商務電子郵件禮儀的注意事項

沒有什麼比一封寫得不好、誤導的電子郵件更能傷害你的專業品牌了。點擊「發送」按鈕可能會導致一次成功的業務交流和潛在的人力資源問題或同事衝突。儘管美國人每天發送數十萬封電子郵件，但這不應被視為理所當然。

無論您是資深專業人士還是辦公室新手，這裡有 13 個必須記住的商務電子郵件禮儀注意事項。

請注意主題行

撰寫清晰、簡潔的主旨行來反映電子郵件的正文。避免主題行包含「Hi」、「Touching Base」或「FYI」等一般性詞語，並且不要將主題行留空。

使用正確的稱呼

「嗨」和「嘿」傳達出缺乏專業和成熟度。以「早安」、「下午好」、「晚上好」或「你好」等短語開始電子郵件。 「美好的一天」或「問候」是國際舞台上經常使用的其他短語。

一定要使用簡介

在美國等文化中，最佳做法是寄件者介紹自己的名字和姓氏，並在前幾行中提供一些背景資訊。例如，「親愛的曼德爾女士：我的名字是莎朗史懷哲，『Access to Culture』的創始人。我是由 介紹給你的。 。 」。或「我的名字是 Sharon Schweitzer，我是國際商業專家，寫信給您，內容涉及…。 。 」。當向新聯絡人、潛在客戶、客戶和雇主介紹自己時，他們想知道您如何收到他們的聯絡訊息，這一點尤其重要。

了解文化

當向來自間接文化的人發送電子郵件時，研究國家/地區習俗是正確的協議和最佳實踐。例如，在日本，在商務電子郵件的第一句話中詢問天氣是禮貌、適當和習慣的。相比之下，發送電子郵件向潛在的日本聯絡人介紹自己是不合適的。在間接文化中，由於習俗，只能由相互尊重的第三方來介紹；冷電子郵件會被忽略、刪除、封鎖和/或標記為垃圾郵件。

請勿包含幽默和諷刺

在沒有上下文的情況下，電子郵件很容易透過文字被誤解。幽默是特定於文化的。電子郵件中避免幽默和諷刺，因為收件人可能會感到困惑，或更糟的是，被冒犯。

請仔細檢查您的附件

當您附加文件時，請多花幾秒鐘將其貼到電子郵件正文中。這顯示了對收件者的考慮，節省了他們開啟附件的時間和風險。這對你來說更耗時嗎？是的。值得嗎？是的。

不要點擊“全部回覆”

除非每個人都需要知道，否則避免使用「全部答案」。當最高管理層 (CEO/COO) 或行政助理向 10 名員工發送電子郵件請求志工參與社區服務專案時，請回覆管理員，而不是回覆所有 10 名成員。為什麼要讓十個人刪除你的電子郵件？全部回覆是針對特定主題進行持續審議的功能。

盡快回覆

24 小時內回覆是常見的禮貌。如果讓某人再等下去，你不僅會被認為是粗魯的，而且從長遠來看，還可能會讓你失去生意。如果您無意中讓某人等待超過 24 小時或出現情有可原的情況，請禮貌地解釋情況並表達歉意。

不要使用表情符號

那些眨眼、微笑的小圖示是用於簡訊的。他們在商業電子郵件中是不恰當和不專業的。表情符號可能會將電子郵件轉移到垃圾郵件過濾器或垃圾郵箱，並且可能看起來不成熟和不專業。

保護隱私

電子郵件是公開的。即使電子郵件被刪除，線上服務和軟體程式也可以存取硬碟上的消息。在點擊「發送」之前，請考慮一下如果業務同事、競爭對手、雇主、聯邦調查局或任何非預期收件人閱讀了您的電子郵件，可能會發生什麼情況。可以這樣想：如果我的電子郵件被發佈在 Facebook 上，會是什麼樣子？

不要消極

透過電子郵件發送負面評論是不合適的。全部大寫字母的電子郵件意味著電子郵件中的憤怒。在電子郵件發送和接收很久之後，這些敵對的訊息就會造成尷尬。如果您必須透過電子郵件傳達壞消息，請使用客觀的字眼並陳述事實。傳達壞消息時，面對面的溝通是最好的。

校對

檢查並重新檢查拼字和語法錯誤。這些錯誤會讓您看起來不專業，並且會降低電子郵件被認真對待的可能性。電子郵件軟體附帶許多專業工具，例如拼字檢查 - 請使用它們。

不要忘記更密切的對話

透過讓收件人知道不需要回复，電子郵件循環就不會永遠持續下去。最後以「無需回覆」、「再次感謝」、「週二董事會會議見」或「如果需要進一步幫助，請告訴我」。以「此致」、「致以誠摯的問候」、「此致」、「謝謝」或其他適當的短語等結尾來結束您的電子郵件。