如何提供书面反馈：注意事项

建设性和直接的反馈可以帮助经理和同事互相激励，同时庆祝成长和承认挑战，而我们分享反馈的方法对于我们的同事如何接收反馈至关重要。

提供反馈并不是每个人都自然而然的，但不用担心；我们整理了一份撰写建设性反馈的完整指南。在本文中，您将找到提供书面反馈的三步公式、撰写专业反馈的技巧以及书面反馈的示例。

什么是书面反馈？

书面反馈是指导记录，旨在帮助工作场所的人员提高和专业发展。一般来说，书面反馈可以包括表扬、对可以改进的地方的了解以及该人需要遵循的一些后续步骤。

书面反馈可以是正式的或非正式的，可以采用多种媒介，包括以下常见格式：

• 年度评审
• 项目回顾
• 评价
• 每周会议
• 同行反馈
• 电子邮件
• 文档、项目管理工具或其他工作平台中的评论
• 修改请求

何时提供书面反馈

书面反馈是留下书面记录的好方法，记录一个人的进步，并为经理和接收者在跟踪工作或实现目标的过程中提供参考（而口头反馈可能会被遗忘或误记）。

许多工作场所将反馈视为进步和挑战的领域，而不是积极和消极的评估。对某人的工作或行为提出批评的反馈可能很难提供和接收，但避免反馈则更糟糕。通过拒绝负面反馈，你会对这个人造成伤害：如果他们不知道自己没有达到标准，他们如何能够改进？

在以下情况下，您可能需要提供书面反馈。

• 公司要求的审查或评估
• 留下书面记录或保留记录
• 不复杂的情况很容易解释
• 违反书面规则
• 活动结束后提供反馈

什么时候应该推迟反馈？

在某些情况下，反馈应该被推迟或保留。

如果反馈不具有可操作性或肯定性，请问问自己为什么要提供反馈。当情绪高涨，或者你想分享的信息是私人的时，请退后一步并重新评估。

建设性反馈应包括对接收者的工作或需要改进的行为的注释——他们做得好的地方、做得不好的地方的证据，以及激励他们的明确的后续步骤。积极的反馈应该是具体的和补充性的。

最后，如果您正在处理的情况太复杂而无法以书面形式解释，或者可能会断章取义，那么您应该避免使用书面反馈作为主要交付方式。您可以使用书面反馈来记录对话，但细微差别的情况最好保留为口头反馈。

在以下情况下，您不应提供书面反馈：

• 当情绪高涨时
• 当个人反馈没有建设性时
• 在微妙的情况下

如何提供书面反馈

无论主题是您希望接收者继续还是改变的行为，您都可以以书面形式积极地表达您的评估。

无论您想提供什么类型的反馈，请确保及时到达。大多数书面反馈是在事件发生后提供的。一个好的经验法则是在事件发生后一周内提供反馈，除非是年度审查、项目反馈或其他预定形式的反馈。

具体一点

在反馈方面，避免一概而论。接收者的行动示例和您的后续建议应尽可能清晰。

你说的越具体，接收者就越容易消化你所传达的信息。首先问自己：“我希望通过提供反馈实现什么目标？”并从那里向后工作。

如果您提供建设性反馈，请提供该人的工作或行为不符合标准的示例。然后给他们明确的、可衡量的、可实现的目标，让他们在规定的时间内完成。如果您提供积极的反馈，请指出您希望再次看到的具体行动或结果。

强调重要性

虽然您可能觉得与收件人讨论的反馈很重要，但他们可能不这么认为。您有责任传达为什么您所分享的内容很重要。

您可以通过解释他们的行动（或缺乏行动）的影响来向他们展示这一点的重要性。

要有同理心

如果您以同理心和善意的方式分享您的反馈，那么您的反馈更有可能得到好评。善意的反馈是建设性的、尊重的、支持性的和富有同情心的。您可以承认挑战和外部影响，并注明（如果属实）您赞赏他们的努力。

善意可以通过以下方式表达：

• 留出时间让他们向您提问。
• 使用“我”陈述而不是“你”陈述，例如，“我注意到每周指标来得晚了”或“我希望看到我们团队目标的更完美的呈现。”
• 赞美你希望看到更多的事物。
• 承认外部挑战（如果存在）。

书面反馈的示例

通讯反馈消息示例

嘿，莱克斯。我想知道您是否有酒店项目的最新状态。如果您遇到任何问题，请尽快告诉我，以便我帮助您重回正轨。由于我们的项目即将结束，您能否在一周内多次给我发消息，以便我知道我们的进展情况？谢谢！

积极反馈即时消息示例

汉娜——感谢您在今天的站立会议中表现出开放的态度和坚持不懈的态度。您的创造性思维帮助我们以新的方式看待这个问题，我相信我们能够按时完成该项目。接下来，让我们集中精力重新组织最后两个冲刺，以在截止日期前完成任务。继续保持出色的工作！

经理反馈示例

嘿玛莎，我们可以安排时间讨论我们的沟通和我的目标吗？当我最近询问我的销售目标时，我觉得我没有得到关于我应该实现的目标的明确答案。我很乐意在下周内与您联系，以在本季度末实现我的目标。星期三你有空吗？

年度审核电子邮件示例

嗨埃里克，

感谢您参加今天我们的年度回顾会议。您将在附件中找到完整的审核表。我在下面列出了重点内容。

进展顺利：您是一位强大而及时的沟通者，也是一位勤奋、注重细节的项目经理。您的团队赞扬您（见附件），您的协作努力不会被忽视！

需要改进的地方：今年您只完成了六分之二的项目截止日期。这会导致项目超出预算，并影响我们正确安排承包商的能力。

后续步骤：正如我们在会议中讨论的那样，请优先考虑来年的截止日期。如果您需要更多员工、更少项目或任何其他资源，请随时告诉我。

如果您需要讨论问题或有其他问题或疑虑，我随时为您服务。

真挚地，

劳伦

同行反馈示例

嘿，Mak，过去一周你与团队的合作非常好，但当你请求我帮助设计电子邮件活动的图形时，我觉得我自己的项目被搁置了。我过去已经看过足够多的你的作品，相信你可以自己想出一套很棒的作品。你认为下周你可以尝试单独解决这些问题吗？如果没有，请告诉我，我们将讨论一些替代方案。

反馈是专业发展的关键

制定有效的反馈需要付出努力。要创建富有成效、易于理解的反馈，请确保其清晰、富有同理心且可操作。

举例说明他们的工作或行为何时不理想，并提供清晰、可实现的后续目标。此外，指出成就并强调反馈的重要性。设身处地为收件人着想，并保持书面反馈的条理清晰。坚持这种方法，您将能够提供有效的书面反馈。

正面和负面反馈都要求你写得有技巧。因此，请记住以下基础知识：

1. 从积极的方面开始。
2. 如果有的话，指出不足之处。
3. 以清晰、可实现的后续步骤结束。

当您提供书面反馈时，您可能会有特定的目标。但请记住，最好的结果是人们欣赏这种洞察力并知道如何处理这些信息。