什麼是商業案例？

業務案例是提交給公司利害關係人的文件，概述了執行專案或業務決策的原因。它是在專案的初始階段開發的，研究公司應該如何以及為何解決特定的業務問題或機會。

提出商業案例需要的不僅僅是一個好主意和積極進取的態度。它需要有效的專業寫作，讓會議桌另一邊的人相信你的提案是個好提案。

我們將解釋什麼是業務案例以及為什麼它是必要的。我們還將提供有關如何編寫下一個業務案例的提示，並解釋它與業務計劃的不同之處。

什麼是商業案例？

商業案例是為了讓公司利害關係人相信專案從長遠來看會為他們的組織帶來好處而編寫的文件。該文件確定了業務問題或機會、建議的解決方案和替代方案、成本、專案利害關係人以及尋求解​​決方案的風險和利益。

換句話說，它解決了特定業務問題的人物、內容、原因和方式。

本文檔解釋了為什麼利用公司的時間或資源來解決特定問題是一個好主意。好的寫作可以幫助您傳達解決問題的重要性並讓您的想法獲得批准。因此，請避免使用術語，因為審查您的業務案例的人員可能對其主題沒有經驗。

當一個專案想法被識別和評估後，利害關係人會編寫一個商業案例，並將其提交給高階主管、董事會或公司股東批准。

一旦獲得批准，該項目將進入規劃階段。業務案例將在此階段非常有用，因為您將確定實現專案成果所需的策略以及時間和成本。在沒有業務案例的情況下開始專案規劃階段可能會導致混亂或進一步延遲。

何時使用業務案例？

每當您需要證明為專案使用金錢、時間、人員或其他資源的合理性時，您都應該使用業務案例。例如，如果一家媒體公司想要擴大其線上業務，它會編寫一個業務案例，解釋這會為公司帶來什麼好處以及需要多少成本。業務案例還將提供專案的替代方案，詳細說明風險，並概述實現專案的策略。

您還應該使用業務案例透過確定關鍵利害關係人、預算和時間表來建立專案路線圖。

一些公司可能需要商業案例才能批准重大決策，例如昇級電腦或搬遷辦公室。

提交業務案例後，利害關係人將在批准之前審查該文件。如果他們不相信某個專案值得，他們可能會修改或拒絕業務案例。

商業案例應該包括什麼？

業務案例中包含四個關鍵要素：執行摘要、財務、專案定義和專案組織。

1執行摘要

您的執行摘要是您的業務案例的內容和原因。這份簡潔的概述確定了業務問題或機會，提出了解決方案，並解釋了為什麼它會為公司帶來好處。

儘管這是利害關係人首先閱讀的內容，但它應該是您最後編寫的內容，因為您首先需要確定專案範圍。

2財務

財務部分是您討論金錢的地方。

本節包含有關專案成本、如何支付、對現金流量的影響以及預期投資回報 (ROI) 的資訊。商業案例的財務部分主要由批准資助的人閱讀，但也可能引起股東或在公司中擁有經濟利益的其他人的注意。

3項目定義

專案定義佔據了業務案例的大部分內容。它概述了專案的必要性——其目標、風險、收益和主要利益相關者——並提供了專案藍圖。換句話說，它提供了有關項目內容、原因、人員和方式的更多資訊。

可靠的業務案例提供了有關該項目及其必要性的背景資訊。例如，在媒體公司啟動影響者計畫的商業案例將討論社群媒體的普及以及影響者如何使公司受益。

關鍵利害關係人可以是團隊中的人員，也可以是公司外部具有可以幫助專案的經驗或資源的人員。本節應檢查是否需要跨部門協作以及是否存在任何限製或障礙，例如正在進行的專案。

最後，您應該討論解決此問題的各種選項。瞄準三到五個替代方案，並解決不繼續該專案的影響。

4項目組織

專案組織描述了專案治理或實施專案的人員的指揮鏈。這包括將責任委派給各級人員、建立不同層級的決策以及開發進度報告系統以使公司了解專案的最新情況。

商業案例與商業計劃

商業案例和商業計劃涵蓋許多相同的主題，但兩者之間存在顯著差異。業務案例涉及單一專案或業務問題，而業務計劃則涉及較長時期內公司的所有部分。

例如，出版公司可能會開發一個商業案例來討論在一年內收購新出版物。同一家公司可能會制定一項業務計劃來研究在五年內增加整體收入的選項。

商業案例範例

了解您的公司是否有預製的業務案例範本。無論哪種方式，請使用此業務案例範例作為使您的下一個專案獲得批准的指南。

在這裡，我們正在嘗試說服一家運動器材公司生產匹克球器材。請記住，實際的業務案例可能需要比我們在這裡提供的更多的資訊。

執行摘要

據行業專家稱，到 2033 年，全球匹克球市場價值預計將達到 1554 億美元，個人買家預計將佔匹克球設備需求的一半以上。

我們公司不生產匹克球器材，但我們生產類似的商品，並且在運動器材行業享有盛譽。透過生產和銷售泡菜球設備，我們可以在不斷成長的市場中確立自己的地位並擴大我們的業務組合。據估計，透過這項合資企業每年可賺取 2,000 萬美元。

財政

該項目的預期成本估計為 100 萬美元。

研究與發展：250,000 美元

行銷：25 萬美元

製造和培訓：500,000 美元

我們預計在生產的前 6 個月將實現收支平衡，並在 5 年內實現預計年收入 2,000 萬美元。該項目將從公司用於資助新企業的儲備基金中獲取資金。

專案定義

該項目旨在透過生產和銷售泡菜球設備，在全球泡菜球市場上站穩腳跟。我們公司生產運動器材已有 100 年歷史，完全有能力成為這個不斷發展的行業的主要參與者，預計到 2033 年該行業的價值將達到 1,554 億美元。

主要參與者是研發、行銷、財務和製造團隊。研究與開發部門的任務是在財務部門確定的價格點內創造出可靠的產品。這個過程應該需要一到三個月的時間。然後，行銷部門會將產品帶給公眾利益團體，為期一個月，以衡量公眾的興趣。

然後，研發部門將做出最終的改變，製造部門將在一個月後開始生產。我們預計產品將在最終批准後六個月上架。

替代方案

外包生產：生產週期更快，成本更低，但設備可靠性較差且更有可能被退回，從而降低了我們的利潤率。

遠離匹克球市場：預計年收入將損失 2,000 萬美元。

尋求其他匹克球機會，包括贊助：這不是我們的專業領域。

專案組織

關於決策職責和角色，各部門應遵循公司標準的專案治理。副經理將向其部門主管提供每日最新情況。每個部門主管將每周向董事會和執行長提供最新情況。

商業案例常見問題解答

什麼是商業案例？

商業案例是用於說服公司利害關係人實施專案的文件。它確定了業務問題、機會和解決方案。然後，它會列出該專案的成本、如何完成它以及它將如何為公司帶來好處。

商業案例應該包括什麼？

商業案例應包括四個關鍵組成部分：

• 執行摘要，解釋該項目、為何應批准該項目及其好處
• 財務部分概述了專案的成本、預期投資回報以及任何收入預測
• 列出專案範圍的專案定義
• 監督專案實施的有組織的系統

什麼時候該使用商業案例？

每當您試圖說服公司利害關係人批准將商品或資源用於特定項目或費用時，請使用業務案例。

商業案例與商業計劃有何不同？

業務案例是指公司或特定專案的一個面向。商業計劃涵蓋較長時期內的整個公司。