如何透過 7 個步驟格式化商業信函

寫一封正式的商業信函可能感覺像是一項令人生畏的任務，但它並不一定很困難。佈局和語氣有既定的規則，您可以輕鬆遵循這些規則來創建精美的對應關係。

雖然現在大多數商業信函都是作為數位文件發送的，但您仍然會發現它們是以老式方式列印的。商業信函可用於通知利害關係人、提供推薦信、確認就業或分享工作機會以及其他重要的商業信函。

在本指南中，我們將討論如何使用區塊格式來格式化用於商業目的的信件。 （其他格式選項包括修改區塊、半塊和縮排形式。）

讓我們言歸正傳吧。

格式化商業信函

商業信函是出於官方目的的正式書面文件。它通常從一家公司發送到另一家公司，或發送給客戶、利害關係人或員工。格式正確的字母顯示結構、一致性和組織性。

以下是您在格式化商務信函時需要注意的事項。

• 邊距
• 間距
• 字體大小
• 地址
• 信箋
• 理由

如何格式化商業信函

格式化商業信函並不需要讓人感到畏懼。有一個起源於 12 世紀的簡單的六步驟流程。那是九個世紀前的事了！遵循這種經過驗證的方法可以有效率且有效地建立正式信件。

1文檔設定

在開始撰寫商務信函之前，請將字體設定為 Times New Roman 或 Arial，字體大小為 12。文件的頂部和底部應留有 2 英吋的邊距，兩側應留有 1 英吋的邊距。

2聯絡方式和日期

在信函的最頂部添加您的信頭，其中包括個人或公司的姓名和聯絡資訊。信頭通常居中，或在文件頂部左對齊，名稱和公司徽標（如果相關）位於頂行，其他相關資訊（例如位置和聯絡資訊）位於下面幾行，儘管該資訊是選修的。

在信頭下方新增您和收件人的聯絡資訊。以下是您應在信函頂部列出的資訊（按其出現的順序排列）。

• 你的名字
• 你的職位
• 你的公司
• 您的公司地址
• 您的公司電話號碼
• 您的企業電子郵件地址

在您的資訊末尾跳過一行並插入您寫信的日期。然後在新增收件人資訊之前跳過另一行。

• 您的收件人姓名
• 您的收件人的頭銜
• 您的收件人的公司
• 您的收件人公司地址

再次跳過一行，並以粗體添加信件的主題。

3稱呼

商業信函應該是正式文件。稱呼應與信函的專業性質相符。

以下是您可以在商務信函中使用的一些稱呼。

• 敬啟者
• 親愛的先生/女士/Mx。 / 博士[姓氏]
• 親愛的[名字]（如果您與收件者有非正式關係）

4身體

現在是時候寫了。使用單行距，並在每個段落之間留出額外的空格，起草商務信函的正文。大多數商業信函的正文分為三個部分。力求將信件控制在一頁內，這是首選。

• 簡介：展示您的信件的目的。解釋您編寫此文的原因、您希望實現的目標，以及您將涵蓋的重要資訊的快速概述。
• 正文：提供您在介紹段落中概述的重要資訊的詳細資訊。這可以是一到五個段落。
• 結論：總結您所討論的所有內容。如相關，請包括號召性用語或後續步驟。

5結束語和簽名

結束一封信可能會讓人感到尷尬。不過，過度使用、陳腔濫調的結尾其實非常適合專業信件。無論您選擇正式或非正式的結束語，都要保持專業。這是一些可能性。

• 真摯地
• 尊敬
• 親切地
• 最好的
• 謝謝
• 問候

在結束語下方，保留四到六行空白，以便您可以在列印文件後或透過電子簽名應用程式簽署文件。在這四行之後，在您姓名下方的行中輸入您的全名和頭銜。

6 個外殼（可選）

如果您想在信函中包含一些文件，例如表格或簡歷，您可以在結語下方幾行寫下“附件：”，然後列出其他文件。

7回顧

在寄出信件之前，請花時間校對它。一封專業信件不僅格式正確，文法、標點符號和拼字也應該沒有錯誤。進行語法檢查，並考慮您的語氣以確保您聽起來很專業。

商業信函格式範例

1塊狀商業信函範例

沃維爾公司

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023 年 11 月 1 日

Ethan Grinch Mr. Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

主題：聖誕慶典物流

親愛的格林奇先生，

我寫這封信是想請求您的幫助，讓我們的聖誕節慶祝活動比以往任何時候都更加盛大、更加熱鬧。由於您過去曾協助我們舉辦慶祝活動，我們希望您今年願意再次參與其中。

我正在想像今年的聖誕樹有一棵 84 英尺高的白冷杉，它來自賓夕法尼亞州奧本市。這將需要一些運輸物流。此外，我們希望用真正的馴鹿進行雪橇之旅。和去年一樣，我們將有城鎮標誌。此外，我們想在市中心建立一個移動圓形劇場，配備燈光、煙火和煙霧機來開始表演。

今年，我們正在為聖誕樹及其運送到 Whoville 的聖誕樹尋求資金。但是，我們很樂意接受您提供的任何其他協助。請告訴我您想提供什麼幫助，我會與您聯繫以提供更多資訊。

最好的，

[簽名]

Cindy Lou Who 首席聖誕節組織者 Whoville, Inc.

附件：聖誕樹成本表、志工機會清單

2. 塊狀商業信函範例

大熊屬性 

有限責任公司

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023 年 3 月 17 日

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

主題：就業證明

親愛的阿曼達，

您的一名員工 Hayley McPhee 已申請在我們的一個公寓大樓內購買公寓。我正在聯絡您索取就業證明。

為了使她的住房申請獲得批准，我需要就業證明和薪資資訊。請在您方便的時候儘早將其發送到本信頂部列出的地址。如果您可以將其作為 PDF 附件附加，我也可以透過電子郵件接受此資訊。

以下是我為此應用程式尋找的資訊的快速摘要。

• 一封證明她就業的信
• 薪資匯總

最好的，

[簽名]

喬安妮·斯科特大熊地產有限責任公司