7 個頂級商務寫作示例：商務作家指南

商業寫作有多種形式和大小。 研究這 7 個商務寫作示例，了解如何在您的公司中使用書面交流。

無論公司規模大小，商業寫作都是日常業務運營的一部分。 商務通信的句子結構、用詞選擇和格式特定於所發送文件的類型。 被要求起草商業文件的員工需要了解現有的不同類型的商業文件。 一些通用的寫作技巧適用於所有類型的商務寫作，包括：

• 用主動語態而不是被動語態寫作
• 溝通簡潔直接
• 致力於通過校對和使用語法和拼寫檢查程序來避免拼寫錯誤
• 避免行話和流行語
• 謹慎使用首字母縮略詞

此外，任何為企業寫作的人都必須致力於無差錯的工作。 大多數公司都會有寫作指南，涵蓋其書面文件的風格和語氣，作家也應該研究這些。 儘管如此，商業中使用的不同類型的寫作仍然存在一些差異。 以下是您可以學習的商業寫作示例列表，以便為您的企業或組織製作更好的作品。

1.商業信函

商務信函是交易商務寫作的一種形式。 商業信函是組織內的一個人發送給另一個人的正式書面文件。 很多時候有人可能需要使用這種類型的業務通信，包括：

• 商業建議書：這些信件提出了兩方之間的商業安排，並概述了該安排的條款。
• 推薦信：一封推薦信被發送給潛在的雇主，以推薦某個職位的申請人。
• 跟進信件：在面試或其他面對面的交流之後，業務專業人員通常會發送一封跟進信件，其中涵蓋談話或採訪以及之後出現的任何問題。
• 錄取通知書：錄取通知書概述了商業報價的條款，通常是在工作機會擺在桌面上時。
• 求職信：求職信附有簡歷或工作申請。
• 辭職信：這封信告訴一家公司您要發出辭職通知。 大多數公司要求在結束日期後的幾週內提交辭職信。

這是您在撰寫商業信函時可以使用的模板。 請記住，您將在每個部分之間跳過一行：

• 您的聯繫方式
• 日期以月、日、年格式
• 收件人的職位、公司名稱和地址
• 稱呼，通常採用“親愛的人的名字”格式
• 信件正文，每個段落之間有一個空格。
• 呼籲採取行動結束包括電子郵件和電話號碼在內的信件正文（如果適用）。
• 以“尊敬的您”的格式結束，
• 手寫簽名
• 輸入名稱

這可能是這樣的：

約翰·史密斯
特魯里巷 123 號
紐約，NY 12345

2021 年 4 月 20 日

莎拉柯林斯
人力資源總監
頂峰科技
商業路123號
紐約，NY 12345

親愛的柯林斯女士，

我寫信是想告訴您我們即將在紐約舉行的科技活動，並邀請您擔任主旨發言人。 該活動將於 9 月 15 日至 18 日在 Raddison 酒店舉行。

在過去的五年裡，隨著 ACME Tech 的發展和新員工的入職，我看到了你在人力資源方面的專業知識。 我們相信您將成為我們與會者的寶貴財富，他們正在尋找更好的方法將他們的新員工融入他們的科技公司。

演講者的套餐將包括住宿、膳食和適度的酬金。

如果您有任何問題，請隨時通過 [email protected] 或致電 444-444-4444 與我聯繫。 我期待著您的回音。

真摯地

（簽名）

約翰·史密斯

2. 商務郵件

商業電子郵件在結構上類似於商業信函。 但是，它們還包含一個主題行。 在這種專業交流形式中，您會希望主題行能夠說明電子郵件的發件人和發送原因。 在電子郵件中，您將遵循與商業信函相同的格式，但跳過頂部的聯繫信息和日期。 這封信的結構應該是相似的。 在簽名中，用您的姓名、職位、電話號碼和電子郵件地址結束信件。 以下是您可以如何調整以前的商業信函以適應電子郵件格式：

主題：九月主題演講邀請

親愛的柯林斯女士，

我寫信是想告訴您我們即將在紐約舉行的科技活動，並邀請您擔任主旨發言人。 該活動將於 9 月 15 日至 18 日在 Raddison 酒店舉行。

在過去的五年裡，隨著 ACME Tech 的發展和新員工的入職，我看到了你在人力資源方面的專業知識。 我們相信您將成為我們與會者的寶貴財富，他們正在尋找更好的方法將他們的新員工融入他們的科技公司。

演講者的套餐將包括住宿、膳食和適度的酬金。

如果您有任何疑問，請通過 [email protected] 或致電 444-444-4444 與我聯繫。 我期待著您的回音。

真摯地

John Smith，Tech Events Inc. 營銷協調員

[email protected] 444-444-4444

3.備忘錄

備忘錄或備忘錄是一種簡短、簡潔的溝通形式，通常發送給企業內的一群人。 它通常用於向組織的成員宣布某種形式。 備忘錄有一個特定的標題模板，即：

• 備忘錄
• 收件人：（讀者全名和職務）
• 發件人：（發件人的全名和職務）
• 日期：（完成日期）
• 主題：（簡短的主題，徹底表明備忘錄的要點）

備忘錄本身有一個在句子中重申主題的介紹。 正文段落提供了公告的原因或備忘錄的其他目的。 它以結束語結尾，總結了要點並提醒讀者他們應該如何處理所包含的信息。 以下是實用備忘錄的示例：

致：人力資源團隊

來自：John Smith，經理

日期：2021 年 4 月 20 日

主題：在上班時間不當使用電話應用程序。

人力資源團隊，

我注意到辦公室裡的一些人花太多時間在手機上玩鬧鐘。

最近的統計研究發現，人們花在手機遊戲上的時間對普通公司來說每年要花費大約 100 萬美元。 這是我們無法承受的損失。

我們不想加入不必要的規則，所以請更加註意您的電話使用。 記住，你是上班時間。

謝謝，

約翰·史密斯，經理

4.手冊

手冊提供了員工做好工作所需的信息。 這包括辦公室或公司的規則以及為公司工作必須遵守的程序。 就僱傭的合法性而言，員工手冊是必不可少的。 如果手冊中沒有明確列出某些內容，員工可能不對這些行為承擔責任。 它們還需要清晰且具有指導性，以便員工可以閱讀它們並清楚地理解期望。 雖然每家公司都有自己的規則，但大多數員工手冊的一些組成部分包括：

• 公司使命宣言和歷史
• 法律聲明
• 著裝規範
• 工作時間和報酬
• 加班政策
• 好處
• 責任與期望
• 公司假期和帶薪休假
• 晉昇機會
• 旅行和報銷規則

由於篇幅過長，無法展示手冊的示例，但這裡有一段摘錄，展示了手冊聽起來可能是什麼樣子。 這個例子來自 Indeed.com。

2.著裝要求

我們將為您提供四件印有我們名字的T恤和四條白色圍裙。 您可以選擇三種顏色和尺碼的 T 卹。 您有責任將襯衫和圍裙帶回家，並在輪班後清洗。 如果它們在工作中或其他地方損壞，可以免費更換。 員工可以穿無破洞的牛仔褲、休閒褲和裙子，以及膝蓋以上六英寸的短褲。 不允許穿緊身褲和其他運動服。 您可以穿任何鞋子，但出於安全原因，必須將腳趾貼近。

5. 業務報告

業務報告是顯示組織的結果或項目信息的信息寫作。 通常，這些報告包含數據和研究，並發送給領導層或利益相關者，以幫助他們為業務做出決策。 企業可以製作多種類型的報告，包括以下方面的報告：

• 遵守
• 調查
• 可行性
• 對企業的建議

商業報告的組成部分包括：

• 執行摘要
• 目錄
• 介紹
• 正文，可能是要點而不是段落
• 結論
• 參考
• 可選附錄

以下是商業報告摘錄的示例：

2021 年，ACME Tech 簽約了 10 個新客戶，而社交媒體對於獲得這些客戶至關重要。 本報告總結了我們在社交媒體上的影響力，提供的結果可以幫助我們在來年加大營銷力度。

6.會議議程

雖然讓每個員工都參加每次會議是理想的，但有時這是不可能的。 會議議程是商務會議所涵蓋主題的簡短指南。 這也是商業寫作的信息形式之一。 會議議程在會前寫好，指導會議的方向。 它們以大綱形式或要點形式編寫，以便會議的領導者可以輕鬆地看到需要發生的事情。 會議結束後，可以將議程發送給無法參加的人，讓他們知道發生了什麼。 這是議程的示例：

會議議程

日期：2021 年 4 月 20 日
時間：中午12點
地點：會議室

議程詳情

目標：會議的目標是討論為下一財年實施的社交媒體營銷策略。

回顧過去的社交媒體活動

時間：15分鐘
目的：提供信息
領袖：約翰·史密斯

一個。 展示社交媒體活動的例子
b. 審查這些活動的有效性
C。 確定最有效的活動。

7. 新聞稿

新聞稿被發送到主要新聞媒體，以宣布組織內的變化或新聞。 它們有助於營銷，因為它們使企業的名稱出現在潛在客戶面前，它們還可以幫助激發對企業良好變化的興奮。 然而，新聞稿很少用於壞消息，旨在通過它們改善營銷。 新聞稿使用專業的語氣和良好的商業寫作技巧。 它們永遠不會超過 500 字，並且通常引用領導或利益相關者的話。 他們以“關於我們”的樣板內容結尾，指向業務。 以下是新聞稿的示例：

ACME Tech 宣布新任首席執行官

新領導人的到來正值這家紐約科技公司實現前所未有的增長之際。

紐約州紐約市，2021 年 4 月 20 日——總部位於紐約的科技公司 ACME Tech 週三宣布將任命一位新的首席執行官。 Gerald Fitzgerald 將於 9 月在其財政年度開始時加入公司。

這位臨時首席執行官對此次加入表示興奮。 “在經歷前所未有的增長時，我很高興能為我們公司帶來如此強大的領導者。 我期待與 Gerald 合作，將 ACME Tech 推向新的高度。”

Fitzgerald 先生預計將重點關注公司的社交媒體影響力以及將新的創新產品推向市場。

關於 ACME 技術

ACME Tech 是一家來自紐約的科技公司，專注於創新的企業對企業產品。 他們以其 CRM 軟件產品而聞名。

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