如何編寫帶有示例的業務查詢電子郵件

曾經發現編寫業務查詢很棘手嗎？ 你不是一個人。 這可能很乏味，但寫禮貌和專業的商務查詢電子郵件是現代工作生活中的一項基本技能。

一份簡潔明了的精心編寫的業務查詢將有效地傳達您的請求。 它應該確保對完成工作所需的所有信息做出快速響應。

為了幫助您，我們分解了流程，描述了為業務查詢製作有效電子郵件的基本部分。 我們提供了一套指南和最佳實踐，可以幫助任何人創建完美的查詢。 我們還將向您介紹業務查詢電子郵件格式，為您提供示例，並通過我們的業務查詢電子郵件模板向您展示如何自信且更快地發送它們。

當您閱讀這篇博文時，您已經獲得了知識和技能，這些知識和技能可以讓您在需要的時候獲得所需的信息，並以正確的方式開始每一段新的關係。 ‍

什麼是業務查詢？

讓我們從定義什麼是業務查詢開始。

查詢是對信息的請求。

業務查詢是對組織信息的正式請求。

您可能要發送業務查詢電子郵件的一些原因包括：

• 索要產品目錄、定價或信息
• 請求服務的詳細信息
• 想要產品樣品
• 詢問空間的可用性，例如在酒店或展覽中。

這些只是幾個原因，但是當需要從另一家公司請求信息時，幾乎有無限的情況。

從某種意義上說，業務查詢可以定義為與業務建立關係的第一步。 畢竟，您編寫它是為了了解更多關於您考慮使用、購買或合作的服務、產品或公司的信息。 主要特點是這種溝通旨在向公司徵求更詳細的信息。

好的，所以您需要進行業務查詢。 當然，你可以給某人發消息說：“你能給我發 XXX”或“我想要 YYY”。 但是，這可能會損害您的聲譽以及您所代表的任何公司。

研究人員發現，在網上寫作時，我們中的許多人傾向於以對話方式寫作。 雖然這種方法在給朋友寫信時可能是合適的，但在商務交流中，不拘禮節可能會被視為粗魯、不禮貌，甚至不專業。

也有明顯的差異，特別是在與不同國家或文化的企業交流時。 例如，美國人更有可能提供讚美。 相比之下，學者們發現，在比較兩國的電子郵件習慣時，韓國人直截了當。 通過堅持既定的結構，您可以避免跨文化混淆的可能性。

通信專家和哈佛商業評論撰稿人 Erica Dhawan 說，電子郵件的基本原則是用“清晰和同理心”進行交流。 她的建議是，你應該放慢腳步，專注於你所說的內容和表達方式，否則你可能會影響企業對你的看法。

我們完全同意。 這就是我們創建有關該主題的完整指南的原因。 本博文的其餘部分將幫助您在創建業務查詢電子郵件時避免問題和常見陷阱。

如何撰寫業務查詢電子郵件 – 完整指南

是時候開始寫作了。 每個業務查詢都應遵循規定其結構的標準格式和一組塑造其內容的指南。 以下三個部分將幫助您在任何情況下駕馭這些細微差別。

您的業務查詢電子郵件地址是誰？

在我們用紙筆指導您如何編寫一封詢問信息的電子郵件之前，讓我們首先確定誰會收到它。

關鍵問題是：您是寫信給個人電子郵件帳戶還是公司帳戶？

許多組織都有用於查詢的通用電子郵件地址（例如 hello@ 或 info@）。 寫信給此類電子郵件地址時，您應該正式而直接。 您本質上是在針對一個組織。

個人電子郵件使您可以直接與某人互動，並用他們的名字稱呼他們。 使用某人的名字可以建立即時聯繫，但在商業世界中可能在文化上是不可接受的。

我們的建議是謹慎。 正式比非正式好。 這樣，您就可以避免惹惱或冒犯任何人的風險。

需要更多電子郵件禮儀提示嗎？ 然後是我們的電子郵件規則和禮儀指南。

標準業務查詢電子郵件格式

專業的商業諮詢遵循傳統格式，清楚地說明您想要什麼。 它有五個關鍵方面：

1. 詢問郵件主題
2. 問候
3. 身體
4. 結束
5. 簽字/簽字

讓我們詳細看看完美的業務查詢電子郵件格式的不同部分。

1.詢問郵件主題

在為業務查詢編寫電子郵件時，請保持您的電子郵件主題行簡短、甜美且直截了當。 查詢副本的最佳電子郵件主題是簡短、禮貌和專業。

我們稍後會詳細介紹一些業務查詢電子郵件示例，但重點是讓它們盡可能少用。

2. 問候

這裡的關鍵是遵循形式。 除非您與對方有名字關係，否則請避免“嗨”、“嘿”或“你好”，並堅持使用久經考驗的正式問候語，例如“親愛的”。

使用專業術語可以改善對您和您所代表的組織的看法。 我們描述了為什麼會這樣，並解釋瞭如何在我們的功能中啟動專業電子郵件。

3.身體

正文是您提出請求的信息的主體。 為業務查詢創建電子郵件的基本原則是直截了當。

原因是我們都淹沒在數字通信的重壓下，我們中的許多人沒有閱讀整封電子郵件，Matt Plummer 說。 相反，我們掃描它以獲取基本信息。

保持簡潔、甜美和直截了當對於獲得回應至關重要。 它還減少了誤解的風險。

假設您在查詢電子郵件中同時要求提供多條信息，例如要求提供一系列產品的詳細信息。 在這種情況下，您可以使用項目符號來使您的請求更清晰，同時保持較低的字數。

4. 結束

提出請求後，請在您的業務查詢電子郵件中提供簡短的結束聲明。 此處概述您將如何使用這些信息和後續步驟會很有幫助。 例如，如果您要一份目錄，您可以解釋說您希望盡快下訂單。

在結束時，管理期望。 如果您需要特定日期的信息，請說出來。 此外，明確適當的溝通渠道。 如果您擔心陌生電話，請告訴人們與您聯繫的最合適渠道。

5. 簽字/簽字

不要忘記添加適當的簽名（您的忠實、真誠或類似的簽名）和包含您所有詳細信息的簽名，包括姓名、職位和聯繫方式。

如果您要求某人通過郵件向您發送一些東西，請確保您的地址正確。

想知道更多關於如何發送詢問郵件？ 閱讀我們的指南，了解如何專業地結束電子郵件。

編寫業務查詢的最佳實踐

在《哈佛商業評論》的一些啟發下，我們提出了五種為商業目的編寫查詢電子郵件的最佳實踐。 遵循這些，每個信息請求都將得到清晰有效的溝通。

1. 定制消息
2. 解釋你是誰
3. 清楚你想要什麼、何時以及為什麼
4. 保持簡短和甜蜜
5. 檢查它（然後再次檢查）

讓我們更詳細地了解這些指南。

1. 定制信息

商界人士面臨壓力，因此您越快切入主題，越具體，您就越有可能收到回复。

正如我們上面所解釋的，商務諮詢是正式的溝通，所以要禮貌和專業，而不是試圖友好。

使用取自網站的千篇一律的模板可能無法準確傳達或傳達您想要的信息。

Flowrite 等高級寫作支持工具可以幫助您找到真實的聲音。 它使您能夠創建禮貌、專業且更有可能產生快速回复的定制業務查詢。

2. 解釋你是誰

在編寫業務查詢電子郵件或信息請求時，您是誰很重要。 不要立即跳入您的請求。 相反，告訴讀者你是誰。

這讓讀者了解他們正在與之交流的人以及他們為什麼要認真對待你。

3. 清楚你想要什麼、何時以及為什麼

研究人員發現，電子郵件發件人高估了發件人期望回复的速度。 在工作時間以外發送的業務查詢電子郵件會讓人感覺更加緊迫，從而產生回复壓力，從而導致壓力。

關鍵要點是：在發送業務查詢電子郵件時，請清楚您請求的信息、何時需要，以及關鍵的原因。

根據福布斯的 Avery Blank 的說法，清楚自己需要什麼以及為什麼會減少混淆，並使您更有可能收到回复。 好處是您將節省時間、精力和不得不發送後續請求的潛在尷尬。

清晰度還可以阻止您收到數百封冷電子郵件或電話。 如果您想要電子郵件回复，請說出來。 如果您希望接到電話，請詢問。

不要讓這個人事後懷疑。

4.保持簡短和甜蜜

業務專業人員很忙，因此請保持您的要求簡潔。

你的信息應該多長？

Hubspot 的專家建議您的電子郵件長度在 50-125 個字之間。 雖然可能無法將您的信息限制在 125 字以內，但理想情況下，它應該少於 200 字。

5.檢查它（然後再次檢查）

撰寫商務電子郵件時，準確性至關重要，因此請確保在發送之前查看並完善您的郵件。 如果您同時發送多封電子郵件，請仔細檢查關鍵信息，例如收件人的姓名和他們的組織。

如果您使用不是您的第一語言進行交流，請特別小心。 免費的在線拼寫檢查器可能會在上下文中遇到困難或不理解特定的技術或專業術語，因此不要總是在不檢查的情況下相信他們的建議。

為避免出現問題，請嘗試使用人工智能寫作工具，例如 Flowrite，它可以了解您要聯繫的對像以及您的信息意圖。

我應該什麼時候跟進業務查詢？

如果您遵循了我們上面的建議和指導，您很可能會收到回复。 但是，如果您仍在等待，則可以發送提醒電子郵件。

我們已經在這裡介紹瞭如何創建提醒電子郵件，但問題仍然存在：何時發送業務查詢提醒電子郵件？

如果您的請求不緊急，請給該人至少幾天的時間回复您。 在緊急情況下，您可以發送電子郵件甚至更早地致電。

在所有情況下，在考慮如何撰寫後續電子郵件時保持禮貌是值得的。 有人可能沒有回复您的消息可能有一個真正的原因。

業務查詢電子郵件示例

因此，我們概述了創建完美業務查詢電子郵件的基本原則。 儘管如此，在實踐中看到這些總是有幫助的。

為了幫助解釋一些基本點，我們在下面創建了一些業務查詢電子郵件示例。

創建電子郵件查詢時，準確性和真實性至關重要。 您希望人們理解您是認真的，而使用填寫空白的模板是無法做到的。 不要復制和粘貼，而是將這些作為創建電子郵件的靈感。

更好的是，使用 Flowrite 是編寫業務查詢電子郵件的最簡單、最快的方式。 借助人工智能的最新發展，我們的工具可以生成真實且個性化的電子郵件，確保您獲得所需的信息。

向組織發送電子郵件

如果您發送的是通用電子郵件地址，請保持正式。 在此業務查詢電子郵件示例中，我們要求將目錄發送給我們。 它既快速又簡單，解釋了您想要什麼、何時想要以及為什麼。

向個人發送電子郵件

此業務查詢電子郵件示例的格式與第一個示例基本相同，但針對收件人進行了個性化設置。 當您建立個人聯繫時，您會增加回复的機會。 同樣，您將看到我們如何在電子郵件末尾以禮貌但堅定的方式管理期望。

詢問詳細信息

在此示例中，我們需要更多信息來幫助我們做出購買決定。 因此，要點不是冗長冗長的信息，而是闡明我們需要什麼、何時以及為什麼。

使用 Flowrite 的業務查詢電子郵件模板寫作

Flowrite 是一種人工智能寫作工具，可以將短要點轉化為成熟的電子郵件和消息。 您只需記下幾句話作為說明，選擇正確的模板，然後觀看電子郵件自己編寫。

當我們談論電子郵件模板時，我們並不是指您需要復制和粘貼的任何預先編寫的內容。 相反，我們的模板會引導 AI 從頭開始為您的目的編寫正確類型的電子郵件。 這是我們的業務查詢模板的示例。

如您所見，Flowrite 為您生成的電子郵件是個性化的和上下文感知的。 此外，您不必擔心收件人可能會如何看待單詞選擇或短語，因為您可以選擇生成的電子郵件的語氣。 拼寫和語法錯誤？ 它的英語也很流利。 黑屏綜合症？ 選擇模板而不寫任何要點，Flowrite 將為您生成示例電子郵件。

我應該從中得到什麼？

您現在應該了解什麼是業務查詢（以及不是什麼）、正確的業務查詢電子郵件格式以及創建公司信函的一些最佳實踐。 您現在應該清楚如何編寫業務查詢電子郵件了。

我們提供的示例演示瞭如何創建直接而詳細的業務查詢，讓您有信心創建自己的查詢。

我們的最後一條建議是不要復制和粘貼，並在您的專業交流中引入一些個性。