如何提供书面反馈：注意事项

建设性和直接的反馈可以帮助经理和同事在庆祝成长和承认挑战的同时相互激励，而我们分享反馈的方法对于我们的同事如何接收反馈至关重要。

并不是每个人都会自然而然地提供反馈，但别担心； 我们整理了一份完整的指南来撰写建设性反馈。 在本文中，您将找到我们提供书面反馈的三步公式、撰写专业反馈的技巧以及书面反馈示例。

什么是书面反馈？

书面反馈是一种指导记录，旨在帮助工作场所的某人提高和专业发展。 通常，书面反馈可以包括表扬、了解可以改进的地方以及供此人遵循的后续步骤。

书面反馈可以是正式的，也可以是非正式的，可以采用多种媒介，包括以下常见格式：

• 年度回顾
• 项目回顾
• 评价
• 每周例会
• 同行反馈
• 电子邮件
• 文档、项目管理工具或其他工作平台中的评论
• 修订请求

何时提供书面反馈

书面反馈是留下书面记录的好方法，可以记录一个人的进步，并在跟踪工作或目标进展时为经理和接收者提供一些参考（而口头反馈可能会被遗忘或记错）。

许多工作场所将反馈视为进步和挑战的领域，而不是正面和负面的评估。 批评某人的工作或行为的反馈可能很难给予和接受，但避免它会更糟。 通过拒绝负面反馈，你对这个人是一种伤害：如果他们不知道自己没有达到标准，他们怎么能改进呢？

在以下情况下，您可能希望提供书面反馈。

• 公司要求的审查或评估
• 留下书面记录或保留记录
• 简单的情况很容易解释
• 违反书面规则
• 活动结束后提供反馈

你什么时候应该推迟反馈？

在某些情况下，反馈应该被推迟或保留。

如果反馈不可操作或不能肯定，请问问自己为什么要提供反馈。 当情绪高涨，或者您想分享的信息是个人信息时，请退后一步并重新评估。

建设性的反馈应该包括关于接受者需要改进的工作或行为的注释——证明他们做得好的地方，他们做得不好的地方，以及激励他们的明确的后续步骤。 积极的反馈应该是具体的和赞美的。

最后，如果您处理的情况太复杂而无法以书面形式解释，或者可以断章取义，则应避免使用书面反馈作为您的主要交付方式。 您可以使用书面反馈来记录对话，但最好将细微的情况留作口头反馈。

在以下情况下，您应避免提供书面反馈：

• 当情绪高涨
• 当个人反馈没有建设性时
• 在微妙的情况下

如何提供书面反馈

无论主题是您希望接受者继续还是改变的行为，您都可以以书面形式积极地进行评估。

无论您想提供何种类型的反馈，请确保它及时送达。 大多数书面反馈是在事件已经发生之后提供的。 一个好的经验法则是在事件发生后的一周内提供反馈，除非是年度审查、项目反馈或其他预定形式的反馈。

请明确点

在反馈方面，避免一概而论。 收件人的行为示例和您对前进的建议应尽可能清楚。

你越具体，接收者就越容易消化你传达的信息。 首先问自己，“我希望通过提供此反馈实现什么目标？” 并从那里向后工作。

如果您要提供建设性的反馈，请举例说明此人的工作或行为何时不符合标准。 然后给他们明确的、可衡量的、可实现的目标，让他们在规定的时间范围内完成。 如果您提供积极的反馈，请指出您希望再次看到的具体行动或结果。

强调重要性

虽然您可能觉得您与接收者讨论的反馈很重要，但他们可能不会有同样的感觉。 您有责任传达为什么您分享的内容很重要。

您可以通过解释他们的行动（或不采取行动）的影响来向他们表明这很重要。

善解人意

如果您以同理心和善意分享，您的反馈更有可能被很好地接受。 善意的反馈是建设性的、尊重的、支持的和富有同情心的。 您可以承认挑战和外部影响，并注明（如果属实）您感谢他们的努力。

善良可以通过以下方式传达：

• 留出时间让他们问你问题。
• 使用我的陈述而不是你的陈述，例如，“我注意到每周指标迟到了”或“我希望看到我们团队目标的更完美的呈现。”
• 赞美你想看到更多的东西。
• 承认外部挑战（如果存在）。

书面反馈的例子

沟通反馈信息示例

嘿，莱克斯。 我想知道您是否有酒店项目的最新状态。 如果您遇到任何问题，请尽快告诉我，以便我帮助您重回正轨。 当我们接近项目尾声时，能否请你在一周内给我发几次消息，让我知道我们的进展情况？ 谢谢！

正反馈即时消息示例

汉娜——感谢你在我们今天的站立会议中表现出开放的态度和坚持不懈的态度。 你的创造性思维帮助我们以新的方式看待问题，我相信我们能够按时完成项目。 接下来，让我们集中精力重组最后两个冲刺以赶上截止日期。 保持了出色的工作！

经理反馈示例

嘿玛莎，我们可以安排时间讨论我们的沟通和我的目标吗？ 当我最近询问我的销售目标时，我觉得我没有得到关于我应该追求什么的明确答案。 我很乐意在下周内与您会面，以便在本季度末实现我的目标。 你星期三有空吗？

年度审查电子邮件示例

嗨埃里克，

感谢您今天参加我们的年度审查会议。 您将在附件中找到完整的审核表。 我在下面列出了要点。

好的方面：你一直是一个强大而及时的沟通者和勤奋、注重细节的项目经理。 您的团队称赞您（见附件），您的协作努力不会被忽视！

需要改进的地方：今年你只完成了六个项目截止日期中的两个。 这会导致项目超出预算并影响我们正确安排承包商的能力。

后续步骤：正如我们在会议上讨论的那样，请优先考虑来年的截止日期。 如果您需要更多员工、更少项目或任何其他资源，请随时告诉我。

如果您需要倾诉或有其他问题或疑虑，我会在这里为您服务。

真挚地，

劳伦

同行反馈示例

嘿 Mak，过去一周你与团队的合作很棒，但当你向我寻求电子邮件活动图形方面的帮助时，我觉得我自己的项目被搁置了。 我看过你过去的很多作品，相信你可以自己设计出一套很棒的作品。 你认为下周你可以尝试单独对付他们吗？ 如果没有，请告诉我，我们将讨论一些替代方案。

反馈是专业发展的关键

制定有效的反馈需要付出努力。 要创建富有成效、易于理解的反馈，请确保其清晰、易懂且可操作。

举例说明他们的工作或行为何时不理想，并提供明确、可实现的后续目标。 此外，指出成就并强调反馈的重要性。 设身处地为收件人着想，让您的书面反馈井井有条。 坚持这种方法，您将能够提供有效的书面反馈。

正面和负面的反馈都需要你用一些机智来写。 因此，请牢记这些基础知识：

1. 从积极的方面开始。
2. 指出缺少什么，如果有的话。
3. 完成清晰、可实现的后续步骤。

当您提供书面反馈时，您可能有一个特定的目标。 但请记住，最好的结果是此人欣赏洞察力并知道如何处理这些信息。