How to Write a Letter to Your Elected Representative

One of the hallmarks of democracy is individuals' ability to share their views, request information or help, and seek to persuade those elected to represent them. 与民选官员沟通的最流行方式之一是通过信件或电子邮件。

Personal letters and emails help your message stand out from the crowd of cookie-cutter letters and emails that your elected representatives receive every day. 如果您希望您的信息受到更多关注，请考虑编写或打印一封通过邮件发送的信件。 但是，如果您的信息是关于诸如待决投票之类的时效性问题，那么电子邮件可能是您联系的最佳方式。

无论您是在寻求学校董事会听证会的会议纪要、要求您的市议员填补坑洼，还是试图引起您的美国参议员的注意，本文都将为您提供撰写清晰、尊重的信函或电子邮件以发出自己的声音的指南听到。 Read on to learn how to write a letter to your elected official, what to include, and find examples.

Why write a letter to your elected representative?

The purpose of writing to your elected representative depends on the outcomes you want to achieve. 您可以写信给您选出的代表来表达您的意见，要求他们就特定问题采取行动，或获取公共文件。

例如，您可以写信给您的市议员，要求他们解决您附近的问题。 或者你可以给你的国会议员写一封信，告诉他们一项对你很重要的立法。

Whether you're sending a handwritten letter or an email, the most direct way to let your elected representative know what's important to you is by writing them a message.

何时给您的代表写信

如果你有时间，一封信可能会得到最多的关注，但个人电子邮件也可能很有效。 信件是请求信息、表达您的意见或传达行动号召的适当方式。

以下是您应该写信给您的代表的一些情况：

• 当您需要信息或服务时
• 当您想引起人们对某个问题或需求的关注时
• 当您想感谢他们解决问题或需要时
• 当您想与他们的行为分享您的失望或沮丧时

如何给您的代表写信、电子邮件或信息

在您撰写信息、信件或电子邮件之前，请确定谁应该接收它。 这可能是地方议会成员、州参议员或代表，或联邦参议员或代表。 一旦你知道你要写信给谁，你就可以正确地称呼他们。

然后，澄清你在写什么，并提出三点来支持你的观点。 如果可以的话，想想你可以分享的个人故事，以使你的信息人性化。 解释这个问题如何影响你的生活。

写信的规则是什么？

Here are some rules you should follow when you write a letter to your elected official:

• 如果您正在写电子邮件，请将其控制在一页或五百字以内。
• 在你的信中只讨论一个主题。
• 包括您的家庭住址。
• 如果使用电子邮件，一次只发送给一位代表。
• 在主题行或信件的第一句话中清楚地说明您的主题。
• 包括事实。
• 避免人身攻击。

你应该使用什么语气？

给民选官员的信应保持尊重，更正式的写作语气。 收件人可以保存信件以供官方参考，或者在某些情况下，甚至可以在国会面前阅读它们。

It's important to remember that your elected representatives, whether local or federal, are real human beings. 用礼貌的语气表达你对他们时间的尊重和感激，将有助于你的信息得到应有的关注。

If your elected official has acted in a way that you appreciated, either before or after you've written them a letter, consider sending them a letter of appreciation .

信的结构应该如何？

你的信应该由大约四段组成，不超过一页或五百字。

Here is an outline you can follow when writing to your elected representative:

• 称呼
• 概括
• 语境
• 个人故事
• 恭敬闭幕

信中应包含哪些信息？

如果您正在书写打印或手写的信件，请在右上角注明您书写信件的日期。 如果您正在写一封电子邮件，只需从称呼开始即可。 你的第一段，总结段，应该概述你是谁，你为什么写作，以及你希望他们做什么。 你可以包括你的资历——你的职位或你获得的任何荣誉——如果它们与你所写的问题相关。

在你的第二段中，给代表一些背景。 为什么你写的问题很重要？ 这样，他们就确切地知道您希望他们如何处理该问题。 您可能会要求他们投票支持特定法案，对社区中的坑洼采取行动，或将针对您的问题的资金纳入预算。

然后，提供三个你最好的支持点。 这些可能是数据、相关事件或其他关键证据点。 您可以在您的第二段之后将您的证据分解成一个项目符号列表，或者将它们包含在该段中。

在你信的最后一段，帮助他们与你联系。 包括个人故事可以使您的信更具说服力。 如果您有任何个人联系，或者您认识有联系的人，请讲一个关于它的故事。 你也可以在第四段的开头添加一个过渡句。

在你的信的结尾，包括一个礼貌的结束语。 你可以写“真诚地”、“谢谢你”或类似的东西。 您可以签署您的姓名，但请务必将其打印在您的签名下方。 您可以将您的头衔（如果有）添加到您的姓名中。

在您的姓名之后，包括您的地址、电话号码和电子邮件地址。 This way, if multiple governing bodies are involved, your elected representative will know you are their constituent. 如果他们需要更多信息，他们也可以与您联系。 不要忘记校对您的信件，检查拼写、标点和语法错误。

给代表的信示例

我们已经向联邦、州和地方各级的代表写了三封示例信函。

1给美国代表的信

[你的名字] [你的地址]

尊敬的代表 [姓氏]美国众议院华盛顿特区 20515

尊敬的代表[姓氏]，

我的名字是[X]，我住在你们区。 我写信是为了敦促您增加对 [X 机构/计划/倡议] 的资助。

如您所知，[X 机构] 负责 [X]。 随着我们州的 [X 事件]，我希望您能看到继续资助 [X] 的重要性。

• 事实 1 关于程序的重要性
• 事实2关于官员所在地区的影响
• 关于它如何影响他们所在地区以外的人的事实 3

投资于 [X] 的资金为包括我们州在内的全国社区做出了贡献，创造了就业机会并刺激了当地经济。 我个人认识社区中的许多人，他们将从 [X] 中受益。

我希望你会考虑批准增加对 [X] 的资助。 感谢您的时间和考虑。 如果您希望进一步讨论此问题，请与我联系。

真挚地，

[您的姓名] [您的职位] [您的电子邮件] [您的电话号码]

2给州参议员发电子邮件

尊敬的参议员 [姓]，

作为一个非营利性住房联盟的负责人，我写信是为了敦促您对 [Bill number] 投赞成票。

如您所知，[Bill number] 是一项跨党派、预算中立的提案，旨在在 [Region] 建造更多经济适用房。 批准该法案授权为您的选民的基本基本住房提供关键资金。

[法案编号] 对您的选民有利，原因如下：

• 该法案通过资助新的住房项目来创造当地就业机会并刺激经济。
• 该法案将为两千多个寻求经济适用房的家庭提供住房，其中许多家庭目前没有住房。
• 该法案将增加州政府的财产税收入。

通过[个人联系或工作或生活经历]，我知道为选民提供负担得起的和方便的住房是多么重要。 我们州有成千上万的家庭正在寻找他们可以负担得起的房屋。 我敦促您对 [Bill number] 投赞成票。

感谢您花时间阅读这封电子邮件。 我希望早日收到你的来信。

真挚地，

[全名]、[学位（如果相关）] [地址] [电话号码] [电子邮件]

3致市议员的信

[你的名字] [你的地址]

委员 [姓氏] [工作地址]

尊敬的议员/议员[姓氏]，

我的名字是[你的名字]，是[你的城市]的居民。 我写信是为了敦促您在 2023 年预算中增加对公路部门的资助。

如您所知，坑洼和冻胀一直困扰着 [Your city] 的街道。 今年它们变得更糟了，必须在它们变得更糟之前进行修复。 坑洼会导致机动车辆的悬架、定位、车轴、油底壳和轮胎损坏。

• 每年冬天，美国东北部的冻胀和坑洼共同造成超过 200,000 美元的损失。
• [您的城市]报告了 30 多个坑洼和 150 次反复冻胀。
• 修复 [Your city] 报告的坑洼仅需 1,350 美元。

在过去的 12 个月里，由于我们的道路，我个人在汽车维修上花费了超过 1,500 美元。 我敦促您提供资金来修复坑洼。 我还想请求市议会考虑重新铺设 [道路名称] 以减轻冻胀。

感谢您的时间和考虑。

真挚地，

[你的名字]

写信给你的代表听

许多民选官员要为成千上万个人的声音负责。 他们还负责应对不断变化的公共安全、预算、医疗保健、城市发展等问题。 这就是为什么花时间给您的代表写信很重要。

通过信件和电子邮件与当地代表互动几乎总是比写信给更高级别的官员产生更大的影响。 地方官员代表的人更少，对直接影响你的事情有更多的发言权。

影响最大的信件是手写的、个人的、简洁的和深思熟虑的。 通过写信与您的代表建立关系可能有助于您的信件产生更大的影响。 如果您想帮助做出改变，在政府中拥有积极、参与的声音很重要。