在電子郵件中表達「抱歉給您帶來不便」的 4 種更好方法

沒有人喜歡傳播壞消息——尤其是在書面上。當傳達不幸的消息、錯誤或令人失望的事件時，我們傾向於添加一個特定的短語來減輕打擊：“抱歉給您帶來不便。”使用這句話的誘惑是可以理解的。但它經常被過度使用，無論我們是報告輕微的麻煩，例如更改會議時間，還是更重要的事情，例如取消主要合約。

但即使認真使用時，這種陳腔濫調的說法也變得如此普遍，諷刺的是，它聽起來很不真誠。特別是如果你的接收者認為這種不便是一個很大的煩惱，那麼預先準備好的道歉就不能傳達多少悔意；你可能會顯得不真誠或麻木不仁。

有更好的選擇來表達歉意。有時有更合適的方式來表達遺憾，尤其是在您無法控制的情況下。也許是在寫一封道歉信。在其他時候——當你確實感到悔恨和有過錯​​時——有更強烈的方式來表達。在這裡，我們針對您可能遇到的不同情況收集了一些替代方案。

1 “我理解你的沮喪。”

尤其是在專業環境中面向客戶的角色中，很容易使用「抱歉給您帶來的不便」作為籠統的道歉（例如，包裹遺失、錯過預約或服務錯誤）。在這些情況下，這句話可能被認為是無效或不專業，而不是關心。這可能會加劇挫折感。

精心設計回覆以表明您了解收件人的觀點並希望彌補錯誤行為非常重要。承認他們的感受並接受責備，而不是僅僅將他們的抱怨視為「不便」而忽略他們的抱怨，更有可能導致修復。使用「我理解你的挫敗感」可以以同理心引導回應。這是一種更有力的方式，有望緩解緊張的情緒，並達成雙方都滿意的解決方案。

2 “我意識到這令人失望。”

想像一下：您因一周忙碌的工作而筋疲力盡，需要取消晚餐約會。 。 。距離開始還有三十分鐘。發送「抱歉給您帶來不便」是傳達該訊息的客觀方式。儘管我們的通訊越來越數位化，但我們並不是機器人。請記住，信件的另一端有一個人。

認識失望並承擔責任是這裡的關鍵。表示你正在考慮他們的觀點。相反，試著以這樣的方式開始你的文字：「我意識到這是臨時通知，我們整個星期都期待在你最喜歡的餐廳見面。 。 」。有了這個，你就承擔了責任。包括個人詳細資訊也傳達了關懷。

讓您的收件人知道您意識到自己的錯誤並致力於解決問題，這將在雙方關係中建立信任和信心，無論是個人關係還是職業關係。

3 “感謝您的耐心等待。”

遺憾和悔恨不是同一件事。有時，一些不幸或令人遺憾的事情會發生，但卻是我們無法控制的。這些情況其實並不值得你道歉。例如：假設您是航空公司訂票服務員，一場冬季暴風雪導致航班延誤數小時。您無需對極端天氣負責。在這種情況下，使用「我很抱歉給您帶來不便」可能會在沒有任何問題的情況下將責任歸咎於自己。

在道歉時，你可能要承擔一些超出你控制範圍的責任。相反，將手頭上的情緒從悔恨轉變為感激。表達對理解的感謝會翻轉劇本，也可能激發收件人的同樣的情感。試試：「非常感謝您的耐心等待。我們希望起飛條件很快就能安全。這可以讓收件人知道您同情並理解他們的憤怒。

4 “讓我幫忙。”

與其道歉，不如提供解決方案。人們在感到失望時會抱怨，因為他們希望被傾聽或希望問題得到解決。 「我很抱歉把紅酒灑在你的白褲子上給你帶來不便」並不能去除污漬。另一方面，「讓我支付你的乾洗費用」將會。

在解決問題的過程中具有積極主動的意識將向您的收件人證明您正在努力成為一個更有責任感的人。這種方法可以讓您免於日後的麻煩。下次遇到你有能力解決的問題時，主動提出解決它。