商務寫作應避免的行話

您正在給一位同事寫便條，要求“快速同步”，以便對一位“搖滾明星”候選人做出“比賽時決定”，您確信他會“110%”地完成這份工作。

很少有事情像商業寫作中的行話那樣可能令人困惑（或刺耳）。確實，當您與您確信會理解您的人快速交流時，行話有時可以成為一種方便的速記方式。但即使他們這樣做了，也有可能讓你的寫作看起來像是群體內的技術廢話。出於這個原因和其他原因，您應該避免在商業寫作中使用行話。

什麼是行話？

行話是特定團體或學科使用的術語或短語。行話短語中的單字通常傳達與單字字面意思不同的想法。例如，「給予 110%」與數學無關，而是「非常努力」的比喻語言。

行話與普通語言相反，普通語言是直接、易於理解的語言，旨在簡單地傳達想法。行話不同於行業特定術語，因為它是一種可以用更簡單、更直接的方式表達事物的方式。

商務溝通中的行話

行話可以出現在業務溝通中的任何地方：給客戶的正式電子郵件、內部專案提案、白皮書的執行摘要或其他地方。使用術語可以是傳達概念的一種豐富多彩的方式。但更常見的是，行話會讓你的寫作顯得含糊和自命不凡。

行話會讓你看起來像是在試圖給別人留下深刻印象，這會產生違反直覺的效果，讓你顯得技能不夠熟練。事實上，《哈佛商業評論》的一項研究發現，經驗不足的學者比經驗豐富的學者使用更多的行話。通常，那些缺乏真正專業知識的人會使用行話來給人留下他們知道自己在說什麼的印象。

無論您自己的知識如何，行話都會疏遠或迷惑那些不理解比喻短語的人，尤其是那些母語不是英語的人，以及那些不是體育迷的人（考慮到商業術語中存在大量的體育短語）。如果有人無法理解你的寫作，那麼你就無法與他們溝通。行話有時掩蓋了麻木不仁的態度，或顯得輕率、時髦或陳腔濫調。最後，行話可以用來掩蓋或粉飾一個不太令人愉快的想法，這會讓你看起來像是在迴避一個困難的話題。當公司需要裁員時，想想「裁員」這個詞。

由於所有這些負面原因，行話是不必要的。如果您的想法可以在不使用術語的情況下更簡單、更容易地傳達，那就應該如此。清晰而直接地表達你很少會出錯。

五種常見行話

以下是商務寫作中常用的常見術語：

跳出框框思考

這句話含糊不清，不明確。它表明您正在要求某人提出新的想法，但沒有指定該請求的參數或您想要什麼樣的想法。它沒有告訴他們這個盒子到底是什麼。更重要的是，它已經被過度使用，並且已經失去了它曾經有過的影響力。因此，人們很難理解或回應這項行動呼籲。更明確的指令是「想出三個新的口號」或「集思廣益，每週集思廣益，我們的團隊可以與另一個口號合作的四種新方式」。

低垂的果實

這個短語指的是容易實現的事情，就像掛在低枝上的橘子很容易採摘一樣。它的含義相對清楚，但它的關聯有問題，而且像這裡討論的其他表達方式一樣，它現在缺乏影響力。如果你的意思是“容易實現”或“快速獲勝”，為什麼不這麼說呢？

加大賭注

這意味著讓某件事變得更好或在某件事上投入更多的努力，但目前還不清楚如何做。我們投入更多時間嗎？重新考慮提案的一部分？或與我們尚未合作過的另一個團隊合作？

週一上午四分衛

這是指周日觀看比賽並決定第二天應該如何進行比賽的人。在商業用途中，它指的是某人對自己或其他人在辦公室做出的決定進行事後猜測。與其他體育術語一樣，這可能不清楚，尤其是對於許多不喜歡美式足球的同事來說。

自掏腰包

這意味著您將無法使用。但目前還不清楚這是什麼意思，也不清楚口袋與你的工作行程有什麼關係。更好的表達方式是更直接地聲明無法透過電子郵件或 Slack 聯繫到您，或者只是說您將不在辦公室（如果是這種情況）。

技術術語與行話：理解差異

技術術語是指某一學科中特定事物的專用單字或片語。它們與行話不同，因為它們是傳達非常具體的想法所必需的短語，而這些想法不能輕易地解釋為更簡單的單字。行銷中的技術術語的一個例子是「銷售合格的潛在客戶」或「SQL」。該術語指的是對您的公司表示感興趣的人（「領導」），並且銷售團隊認為該人是一個良好的潛在客戶（「合格」）。確實沒有一種更簡單、經過業界認可的方式來表達這一點。

行話與技術術語不同，因為它通常是一種更具會話性的短語或表達方式，可以用另一種更簡單的方式表達。說某人是「生成 SQL 的搖滾明星」是行話。相反，您可以說該人非常擅長識別對您的產品感興趣的人。

行話是否合適？

行話有時在某些情況下是適當的。一個例子是，當您與過去使用過這些短語的人交談時，因為您可以非常確定他們是否理解這些短語。 （當然，有可能他們在使用術語時自己並不理解術語！）術語的另一種合適方式是，當您和您的聽眾已經知道其含義時，可以將其用作方便的速記。例如，在正在進行的討論中，一旦明確了「去中介化」所涉及的內容，您就可以透過依賴該術語來節省文字。

受眾在商務寫作中的角色

您的受眾會影響商務寫作的各個方面，從您的語氣到您選擇使用的字詞。當您與您可以合理確定他們會理解這些短語的同事進行交流時，可以適當地使用行話。但是，如果您要與更廣泛的受眾交談，其中包括許多不同級別的人，那麼為了安全起見，最好避免在商業寫作中使用行話。

提高業務文件的清晰度和可讀性

對於商務寫作來說，無論您是在寫電子郵件還是正式提案，都必須清晰、直接，以便讀者理解您想要傳達的訊息。確保這一點的最佳方法是使用簡單易懂的語言，而不是行話。以下是一些這樣做的提示：

避免縮寫

最簡單的規則之一是寫出縮寫而不是使用字母。例如，寫出「行銷合格的潛在客戶」而不是「MQL」。

釋義和簡化

挑戰自己，透過解釋你想要使用的術語來更簡單地說。假裝你正在對一個孩子說話。因此，與其說“這果汁不值得榨”，不如說“這不值得”。

查一下，然後更換

如果您不確定某個短語的確切含義，請不要使用它。相反，請尋找您想要使用的短語以了解其含義。然後，使用更清楚地表達您真正想說的內容的替代短語。

假設讀者不了解您所在的領域

這種假設鼓勵您使用清晰簡單的單字，而不是您可能聽到的亂七八糟的單字或短語。

重點

• 行話是一個術語或短語，其含義不同於一個或多個單字的字面意思。
• 在商業寫作中使用行話會讓你顯得自命不凡、排他性和缺乏安全感。
• 使用行話也會讓你所指導的人感到困惑。他們可能不明白您希望他們做什麼。
• 作家應始終優先考慮清晰和簡單，以進行有效的溝通，並且在工作場所寫作時在大多數情況下應盡量避免使用行話。

行話常見問題解答

行話在商業寫作上是否合適？

是的，如果您非常確定讀者理解您所使用的表達方式，或者如果它可以作為您已經澄清的內容的方便速記，那麼在商業寫作中使用行話有時可能是合適的。然而，它仍然應該受到限制，因為一篇書面文章中過多的行話可能會激怒讀者。

我如何知道某個術語是行話還是必要的技術語言？

判斷一個術語是行話還是必要的技術語言的一種方法是嘗試用更簡單的術語來解釋它。如果很容易做到這一點，那麼它可能是行話，你應該使用更簡單的短語。

簡化大量行話寫作的最佳策略是什麼？

簡化行話過多的寫作的最佳策略是簡單地改寫你想說的內容，假設讀者對你的學科沒有經驗，並避免使用縮寫。

我怎麼能讓我的商業寫作更容易被一般讀者接受？

商務寫作應清晰、簡潔，並盡可能使用簡單的字詞。您也可以假設閱讀您文章的讀者沒有您所在行業或領域的專業知識，而您的工作就是盡可能清楚地向他們解釋。