在電子郵件中表達“抱歉給您帶來的不便”的 4 種更好的方式

已發表: 2021-02-02

沒有人喜歡成為壞消息的承擔者——尤其是在寫作方面。當傳達不幸的消息、錯誤或令人失望的事件時，我們傾向於使用一個特定的短語來減輕打擊：“抱歉給您帶來不便。” 使用這句話的誘惑是可以理解的。但它經常被過度使用，無論我們是報告輕微的麻煩，例如更改會議時間，還是更重要的事情，例如取消主要合同。

但即使認真使用，這種陳詞濫調也變得如此普遍，具有諷刺意味的是，它聽起來不真誠。特別是如果您的收件人將不便視為很大的煩惱，那麼罐頭道歉可以傳達很少的悔意；你冒著聽起來不誠實或麻木不仁的風險。

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說對不起有更好的選擇。有時有一種更合適的方式來表達對某種情況的遺憾，尤其是在你無法控制的情況下。其他時候——當你真的很懊悔和犯錯時——有更強有力的方式來表達。在這裡，我們為您可能會遇到的不同情況收集了一些替代方案。

1 “我理解你的沮喪。”

尤其是在專業環境中面向客戶的角色中，很容易使用“抱歉給您帶來不便”來解決許多問題（例如，丟失包裹、錯過約會或服務錯誤）。在這些情況下，這句話可能會讓人覺得無效或不專業，而不是關心。這可能會加劇挫敗感。

做出回應以表明您了解收件人的觀點並希望彌補不當行為，這一點很重要。與其將他們的抱怨僅僅視為“不便”而忽略，承認他們的感受並接受指責更有可能導致修復。使用“我理解你的挫敗感”可以用同理心來引導回應。這是一種更有力的方式，希望能緩和強烈的情緒——並達成雙方都感覺良好的解決方案。

想像一下：您在繁忙的工作周中筋疲力盡，需要取消晚餐約會。 . . 開始前三十分鐘。發送“抱歉給您帶來的不便”感覺像是傳達該消息的一種客觀的方式。儘管我們的通信越來越數字化，但我們不是機器人。記住在通信的另一端有一個人。

認識到失望並掌握主動權是這裡的關鍵。表明你正在考慮他們的觀點。取而代之的是，嘗試以類似以下內容的方式開始您的文本：“我意識到這是短暫的通知，我們整個星期都期待在您最喜歡的餐廳見面。 . . ” 有了這個，你承擔責任。包括個人詳細信息也傳達了關懷。

讓您的收件人知道您意識到自己的錯誤並致力於解決問題，這將建立對人際關係的信任和信心，無論是個人的還是專業的。

後悔和自責不是一回事。有時，會發生不幸或令人遺憾但我們無法控制的事情。這些情況實際上並不值得你道歉。例如：假設您是一名航空公司預訂服務員，而冬季暴風雪導致長達數小時的航班延誤。你不對極端天氣負責。在這種情況下，使用“我很抱歉給您帶來的不便”可以在沒有任何責任的情況下將責任歸咎於自己。

在道歉時，你冒著對你無法控制的事情承擔責任的風險。相反，將手頭的情緒從悔恨轉變為感激。表達對理解的感謝會翻轉劇本，也可能會在接受者身上引發這種情緒。嘗試：“非常感謝您的耐心。我們希望條件能很快安全起飛。” 這讓接受者知道你同情並理解他們的憤怒。

與其道歉，不如提出解決方案。人們在失望時會抱怨——不是因為他們喜歡發牢騷，而是因為他們想要被聽到，或者想要解決他們的問題。 “我很抱歉把紅酒灑在你的白褲子上造成的不便”不會把污漬弄掉。另一方面，“讓我支付你的干洗費用”會。

意識到在解決問題的過程中要積極主動，這將向你的接受者證明你努力成為一個更有責任感的人。這種方法可以使您免於遇到麻煩。下次遇到您力所能及的問題時，請提出解決問題。