熟悉团队以及他们的新角色与更大目标的关系时,这种问候还可以帮助他们建立信息网络。
根据Sapling HR 的一项调查,糟糕的入职体验可能会导致新员工在其他地方寻找另一份工作的可能性增加一倍。
随着越来越多的雇主扩展远程工作或过渡到长期混合安排,有效地接触新员工可以培养合作关系,无论工作环境如何。
什么是欢迎信或欢迎辞?
新员工的入职流程通常包括大量的文件签署、系统帐户创建、流程共享、培训和介绍。
欢迎消息可以正式地将新员工介绍给组织内的大型团体,也可以是同事之间的非正式介绍。通常,会共享一些详细信息,其中可能包括有关他们以前的角色以及他们将为公司做出的贡献的信息。
它应该包括什么?
欢迎问候语中包含的内容以及语气的具体信息取决于发件人。以下是欢迎消息可以包含的内容示例,具体取决于发送者。
人力资源/招聘人员
由招聘人员或人力资源团队成员撰写的欢迎信将以热情的问候作为邮件的开头。
然后,它可能包括员工在第一天必须完成的管理任务列表,以便让自己做好开始工作的准备。例如,它可以详细说明为组织的内联网创建用户帐户的说明,或者包含需要签署的初步文件的附件或链接。
招聘人员和人力资源团队成员的欢迎信还可能提供与部门负责人、招聘经理或其他人员参加的会议日程,作为入职流程的一部分。欢迎信中也可能会分享组织指南,例如着装要求、休息要求、停车信息、公司福利和其他政策。
人力资源部还可能通过电子邮件或内部门户发布公司的一般公告,概述新员工过去的工作经验以及他们加入团队要完成的任务。
招聘经理
与新员工密切合作的招聘经理通常会提供更多有关新员工在入职前几天,甚至可能是前几周和几个月的期望的信息。除了以欢迎的问候开头这封信外,该消息还可能包括每日和每小时的培训课程或部门流程的详细分析以供审查。
这也可能是招聘经理提名其他团队成员及其角色的机会。通常情况下,消息会以邀请新员工提出问题或要求澄清(如果需要)来结束。
队友
个别团队成员也可能会觉得有必要通过欢迎的介绍来接触新员工。这些消息在结构、语气和格式上通常都是非正式的。
例如,同事可能会在 Slack 上写一条简短的直接消息,介绍自己以及他们在团队中所做的事情,并以随意的“欢迎加入团队!”结束。
欢迎消息示例
迎接新员工加入您的团队可以采取多种形式。这些信件通常是长的或短的。至于使用哪种工作沟通渠道,长格式的欢迎信通常通过电子邮件或实体信件转发,而短格式的消息可能会在 Slack 等消息平台上进行。
下面有几个示例来说明每种类型的欢迎消息的外观。
长篇
亲爱的[员工全名],
我谨代表[公司/部门]欢迎您加入我们的团队。您在[技能/行业]方面的专业知识将帮助我们实现来年的目标,我们期待您的贡献。
以下是您第一天的日程安排和要完成的任务的概述:
行程:
- [时间] 新员工入职培训
- [时间] CEO和COO简介
- [时间] 午餐
- [时间] 与经理一对一
- 【时间】福利报名会
任务:
- 阅读并签署随附的文件
- 为公司和部门工具设置用户帐户
- 创建您的内联网个人资料
- 与您的导师/好友安排一次介绍会议
如果您有任何疑问,欢迎通过[电话号码/电子邮件]与我联系。再次,我们很高兴您选择加入我们的组织。
问候,
[发件人姓名]
[发件人标题]
简短形式
嘿[新员工名字]!我是[发件人名字],我是[头衔]。我正在处理 [XYZ 任务],并将与您密切合作,因此我想与您联系并亲自欢迎您加入团队。如果您在过渡期间需要任何帮助,请告诉我。我希望到目前为止您第一天过得愉快!
敲出正确的音调
据 SHRM 称,多达 69% 的员工如果拥有积极的入职体验,他们更有可能在公司工作三年。欢迎信息的首次接触会对新员工产生持久的影响。
无论是谁写的欢迎信或信息,使用适当的语气都可能很棘手。如果您在领导团队或人力资源部门,您可能希望您的信息传达出正式但鼓励的语气。欢迎新员工的同事可能希望在他们的信息中达到友好和合作的语气。
如果您正在努力寻找适当的平衡, Grammarly 的语气检测器功能可以通过识别您尝试使用的语气并提供写作建议以在整个消息中保持一致来帮助消除猜测。