如何撰寫完美的候選人拒絕電子郵件
已發表: 2022-03-22告訴潛在候選人他們沒有工作是任何人都可以做的最具挑戰性的事情之一，但你必須這樣做。 求職者已經花費了時間、精力，在某些情況下還花費了費用來提交申請和參加面試，所以你至少可以告訴他們他們是否沒有找到工作。
最好的候選人拒絕電子郵件是個人和專業的，為求職者提供足夠的反饋。 他們在積極、信息豐富和鼓勵之間找到了正確的平衡，同時仍然拒絕。
做對了，您可以提高企業的聲譽。 弄錯了，一封糟糕的工作拒絕電子郵件會迅速傳遍全球，損害您的聲譽和信譽。
那麼，你如何寫出完美的候選人拒絕信呢？ 閱讀我們的指南以找出答案。
什麼是拒絕電子郵件？
工作拒絕電子郵件回復是對提交申請或參加面試後未成功的求職者的一種專業禮遇。
一旦你決定面試或僱用誰，你必須盡快讓不成功的候選人知道。
拒絕工作的電子郵件沒有真正的規則，但你絕對應該發送一封。 可悲的是，許多組織不打擾。
求職平台Workable發現，75%的求職者在發送申請後從未收到回复。 還有 60% 的人在面試後從未收到任何反饋。
為什麼我需要了解工作拒絕電子郵件？
撰寫拒絕信的任務通常委託給可能沒有參與選拔過程的員工。 關鍵是在鼓勵和積極但誠實和專業之間找到正確的基調。
如果您以前從未寫過申請人的拒絕信，那麼在您打出所有正確的音符之前可能需要一些練習。 即使是經驗豐富的招聘人員也可能會發現創建拒絕電子郵件可能具有挑戰性。
告訴某人壞消息總是很棘手，但寫拒絕信尤其具有挑戰性。 求職者在招聘過程中投入了情感，拒絕可能很難接受。
Glassdoor 發現，從申請到預約，平均招聘過程需要 27 天。 如果應聘者被邀請面試並遇到了潛在的雇主，那麼很難接受“不”。 當被拒絕時，求職者會經歷一系列情緒，包括失望、憤怒和沮喪。
一封遺漏或寫得不好的信可能會損害收件人的自我概念和潛在新兵的未來意圖，”研究人員發現。簡而言之，一封糟糕的拒絕信可能會對某人的心理健康造成持久損害。
在另一項研究中，學者發現未收到信件而被拒絕的申請人更有可能認為該組織未能履行其義務。 那些沒有收到個性化拒絕信的人有研究人員所說的對組織的“更消極的意圖”。
一封寫得很好的拒絕信可以實現三件事：
- 及時提供重要新聞。
- 為求職者提供情感封閉。
- 保護聲譽並提高他們對您組織的看法。
面試前的拒絕信或面試後的拒絕電子郵件可以長短不一，但它需要包含我們接下來將介紹的一些細節。
什麼是優秀的候選人拒絕電子郵件？
我們以前寫過關於專業電子郵件禮儀的文章，但職位空缺的拒絕信略有不同。 我們的研究發現，任何成功的拒絕電子郵件都有四個核心部分。
- 感謝申請人
- 給出壞消息
- 解釋原因
- 積極結束
讓我們更詳細地看看這些。
1.感謝申請人
求職者投入了時間和精力來申請。 他們熱情、興奮，並在這個過程中投入了情感。 求職難，拒絕更難。 因此，必須通過感謝他們的努力來認識到這一點。
2. 給出壞消息
拒絕信是關於壞消息的，所以要清楚和坦率。 如果它是一個不，那麼就這樣說。
您的回答必須是明確的，並且讓申請人不要幻想他們有機會。 一刀兩斷是最公平的方法。
3. 說明原因
解釋這個人為什麼沒有找到工作是至關重要的。
您可以在此處輸入盡可能多的詳細信息。 在某些情況下，它可能就像說明有更合適的候選人一樣簡單，或者您可能想提供冗長而詳細的反饋。 請參閱下面的示例以獲得一些靈感。
即使是簡短的反饋也比沒有反饋要好。
4. 積極結束
以積極的態度完成您的電子郵件至關重要。 你沒有給這個人一份工作，但他們有一個角色。
感謝申請人，認可他們的長處，並鼓勵他們再次申請。 如果您準備好跟進，請主動向申請人提供反饋。
如何通過電子郵件拒絕候選人
您已經閱讀了我們構建完美電子郵件的框架，但您可能想知道這如何轉化為拒絕電子郵件？ 讓我們來看看寫申請拒絕信的一些重要技巧。
1.使用人名
向所有受訪者發送群組電子郵件可能很誘人，但不要這樣做。 總是直呼對方的名字。 他們會很感激的。
我們更喜歡使用名字，因為它聽起來更個性化。 您可以在我們的深入博客中了解有關如何開始專業電子郵件的更多信息。
2. 感謝他們申請
每次申請和麵試都代表求職者付出了數小時的努力，因此不僅歡迎您表示感謝； 這是必需品。
3. 從壞消息開始（不要為選擇最佳人選而道歉）
立即告訴人們他們沒有成功。 不要將其留在電子郵件的末尾以提供壞消息。 求職者會反复閱讀您的電子郵件，所以要清楚，不要含糊其辭。
例如：
- 在這種情況下，我們決定不再進一步處理您的申請。
- 我寫信是為了讓你知道你沒有被選中參加面試。
- 很遺憾，我們目前不會處理您的申請。
你可能想說對不起，但不要。 您做出的決定對您的業務最有利，無需道歉。
4. 個性化
花一點時間思考候選人的經歷可以讓求職者覺得你的決定是經過深思熟慮和公平的。 沒有解釋的拒絕會導致混亂、沮喪和不安。
5. 如果您提供反饋，請確保您是認真的
如此多的組織提供提供反饋但不提供反饋（出於多種原因）。 如果您不准備提供反饋，請不要提供反饋。
6. 鼓勵他們再次申請
優秀候選人的大門永遠不會關閉，因此請鼓勵他們再次申請。 包括他們如何尋找新機會的細節。
您可以建議求職者在 LinkedIn 等社交媒體平台上與您聯繫，以了解新機會。
7.專業結束
我們寫了一篇關於結束專業電子郵件的最佳實踐的詳細博客。 看看這個。
8.校對所有電子郵件
沒有什麼比一封寫得不好的拒絕電子郵件更糟糕的了，所以在發送之前一定要檢查它。
我的拒絕信應該多長時間？
沒有正確或錯誤的答案。 第一件事是你寫一封拒絕工作的信。 如此多的企業和組織甚至沒有採取這一步。
一個很好的指導是，某人參與工作選擇過程的時間越長，候選人拒絕信就應該越詳細。 在大多數情況下，三四個段落就足夠了。
拒絕電子郵件的主題行
最好讓事情保持簡單、清晰和專業。 我們建議您在主題行中列出職位名稱。 例如，您可以使用以下內容。
拒絕電子郵件模板
您應該為每個角色和每個組織個性化您的拒絕電子郵件，但這裡有一些您可以遵循的基本示例。
示例 1：基本的候選人拒絕電子郵件
這是一封非常標準的拒絕信，是為這個人量身定做的。 這是專業的，重點明確的。
示例 2：正式拒絕信
如果您代表其他人寫作，請保持簡短和正式。 這是一個例子。
示例 3：詳細的拒絕電子郵件
如果你準備好提供詳細的反饋，這對求職者來說是非常有益的。 該模板是面試後合適的樣本拒絕信。 它以 Apple 使用的拒絕電子郵件為藍本。
示例 4：個人工作拒絕電子郵件
如果您自己經營一家企業並想做一些稍微不同的事情（同時遵循我們的基本原則），那為什麼不呢？
你還在為寫那封候選人拒絕郵件而苦惱嗎？ Flowrite 將單詞序列轉換為可隨時發送的個人和專業電子郵件。 如果您想成為第一個體驗寫作未來的人，請立即申請訪問。