製作完美新聞稿電子郵件的逐步指南

您已經撰寫了一份出色的新聞稿，並且已準備好發送給媒體。 但是，您如何以能讓您的新聞稿被閱讀和撰寫的方式接觸呢？

今天我們將深入探討聯繫媒體的重要一步。 我們將討論如何透過電子郵件發送新聞稿，以獲得您需要的結果！

新聞稿電子郵件

希望您已經準備好新聞稿，但記住一些事情很重要。

新聞稿是與世界分享有新聞價值的最佳方式之一。 無論您的內容是關於活動、新產品還是重要更新，它都需要合適的長度。 它應該包含為讀者提供內容和價值的資訊。

目的顯然是為了吸引記者和媒體的注意，以便他們可以談論您的新聞。

那麼，一封電子郵件中的好新聞稿應該要多長呢？ 您可能認為必須改變長度。 但即使是電子郵件的一部分，您的目標也應該是確保閱讀它的人能夠獲得所有重要的詳細信息，而不會感到不知所措。

一份好的新聞稿字數通常在 300 到 400 字左右，無論您如何發送。 這是足夠的空間來表達您需要表達的內容，而不會失去讀者的興趣。

近年來，由於網路和社群媒體的影響，新聞稿發生了很大變化。 過去，它們大多被送到報紙和電視台。

現在它們可以在網路上分享，在短時間內接觸到更多的人。

建立媒體列表

當您有新聞要分享時，您希望將其傳達給真正感興趣的人。 這就是媒體清單發揮作用的地方。

媒體清單是您在媒體界的聯絡人的集合。 這些人可能是報道與您的新聞相關的主題的記者、部落客或有影響力的人。

創建媒體清單需要進行一些研究。 首先尋找撰寫有關您所在行業的文章的人。 理想情況下，您可以新增對類似故事表現出興趣的人。

您可以透過閱讀文章或查看社交媒體來找到它們。 您也可以使用媒體資料庫，按記者的節奏或感興趣的領域列出他們。

下一步是收集他們的聯絡信息，通常是他們的電子郵件地址。 有時您可以在他們發布作品的網站上找到此資訊。

您可能需要使用社交媒體，甚至致電媒體機構詢問。

重要的是要記住，並非所有媒體接觸都適合每個故事。 這就是為什麼客製化你的方法是關鍵。

您可能不會向當地報紙記者和國家雜誌記者發送同一封電子郵件。

了解他們通常寫的內容可以幫助您自訂您的訊息，以便更容易引起他們的興趣。

建立可靠的媒體清單是一個過程。 它涉及了解誰可能對您的新聞感興趣以及原因。 有了一份好的清單，您距離將您的故事推向世界又更近了一步。

準備您的電子郵件

當需要向媒體發送新聞稿時，您撰寫的電子郵件與新聞稿本身同樣重要。

您的電子郵件是記者看到的第一件事。 它決定他們是否會查看您的新聞稿。 因此，從一開始就給人留下良好的印象至關重要。

電子郵件的主題行是您吸引註意力的第一次機會。 它應該要清晰有趣，讓記者有充分的理由去閱讀更多內容。

避免使用全部大寫或太多感嘆號。 這些通常表明電子郵件是垃圾郵件。 相反，應專注於使主題簡潔且資訊豐富。 這將有助於您的電子郵件在繁忙的收件匣中脫穎而出。

電子郵件正文應以個人問候語開頭。 如果您知道記者的名字，請使用該名字。

這增加了個人風格並表明您已經完成了作業。 打招呼後，簡單介紹一下自己，並解釋為什麼要聯絡我們。 保持簡短並切中要點。

然後繼續總結您的新聞稿。 強調重點以及為什麼它與記者的受眾相關。

激發興趣

這部分可能是最重要的。 您想激發他們對您的故事的興趣。 如果附有您的新聞稿，請提及並鼓勵他們閱讀以了解更多詳細資訊。

或者，如果新聞稿位於電子郵件正文中，請確保其標記清晰且易於找到。

發送新聞稿時，時機是關鍵。 避免週一早上或週五下午等繁忙時間。 在這些時候，您的電子郵件更有可能在混亂中迷失方向。

爭取在周中和上午中旬進行，以獲得獲得關注的最佳機會。

保持您的電子郵件專業但友好。 你想與記者建立關係，而不僅僅是向他們推銷。 精心設計的電子郵件可以為未來的溝通打開大門，並增加您的新聞稿被採納的可能性。

新聞稿提交及跟進

製作好新聞稿並準備好電子郵件後，下一步就是發送並跟進。

發送新聞稿可能看起來很簡單，但如果您想提高效率，您還需要做更多的事情。

首先，您需要決定如何發送新聞稿。 您可以透過電子郵件直接將其發送給您認為相關的記者和媒體機構。

另一個選擇是使用新聞稿服務。 這些服務可以將您的新聞稿分發給廣泛的媒體聯絡人網路。 這可以增加您受到關注的機會，儘管需要付出一定的代價。

發送新聞稿後，等待的遊戲就開始了。 但不要只是坐下來等待回覆。

跟進很重要。 等待幾天，然後發送一封禮貌的電子郵件以確認他們收到了您的新聞稿。 詢問他們是否需要更多資訊。

這個後續行動可以產生很大的影響，因為它表明你對新聞是認真的。 它還有助於與媒體建立關係。

但堅持不懈和成為麻煩只有一線之隔。

你要確保自己沒有做得太過分。 如果您在一兩次跟進後沒有得到回复，那麼就該繼續前進了。 還會有其他機會。

追蹤新聞稿的影響是此過程的重要組成部分。 記下哪些媒體報道了您的故事以及它受到了多少關注。

這可以幫助您改進下次的方法。 每份新聞稿都是學習機會。 透過分析哪些有效、哪些無效，您可以提高未來成功的機會。

要避免的常見錯誤

一大錯誤是沒有個性化您的電子郵件。 向每個人發送相同的訊息可能看起來很有效，但效果並不好。

記者和編輯每天都會收到大量電子郵件。 個人化的筆記可以讓您的筆記脫穎而出。

提及為什麼你認為你的故事符合他們的節奏或他們以前寫過的故事。 這表示你已經做好了功課並且關心他們的工作。

時機是另一個容易出錯的地方。 你可能有最好的故事，但如果你在媒體充斥著其他新聞時發出它，它可能會被忽視。

不跟進就是錯失良機。 當然，您可能會擔心看起來很麻煩。 這是一個非常可以理解的擔憂。 同時，人們常常欣賞溫和的推動。

另外，它表明您很投入並相信您的故事。

忽視電子郵件中良好主旨行的力量是一種常見的疏忽。 您的主題行是記者看到的第一件事，因此請使其有趣且清晰。 這應該給他們一個打開您的電子郵件的理由。

並且不要忘記建立關係的重要性。 發送新聞稿不僅是為了發布您當前的故事。 這是關於與媒體建立持續的聯繫。

要有禮貌、專業並尊重他們的時間和工作量。 這些關係可能對未來的故事有益。

即使您正在發布的當前新聞稿很難通過，您也可以利用這個機會向他們展示您是專業人士。 您將明確表示您將再次回來向他們推銷優質訊息。

這就是透過電子郵件發送新聞稿的方法

駕馭媒體世界可能很棘手，但透過正確的指導如何透過電子郵件發送新聞稿，您的宣傳可以蓬勃發展。

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