任何人都可以使用的 12 個頂級商務寫作技巧

如果您剛剛開始您的商業生涯或經驗豐富的專業人士，這些商業寫作技巧將幫助您將工作溝通提升到一個新的水平。

當您的職位需要您創建高水平的商務溝通時，關鍵是您要不斷努力發展您的商務寫作技巧。 無論您是在改善句子結構以創造良好的商業寫作，還是試圖增加主動語態而不是被動語態的使用以提高寫作的清晰度，提高技能水平都可以幫助您創造更有效的商業寫作來傳達您的信息穿過。

在這裡，我們來看看一些技巧，您可以使用這些技巧來創建更有效的溝通並開發更好的商務寫作技巧。

1.了解你的聽眾

無論您從事何種類型的寫作，了解您的聽眾都是使用正確的溝通技巧來傳達您的觀點的關鍵。 如果你正在寫一份備忘錄，向你的上級詳細說明最新的研究變化，你將採用不同於為董事會成員編寫季度更新的方法。 當您了解您的受眾時，您可以根據他們的知識水平定制您的業務文檔，無論是包括他們熟悉的技術術語，還是花費必要的時間和空間讓他們了解您行業的最新變化.

2. 深入研究課題

當您正在努力快速開發一項業務通信時，只進行表面層面的研究可能很誘人。 相反，請花時間深入研究您正在討論的問題。 這不僅是幫助您成為更好的商業作家的明智之舉——當主管或董事會成員不可避免地在走廊上攔住您討論您文章中的某個觀點時，它還會為您提供所需的信息。

如果你覺得你需要比你的主管允許的更多時間來完成你的商業寫作所需的研究量，請不要猶豫與他們聯繫並解釋推遲截止日期將如何支持你和公司。

3. 了解你的目的

對於某些類型的商務寫作，要點很明確。 也許您正在就您一直在努力解決的特定問題向您的團隊撰寫更新，或者您正在向董事會提供本季度的財務更新。 這些類型的書面交流有明確的目的，使您在寫作時很容易保持在正軌上。

然而，對於其他類型的交流，可能更難切中要點——尤其是當您不確定要點是什麼時。 如果您正在撰寫選民更新或向您的老闆提供進度報告，請在開始寫作之前盡力澄清您正在努力涵蓋的要點。 您的作品將更易於訪問，您的觀眾將欣賞您簡潔的方法。

4. 預期問題

當你的商業寫作結束時，花點時間想像你是你的聽眾中的一員。 盡最大努力假設他們對你的工作的了解程度。 現在，回到你寫作的開頭，試著通過他們的眼睛來閱讀。 他們可能會有什麼問題？ 你寫作的哪些部分對他們來說難以理解？ 通過預測您的聽眾可能會提出的問題並將答案寫到您的文章中，您可以創建更準確、更有效的溝通方式。

5.寫前大綱

了解商務寫作的目的後，在開始實際寫作工作之前製定大綱會很有幫助。 把你的主要觀點寫在紙上可以更容易地深入研究你的寫作介紹，並可以幫助你決定在每個重點領域投入多少時間和空間。 如果您正在努力完成大綱，請不要擔心 - 即使記下一兩個要點和一些支持細節也可以幫助您在不確定從哪裡開始時朝著正確的方向前進。

6.避免過於復雜

當您為商業寫作時，可能很想炫耀您的行業知識，但在寫作時要抵製過度使用技術術語的衝動。 如果一個複雜的詞有一個簡單的替代詞，就使用它。 當您保持寫作簡單時，您的聽眾就更容易理解您的想法。

雖然您的觀眾可能具有較高的閱讀水平，但建議您在作品中瞄準初中或高中的閱讀水平。 當您發送一段商業通信時，您並不是在嘗試教授大學課程——您是在嘗試將想法快速、高效且有意義地傳達給您的聽眾。 不要擔心試圖用花哨的詞彙給商業世界的人留下深刻印象。 他們會對你簡單而準確地表達你的觀點的能力印象深刻。

7. 讀出來

當你大聲朗讀你的作品時，可以更容易地找到措辭笨拙或語法不正確的地方。 通常，在校對過程中，我們的眼睛會略過這些問題。 如果您覺得舒服，請朋友大聲朗讀您的作品可以讓您更清楚地了解您的作品將如何傳達給您的聽眾。 當你在聽你的工作時，盡量不要因為簡單的錯誤而對自己太過苛刻——在你繼續將你的交流發送給其他人之前回去並進行必要的更正。

8.消除填料

用填充詞填充電子郵件或其他業務通信的正文可能很誘人，尤其是當你試圖表明你深刻理解這項任務時。 然而，在商業世界中，不必要的廢話是不受歡迎的。 你會希望你的寫作盡可能簡潔。 問問自己，您的聽眾是否從您的交流中獲得了他們需要的信息，如果是，就此結束。 如果您需要在時事通訊或其他類型的更新中填寫空間並且沒有相關信息，請詢問您的主管是否可以聯繫另一個部門以合併更新。

9.忘記商業術語

完成商務寫作後，花一點時間回過頭來尋找大多數人不會理解的單詞。 但是，如果您有無法更改的行業特定條款，那也沒有問題。 如果你不必要地使用了行話，把它去掉，用一個不太複雜的詞。

流行語不會讓您的聽眾相信您知道自己在說什麼，並且會影響您在商務溝通中想要達到的專業語氣。 您想讓閱讀您的商務通訊的人盡可能簡單地理解您要說的內容。 保持你的詞彙簡單可以使閱讀你的交流更有效率。

10.尋求幫助

如果您是商務寫作的新手，可能很難弄清楚如何準確地組織您的商務溝通。 如果您的寫作風格通常更適合社交媒體或有說服力的寫作，或者您從未以商業身份擔任過專業作家，則尤其如此。

在徵求他人對您的商務寫作的反饋時，讓他們知道您不僅僅是在尋求拼寫錯誤方面的幫助。 相反，告訴他們您希望獲得有關使您的寫作更簡潔和適合您的聽眾的反饋。 由您的主管或傳播主管來運行您的商業信函和其他通信的初稿是一個明智的舉動，特別是如果您仍然習慣於公司的風格指南。

11.致力於改進

當您剛剛開始商務寫作時，您會對自己是否以正確的風格和格式與同事和上司溝通感到不確定和緊張，這是有道理的。 像任何新技能一樣，開發您的技術寫作可能需要時間。 致力於變得更好不僅會引起主管的注意，還有助於增強您的信心。 使用拼寫檢查器、參加在線或面對面的寫作課程，以及使用語法檢查器（如 Grammarly 和海明威編輯器）可以幫助增強您對商業寫作能力的信心。

12.使用語法檢查器

一個好的語法檢查器是快速查找和修復報告、電子郵件和業務文檔中的語法和標點符號錯誤的最簡單方法。 您可以將語法檢查器安裝為桌面應用程序或您首選的電子郵件編寫工具或文字處理器的插件。 它應該幾乎立即發現這些錯誤。 然後，您可以找到並修復比操作系統中的內置語法檢查器所能發現的更多的語法錯誤。

Grammarly 是我們為商務專業人士提供的頂級語法檢查器之一。 在這篇 Grammarly 評論中找出原因。