如何透過 7 個步驟格式化商業信函
已發表: 2023-02-03寫一封正式的商業信函可能感覺像是一項令人生畏的任務,但它並不一定很困難。佈局和語氣有既定的規則,您可以輕鬆遵循這些規則來創建精美的對應關係。
雖然現在大多數商業信函都是作為數位文件發送的,但您仍然會發現它們是以老式方式列印的。商業信函可用於通知利害關係人、提供推薦信、確認就業或分享工作機會以及其他重要的商業信函。
在本指南中,我們將討論如何使用區塊格式來格式化用於商業目的的信件。 (其他格式選項包括修改區塊、半塊和縮排形式。)
讓我們言歸正傳吧。
格式化商業信函
商業信函是出於官方目的的正式書面文件。它通常從一家公司發送到另一家公司,或發送給客戶、利害關係人或員工。格式正確的字母顯示結構、一致性和組織性。
以下是您在格式化商務信函時需要注意的事項。
- 邊距
- 間距
- 字體大小
- 地址
- 信箋
- 理由
如何格式化商業信函
格式化商業信函並不需要讓人感到畏懼。有一個起源於 12 世紀的簡單的六步驟流程。那是九個世紀前的事了!遵循這種經過驗證的方法可以有效率且有效地建立正式信件。
1文檔設定
在開始撰寫商務信函之前,請將字體設定為 Times New Roman 或 Arial,字體大小為 12。文件的頂部和底部應留有 2 英吋的邊距,兩側應留有 1 英吋的邊距。
2聯絡方式和日期
在信函的最頂部添加您的信頭,其中包括個人或公司的姓名和聯絡資訊。信頭通常居中,或在文件頂部左對齊,名稱和公司徽標(如果相關)位於頂行,其他相關資訊(例如位置和聯絡資訊)位於下面幾行,儘管該資訊是選修的。
在信頭下方新增您和收件人的聯絡資訊。以下是您應在信函頂部列出的資訊(按其出現的順序排列)。
- 你的名字
- 你的職位
- 你的公司
- 您的公司地址
- 您的公司電話號碼
- 您的企業電子郵件地址
在您的資訊末尾跳過一行並插入您寫信的日期。然後在新增收件人資訊之前跳過另一行。
- 您的收件人姓名
- 您的收件人的頭銜
- 您的收件人的公司
- 您的收件人公司地址
再次跳過一行,並以粗體添加信件的主題。
3稱呼
商業信函應該是正式文件。稱呼應與信函的專業性質相符。
以下是您可以在商務信函中使用的一些稱呼。
- 敬啟者
- 親愛的先生/女士/Mx。 / 博士[姓氏]
- 親愛的[名字](如果您與收件者有非正式關係)
4身體
現在是時候寫了。使用單行距,並在每個段落之間留出額外的空格,起草商務信函的正文。大多數商業信函的正文分為三個部分。力求將信件控制在一頁內,這是首選。
- 簡介:展示您的信件的目的。解釋您編寫此文的原因、您希望實現的目標,以及您將涵蓋的重要資訊的快速概述。
- 正文:提供您在介紹段落中概述的重要資訊的詳細資訊。這可以是一到五個段落。
- 結論:總結您所討論的所有內容。如相關,請包括號召性用語或後續步驟。
5結束語和簽名
結束一封信可能會讓人感到尷尬。不過,過度使用、陳腔濫調的結尾其實非常適合專業信件。無論您選擇正式或非正式的結束語,都要保持專業。這是一些可能性。
- 真摯地
- 尊敬
- 親切地
- 最好的
- 謝謝
- 問候
在結束語下方,保留四到六行空白,以便您可以在列印文件後或透過電子簽名應用程式簽署文件。在這四行之後,在您姓名下方的行中輸入您的全名和頭銜。
6 個外殼(可選)
如果您想在信函中包含一些文件,例如表格或簡歷,您可以在結語下方幾行寫下“附件:”,然後列出其他文件。
7回顧
在寄出信件之前,請花時間校對它。一封專業信件不僅格式正確,文法、標點符號和拼字也應該沒有錯誤。進行語法檢查,並考慮您的語氣以確保您聽起來很專業。
商業信函格式範例
1塊狀商業信函範例
沃維爾公司
Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]
2023 年 11 月 1 日
Ethan Grinch Mr. Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484
主題:聖誕慶典物流
親愛的格林奇先生,
我寫這封信是想請求您的幫助,讓我們的聖誕節慶祝活動比以往任何時候都更加盛大、更加熱鬧。由於您過去曾協助我們舉辦慶祝活動,我們希望您今年願意再次參與其中。
我正在想像今年的聖誕樹有一棵 84 英尺高的白冷杉,它來自賓夕法尼亞州奧本市。這將需要一些運輸物流。此外,我們希望用真正的馴鹿進行雪橇之旅。和去年一樣,我們將有城鎮標誌。此外,我們想在市中心建立一個移動圓形劇場,配備燈光、煙火和煙霧機來開始表演。
今年,我們正在為聖誕樹及其運送到 Whoville 的聖誕樹尋求資金。但是,我們很樂意接受您提供的任何其他協助。請告訴我您想提供什麼幫助,我會與您聯繫以提供更多資訊。
最好的,
[簽名]
Cindy Lou Who 首席聖誕節組織者 Whoville, Inc.附件:聖誕樹成本表、志工機會清單
2. 塊狀商業信函範例
大熊屬性
有限責任公司
Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]
2023 年 3 月 17 日
Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]
主題:就業證明
親愛的阿曼達,
您的一名員工 Hayley McPhee 已申請在我們的一個公寓大樓內購買公寓。我正在聯絡您索取就業證明。
為了使她的住房申請獲得批准,我需要就業證明和薪資資訊。請在您方便的時候儘早將其發送到本信頂部列出的地址。如果您可以將其作為 PDF 附件附加,我也可以透過電子郵件接受此資訊。
以下是我為此應用程式尋找的資訊的快速摘要。
- 一封證明她就業的信
- 薪資匯總
最好的,
[簽名]
喬安妮·斯科特大熊地產有限責任公司