讓收件箱（和同事）開心的 5 個電子郵件習慣

已發表: 2017-03-28

當你早點到辦公室時，這是一個難得而美好的星期一。你的通勤不像往常那樣令人煩惱，你的咖啡還是熱的，周圍還沒有人。你的心跳加速了這個美妙的機會，可以在沒有通常分心的情況下完成一些實際的工作。

打開筆記本電腦，卻發現有 27 封未讀電子郵件。你絕望地垂下肩膀。其中有多少是重要的？做他們中的任何一個嗎？如果有一個你錯過了怎麼辦？最好開始篩選。

當您意識到其中有十幾個根本與您無關時，您的挫敗感會增加-來自另一個部門的某個人決定在討論他們的針灸師轉發的文章時“圈住您”。向下滾動，那是以前，讓我們看看。 . . 其他六個人插話，回复所有風格。啊。深呼吸。

電子郵件的醜陋和乾擾有很多，但我們注意到一些特別受到譴責的錯誤——像你這樣的電子郵件禮儀典范永遠不會犯的錯誤。以身作則帶領您的同事：這是我們要牢記的良好電子郵件習慣的倒計時。

5避免CC過度擁擠

Chet，貴公司的新文案，正在起草幾句話，供設計部門的 Pauline 使用。 Pauline 的副手 Brandon 將在星期四替她填補空缺，因此 Chet 也模仿了他。一定要徹底。

Chet 也不確定他是否準確地總結了 Gwyn 對他們下一個版本的解釋，所以為什麼不也複製她來澄清一下呢？ Gwyn 談到了需要法律審查的措辭，所以，Chet 理由，最好讓這些人參與進來。項目經理 Mia 討厭不知道發生了什麼，所以，好吧，你知道這會走向何方。遠離發送按鈕，切特。

如果您不明智，一項相對較小的任務可能會迅速演變為全員收件箱的噩夢。即使你的意思是好的並且有充分的理由，否則正派的人有時會用全部回复按鈕做不雅的事情。你願意冒險嗎？

如果一次向很多人發送電子郵件至關重要，請考慮將他們的地址放在密件抄送字段中，這樣回复的人就不會阻塞其他數十個收件箱。

Chet 的另一個解決方案可能是將這項任務分解為更小的部分：在一封電子郵件中更新設計師，在另一封電子郵件中與 Gwyn 聯繫，到法律圍欄詢問他們什麼時候可以交談，並在今天下午的計劃會議上通知 Mia。說到這。 . .

4知道何時以及何時不發送電子郵件

電子郵件是一個很好的工具，但它通常不能很好地替代實時對話——尤其是你需要空間來詢問或回答後續問題並在進行過程中進行澄清的那種。一些例子：

這種平衡行為的另一面是知道何時應該發送電子郵件。有時這件事根本不值得進行全面的對話。像這樣的時刻是電子郵件閃耀的時刻。

如果問題很緊急——比如今天，現在很緊急——你最好發送一條消息，而不是等待收件人檢查他們的收件箱。

3不要忘記主題行

不是每個人每天都清空他們的收件箱，或者也許永遠。

一個每天收到一百封電子郵件的記者，有些是重要的，有些是空洞的，可能會篩選出哪些似乎值得她花時間打開的郵件。如此快速的判斷取決於主題。假設你不希望你與忙碌的人的通信永遠被忽視，你必須弄清楚你為什麼要寫作，這很重要。

另外，保持簡短。您的主題行無需類似於電子郵件內容的微型詩。

專業提示：一些資深的電子郵件發送者擔心可能會發出半寫的便條，在他們準備好混合發送之前，不要在“收件人”行中輸入有效的電子郵件地址。相反，他們會臨時將收件人的地址粘貼在主題行中，一旦時間到了，就很容易找到和移動。最後一步可以提醒您填寫該主題行。

2既不是“+1”響應者也不是過度轉發者

尊重人們的收件箱意味著對您發送的文件夾中關於您的內容擁有所有權。

寫一封深思熟慮、清晰的電子郵件讓你的一天變得明亮的同事比豎起大拇指的表情符號更值得。這種“+1”的回應類似於說“酷豆”並在朋友為您提供去機場的車程時轉移話題。你不想以欣賞的方式表現出更多，或者至少是承認嗎？

同樣，與更多人分享不確定性很少能改善待辦事項、後續行動和也許財務人員可以回答的問題。當您成為轉發消息雜耍團的一員時，不斷地向隨機方向分流消息，而幾乎不考慮其含義或對誰而言，這意味著您正在編寫或共享的任何內容都不是真正重要的。你可以做得更好。

1不要隨便穿插上司來伏擊別人

假設您一直在與某人來回發送電子郵件，告訴他們一些他們不想听到的事情。到目前為止，你已經設法讓事情保持相對禮貌：“不，對不起，那個時間框架是不現實的，”你說。 “是的，我理解你的擔憂，但法律團隊說我們不能改變這個措辭。”

然後是他們下一個回復中的重磅炸彈：他們正在抄送你的經理。顯然，此人對您的回復不滿意，並已決定升級。錢幣。

很多時候將某人的老闆添加到線程是有意義的，但這不是其中之一。這種偷襲，讓人感覺火辣辣的；您與他們的下一次互動可能會不夠親切。換句話說，它不好看。下次你必須一起工作時，它可能會燒毀橋樑。

幸運的是，這很容易避免；你所要做的就是不要試圖用他們的老闆作為棍棒來蒙蔽人們。

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