商務電子郵件禮儀的注意事項

很少有事情會像一封寫得不好、被誤導的電子郵件那樣玷污你的專業品牌。 單擊“發送”按鈕可能是成功的業務交流與潛在的人力資源問題或同事衝突之間的區別。 儘管美國人每天發送數十萬封電子郵件，但不應認為這是理所當然的。

無論您是資深專業人士還是辦公室新手，這裡有 13 個必須記住的商務電子郵件禮儀注意事項。

請注意主題行

寫一個清晰、簡潔的主題行，以反映電子郵件的正文。 避免使用“Hi”、“Touching Base”或“FYI”等通用詞的主題行，並且不要將主題行留空。

使用適當的稱呼

“嗨”和“嘿”表示缺乏專業精神和成熟度。 以“早上好”、“下午好”、“晚上好”或“你好”等短語開頭。 “Good day”或“Greetings”是國際舞台上經常使用的其他短語。

使用介紹

在像美國這樣的文化中，最好的做法是讓發件人按名字和姓氏介紹自己，並在前幾行中提供一些背景信息。 例如，“親愛的 Mandell 女士：我的名字是 Sharon Schweitzer，Access to Culture 的創始人。 我是由 介紹給你的。 . 。” 或“我的名字是 Sharon Schweitzer，我是一位國際商務專家，寫信給你關於 . . 。” 在向想知道您如何收到他們的聯繫信息的新聯繫人、潛在客戶、客戶和雇主介紹自己時，這一點尤其重要。

了解文化

在向來自間接文化的人發送電子郵件時，研究國家習俗是正確的協議和最佳實踐。 例如，在日本，在商務電子郵件的第一句話中詢問天氣是禮貌、恰當和習慣性的。 相比之下，向潛在的日本聯繫人發送電子郵件介紹自己是不合適的。 在間接文化中，由於習俗，只能由相互尊重的第三方進行介紹； 冷電子郵件被忽略、刪除、阻止和/或標記為垃圾郵件。

不要包括幽默和諷刺

電子郵件很容易通過沒有上下文的文本被誤解。 幽默是文化特有的。 避免電子郵件中的幽默和諷刺，因為收件人可能會感到困惑，或者更糟的是，被冒犯了。

仔細檢查您的附件

附加文件時，請多花幾秒鐘時間將其粘貼到電子郵件正文中。 這顯示了對收件人的考慮，節省了他們打開附件的時間和風險。 這對您來說更耗時嗎？ 是的。 這值得麼？ 是的。

不要點擊“全部回复”

除非每個人都需要知道，否則避免使用“全部回复”。 當 C-Suite（CEO/COO）或行政助理向 10 名工作人員發送電子郵件，請求為社區服務項目提供志願者時，請回复管理員，而不是全部 10 名成員。 為什麼要讓其他十個人刪除您的電子郵件？ 全部回復是針對特定主題進行持續審議的功能。

及時回复

24 小時內回復是常見的禮貌。 讓某人待久了，你不僅會被認為是粗魯的——從長遠來看，這可能會讓你失去生意。 如果您無意中讓某人等待超過 24 小時或出現情有可原的情況，請禮貌地解釋情況並表示歉意。

不要使用表情符號

那些眨眼、微笑的小圖標是用於短信的。 它們在商務電子郵件中是不恰當和不專業的。 表情符號可能會將電子郵件轉移到垃圾郵件過濾器或垃圾郵箱，並且看起來不成熟且不專業。

保護隱私

電子郵件是公開的。 即使電子郵件被刪除，在線服務和軟件程序也可以訪問硬盤驅動器上的消息。 在您單擊“發送”之前，請考慮如果業務同事、您的競爭對手、雇主、聯邦調查局或任何非預期收件人閱讀您的電子郵件可能會發生什麼。 可以這樣想：如果我的電子郵件發佈在 Facebook 上，它會是什麼樣子？

不要消極

通過電子郵件發送負面評論是不合適的。 所有大寫字母的電子郵件都表示電子郵件中的憤怒。 在電子郵件發送和接收很久之後，這些對立的信息會引起尷尬。 如果您必須通過電子郵件傳遞壞消息，請使用客觀的詞語並陳述事實。 傳達壞消息時最好進行面對面的交流。

校對

檢查並重新檢查拼寫和語法錯誤。 這些錯誤使您顯得不專業，並且會降低電子郵件被認真對待的可能性。 電子郵件軟件附帶許多專業工具，例如拼寫檢查——使用它們。

不要忘記更密切的對話

通過讓收件人知道不需要回复，電子郵件週期不會永遠持續下去。 以“無需回复”、“再次感謝”、“週二董事會會議見”或“如果我能提供進一步幫助，請告訴我”結束。 以“Best”、“Best Regards”、“Sincerely”、“Thank you”或其他適當的短語等結尾來結束您的電子郵件。