从您的电子邮件中清除的话

已发表: 2017-03-27

你臃肿的电子邮件需要节食吗？如果电子邮件过于冗长，收件人可能不愿意仔细阅读。通过消除这些不必要的短语，使您的电子邮件简洁、干净和有效。

一个可能不礼貌的词

当您键入电子邮件时，收件人看不到您闪烁的眼睛和顽皮的笑容。某些词，例如“实际上”，可能看起来很讽刺、居高临下，甚至不礼貌。考虑这些示例对话，并决定两者中的哪一个发送更礼貌的信息。：

老板：玛丽，我今天早上向你要了博尔德报告。你能尽快把它带到我的办公室吗？

回复1：其实我早点放在你桌上的。它应该在你的绿色镇纸下面。如果你没有看到，请告诉我。

回复2：我之前放在你的桌子底下。它应该在你的绿色镇纸下面。如果你没有看到，请告诉我。

第一版真的看起来有点刺耳吗？与其冒着被误解的风险，为什么不在电子邮件中省略不必要的短语“实际上”呢？

7 黄鼠狼单词和短语

黄鼠狼的话让你听起来不确定或不可靠。特别是，如果你想给读者留下好印象，应该去掉七个表达方式：like、sort of、kind of、maybe、maybe、math 和 can。让我们看一下有和没有黄鼠狼的另一封电子邮件示例。

客户：包裹会在星期一到达吗？

回复 1：我们也许可以在星期一之前交付包裹。我有点需要你的追踪号码。也许如果你寄出去，我可以看到包裹在哪里。

回复 2：要查看您的包裹的确切位置，我需要跟踪号。请发送它，如果包裹将在星期一之前到达，我会通知您。

回答二是直接和诚实的。回复一个人是不是很犹豫？如果你想给人一种一切都在掌控之中的印象，请避免听起来像是在试图摆脱某些东西的表达方式。

3 无添加副词

一些作家讨厌副词，但大多数人都同意副词有自己的位置。亨利詹姆斯写道：“形容词是文学的糖，副词是盐。” 为了继续比喻，盐以正确的比例使用会增强食物的味道。太多的盐会破坏一道菜。另一方面，盐在某些食物中没有地位。例如，想象一下在柠檬水中加盐！三个副词是最差的，因为它们对短语没有任何重要的意义。基本上、目前和认真地避免。看看这些例子，看看为什么你应该永远把这三个词抛在脑后。

消息 1：我认真考虑了你的工作机会。基本上，我写信是为了拒绝，因为我目前有延长到明年 4 月 2 日的承诺。一旦它们满足，我会再次与您联系，讨论您有哪些空缺。

消息 2：我写信是为了拒绝你的工作机会，因为我之前的承诺会延长到明年 4 月 2 日。一旦它们满足，我会再次与您联系，讨论您有哪些空缺。

这是一份工作机会！你当然认真考虑过了。你用现在时写作。因此，“当前”是无关紧要的。 “基本上”表示一个陈述总结了复杂情况的最重要方面。但是，您解释了要点。如果您的读者需要更多详细信息，他们会询问。

3 冗余或不精确的短语

我们已经介绍了几个多余的短语，它们只不过是臃肿的写作。在电子邮件中，特别感谢简洁，这些短语应立即删减。让我们重新审视一些最严重的违规者：

事实上

事实上，意思是“在现实中”。演讲者经常用它来纠正误解或指出错误。

演讲者1：我不吃玉米粥，因为我对小麦过敏。

演讲者2：事实上，玉米粥是一种玉米产品。

还记得我们讨论过为什么应该避免“实际上”吗？如果您大声阅读上面的对话，也许您可能会想象扬声器 2 双手叉腰并转动眼睛来进行更正。为什么要冒冒犯读者的风险？不要想当然地认为他们会理解你的动机。最好亲自做出重要的更正或澄清。如果您必须发送电子邮件，请谨慎选择您的措辞。一点点机智会有很长的路要走。

在过程中

尊敬的客户，我们正在改造我们的商店。贝茨位置将关闭，直至另行通知。

如果你去掉“在处理中”这个词，你的客户会感到困惑吗？他们会出现在店面挠头吗？如果您重新阅读没有“在处理中”的句子，您仍然可以理解该位置关闭的原因。为什么说显而易见？

出于所有意图和目的

出于所有意图和目的，意味着“有效”。当事实陈述中可能存在歧义时，人们会使用它。例如，假设您是一位想要停止生产产品的公司所有者。你设定了停止生产的日期。制造产品的大部分材料应在该日期之前使用。如果您最终有剩余的材料，您将继续生产几天以避免浪费。您没有与您的工人详细说明细节，而是声明：出于所有意图和目的，生产将于 10 月 15 日停止。

而不是这个冗长的短语，选择一种更精确的方式来表达模棱两可的细节。在上面的示例中，公司所有者可以说预计生产将在 10 月 12 日停止。或者，她可能会说生产将在 10 月中旬停止。无论哪种方式，工人都会了解生产结束的一般时间范围。

如果您不相信，请考虑“出于所有意图和目的”出现的另一个问题。很多人使用不当。与其冒险成为其中一员，不如使用“in effect”之类的同义词。

英语充满了不需要的填充词。最好的电子邮件是清晰、直接和简短的。如果您希望您的电子邮件传达其目的，请消除这些多余的短语。