成功所需的 19 種最佳商務寫作技巧

想成為更好的商務人士？ 學習這 19 種最佳商務寫作技巧，助你脫穎而出！

在商業世界中，專業人士經常相互交流。 他們發送電子郵件、提案、報告，甚至私信。

商業寫作技巧對於專業人士做好工作至關重要，但許多大學畢業或開始他們的職業生涯時缺乏這些重要能力。 商業寫作與同事、組織領導、客戶或其他利益相關者就企業及其運營進行交流。 它需要指導、通知、說服和幫助創建交易。 最重要的是，它必須是明確的。 紮實的​​商務寫作技巧將使您在職業生涯中走得更遠。

雖然您可以參加商業寫作課程來幫助您學習如何為商業環境寫作，但您可能沒有時間或金錢投資於此類培訓。 通過一些有用的提示，您可以學會在商務中進行良好的溝通。 這些策略將

1. 有目的的寫作

在商業世界中，做任何事情都有明確的目的是必不可少的，寫作也不例外。 有目的的寫作在你開始寫作之前就開始了。 首先，您需要知道您寫作的原因，並使用您的商務溝通技巧在您的寫作中清楚地表明該目的。 有目的的寫作可以幫助您創建書面交流，用更少的文字切中要害。 時間在業務中具有很高的價值，因此快速切入主題很有幫助。

2.避免流行語和行話

每個行業都有其流行語和行話。 Merriam-Webster 詞典將流行語定義為“一個聽起來很重要、通常是技術性的詞或短語，通常意義不大，主要用於給外行留下深刻印象”。 行話的定義是“特殊活動或團體的技術術語或特徵”。 好的作家可以在沒有這些不必要的或有時令人困惑的詞的情況下傳達意思。 商業流行語的例子包括：

• 協同作用
• 唾手可得的果實
• 圈回來
• 盒子外
• 敏捷
• 槓桿作用
• 動針
• 深潛
• 帶寬
• 雲端
• 底線
• 整體分析
• 企業文化
• 增長黑客

首字母縮略詞也可以是一種行話或流行語，除非它們在您的行業中眾所周知。 相反，使用更精確的單詞選擇，或者將這些術語完全從您的寫作中刪除。

3. 去除情緒

商業寫作不是情感寫作。 雖然某些類型的商業寫作確實側重於說服，但您將使用事實和信心來說服，而不是高度情緒化的語言。 這並不意味著您無法在寫作中解釋您的熱情或興奮。 請注意情緒和情緒化的詞語不會驅動交流，並選擇簡單的句子結構和清晰、事實的交流。

4.限制副詞

副詞是修飾動詞和其他修飾語的詞。 如果你使用強動詞，你就不需要副詞來修飾它。 通讀您的商務通訊，看看您可以在哪些地方限制副詞的使用。 例如，你可以這樣說：

• 客戶對您的團隊成員大喊大叫。

副詞“大聲”在這裡沒有必要傳達適當的意思。 大聲喊叫，這樣你就可以說：

• 客戶對您的團隊成員大喊大叫。

5. 保持簡短

商務溝通中的句子和段落都應該簡短明了。 使用簡單的句子結構，不惜一切代價避免連續句子。 如果您能用比您選擇的更少的字數來表達某事，請將其修改為更短的版本。 在繁忙的商業世界中，冗長、冗長的溝通是不合適的。 如果您需要發送很長的段落或電子郵件，請想辦法將其拆分。 較小的文本塊比長文本塊更容易讓讀者消化。

6.組織你的想法

當你寫學術論文時，你通常從大綱開始。 大綱可幫助您將想法組織成清晰、深思熟慮的模式。 如果您對商務寫作也這樣做，那將會有所幫助。 即使你沒有創建正式的大綱，也要確保你組織了這些想法。 通常，對於商務溝通，您將從最重要的信息或溝通的目的開始，然後是讀者需要了解的事實或其他信息。

在通信結束時保留不太重要的信息。 組織你的想法也意味著當你從一個句子移動到另一個句子時使用過渡詞。 這會在您的作品中產生凝聚力和流動感。 此外，它使意思更容易被吸收。

7. 簡明扼要地寫作

保持你的寫作風格簡潔明了。 使用強大的溝通技巧，清楚地說出您的意思，避免不必要的言語。 簡潔的寫作在商業中很重要，因為讀者通常沒有太多時間閱讀文檔，尤其是商業電子郵件。 因此，他們需要能夠掃描業務文檔以立即獲取所需信息。

8.了解你的聽眾

有效的溝通，無論是口頭的還是書面的，都需要了解您的聽眾。 了解您的讀者可以告訴您讀者是否會理解特定的短語或術語，這將幫助您了解您的意思。 了解您的聽眾可以幫助您選擇語氣和詞彙來更輕鬆地傳達您的意思。 它還將使您能夠闡明觀眾對您的期望的適當專業水平。

9.使用專業的語氣

有效的商業寫作不會是高度個人化的。 雖然你可以傳達友好的語氣，但你必須保持專業精神。 有時這是寫作訓練帶來的，但通常來自經驗。 寫完後考慮大聲朗讀你的作品。 你表達的是友好但專業的聲音，還是聽起來像是在和好朋友說話？ 然後，修飾您的寫作，消除縮略語和俚語，使其聽起來更專業。

10. 用主動語態敘述

主動語態涉及執行句子動作的句子主語。 因此，用主動語態寫作可以創造出更有力、更簡潔的句子。 主動語態的反義詞是被動語態，寫作中應盡量避免使用。 以下是使用被動語態的商務電子郵件中的一個句子示例：

• 這封信已發給所有部門。

在這句話中，這封信沒有做動作（發送）。 因此，它是被動語態。 換句話說：

• 湯姆把信發給了所有部門。

這說的是同一件事，但指出了這封信是誰發的。 它也用更少的詞傳達了意思，是一個更強的句子。 有時被動語態是您唯一的選擇，但請盡可能避免。

11.陳述事實，而不是觀點

您的意見在商務溝通中不如其他溝通形式重要。 但是，如果您在交流中陳述有數據支持的事實，您可能會獲得更好的結果。 您可能會遇到需要在商務溝通中表達您的意見的時候。 在這些情況下，請明確表示讀者正在閱讀您的觀點和意見，而不是已知事實。 此披露將幫助讀者對您提供的信息做出明智的決定。

12. 刪除語法錯誤

好的商業寫作必須沒有基本的語法錯誤。 發送帶有語法錯誤的業務通信會使您和您的組織看起來不那麼專業。 因此，無論您是從事電子郵件還是撰寫報告，都要仔細校對以減少錯誤的數量。 如果寫作不是您最重要的技能，您可以使用語法檢查器（如 Grammarly）來提供幫助。 但請記住，即使是最強大的語法檢查器也依賴於技術來完成它的工作。 在發送任何商業寫作之前，一定要自己校對。

13. 對寫作表現出自信

一封有效的商業電子郵件或時事通訊將傳達一種自信感。 您可以通過改變詞彙量和避免被動語態來學會自信地寫作。 保持你的寫作直接而有力會傳達出高度的自信。 對你的寫作的信心也會使它更有效。 如果您的寫作充滿自信，讀者將更加信任您以及您幫助他們解決業務需求的能力。

14. 保持格式簡單

撰寫商業信函、備忘錄或報告時，請保持格式簡單。 標題和副標題可以幫助引導讀者瀏覽信息，但要避免複雜的格式，如花哨的字體和過度使用腳註。 請記住，您想要製作讀者可以快速掃描以獲取必要信息的作品。 因此，請使用簡短的段落，在適當的地方加入圖形，並使用人們可以輕鬆閱讀的專業字體，以避免讓讀者感到沮喪或困惑。

15. 展示對不同寫作類型的適應性

商業寫作包括許多不同類型的寫作。 作為商業作家，您可能需要寫：

• 備忘錄
• 電子郵件
• 報告
• 社交媒體帖子
• 博文
• 直接消息
• 商業信函

了解如何調整您的寫作風格以匹配這些不同的交流平台。 例如，一份報告的段落可能比商務電子郵件更長，而社交媒體帖子將允許使用比商務信函更多的個人語言。

16.保持人性化的語氣

雖然專業很重要，但您仍然希望您的寫作傳達出人性化的基調。 堅持與客戶交談時使用的日常詞彙。 在你的寫作中保持愉快、樂觀的語氣。 了解您是否在寫作中保持個人風格的一種方法是在您寫完一篇文章後大聲朗讀它。 如果它聽起來很流暢，並且當你大聲朗讀它時不會感覺太高，那麼它可能足夠友好。

17. 保持一致

更具挑戰性的商業寫作技巧之一是一致性。 您的企業是一個品牌，需要始終如一、清晰的聲音。 更好的商業寫作涉及在您為品牌撰寫的所有內容中保持同意的聲音。 通常，企業會為其作家製定品牌指南。 學習如何研究這份文件並將其應用到您的寫作中將使它更加連貫，並使您成為更好的作家。

18. 撰寫號召性用語

大多數商業交流都需要號召性用語，這是一種表明您希望讀者做什麼的陳述。 如果您撰寫營銷文章，CTA 將要求樣品、演示或購買。 如果您正在寫一封電子郵件，您可以要求讀者發送回复。 如果您要進行演示，您的 CTA 可以向聽眾提問。 CTA 必須向讀者闡明您希望他們如何處理您提供的信息。 因此，它必須簡潔明了。 既然讀者已經閱讀了您所寫的內容，就不應該在讀者的腦海中留下任何關於需要發生什麼的問題。

19. 完成最終編輯

最後，在你完成的所有商業寫作中，對兩件事進行最後檢查：清晰和簡潔。 首先，通讀你的文章以確保它是清晰的。 然後，就好像你不知道這個話題一樣閱讀它。 你傳達了你需要傳達的信息嗎？ 接下來，通讀這篇文章以確保它盡可能簡短。 您是否包含了所有基本信息，僅此而已？ 只保留對交流意義重要的單詞和句子。 在不改變文章含義的情況下盡可能多地刪除，您將準備好將最終草稿發送給預期的收件人。

在編輯語法時，我們還建議在發布或提交之前花時間提高一篇文章的可讀性分數

如果您仍然需要幫助，我們的語法和句法指南會解釋更多。