電子郵件中的「抄送」是什麼意思？

已發表: 2022-10-26

電子郵件禮儀可能看起來很神秘，其中包括您在新電子郵件頂部找到的副本和密件副本功能。您可能有這樣的問題：電子郵件中的cc是什麼意思？我應該如何使用 cc ？

在本解釋中，我們將討論電子郵件禮儀以及如何正確使用副本功能。我們將向您展示在哪裡可以找到cc函數以及如何使用它。

讓我們從基礎開始。「抄送」欄位通常位於新郵件中「收件者」欄位的正下方，可讓您包含「收件者」選項以外的收件者。但cc是從哪裡來的呢？

電子郵件中的cc是什麼？

「Cc」是抄送的縮寫。發送電子郵件時，副本可讓您將電子郵件的副本傳送給「收件者」欄位中列出的收件者以外的人。

在網路和電子郵件通訊出現之前，我們都是寫信。那時候影印機也不存在。要複印一封信，需要使用複寫紙。複寫紙放置在兩張信紙之間。

在信紙的最上面一張上，您可以寫下您的信。紙張之間的複寫紙會將顏料印刷轉移到底部紙張上以創建副本。這被稱為抄送—後來縮寫為抄送。

如今，有些人開始將抄送稱為“禮貌副本”，而不是“抄送副本”。這種措詞更符合我們今天使用 cc 的方式，但它忽略了cc 同名的歷史。

在現代，抄送模仿了其模擬紙質前身的意圖。電子郵件中的副本功能可讓您以數位方式將電子郵件的精確副本發送給非主要受眾的其他人。

電子郵件中的抄送何時使用？

儘管從技術上講，抄送提供了與在「收件者」欄位中放置多個收件者相同的功能，但我們使用副本是有原因的。這是關於禮儀的。「收件者」欄位適用於電子郵件的主要收件者。

誰應該包含在電子郵件的抄送欄位中？

副本部分應包括非電子郵件直接收件者的任何人以及不需要隱藏其聯絡資訊的任何人。您可以使用副本讓利害關係人了解情況、介紹新聯絡人、明確告知所有相關人員都已收到通知，或向您的主管發送電子郵件副本。

抄送應保留給以下人員。

任何需要查看電子郵件但不一定會回覆的人
需要介紹或發現資訊有用的新人
一大群人都在從事同一個項目

當您抄送某人時，您不需要在電子郵件問候語中稱呼他們。開始傳送電子郵件時，僅傳送「收件者」欄位中包含的位址。

何時不應在電子郵件中使用抄送

抄送很有用，但這並不意味著您應該在所有情況下都使用它。請記住，抄送是關於禮儀的。將人員新增至抄送欄位時要慎重。

在以下任何情況下避免使用 cc ：

當您發送敏感訊息時
當你期待那個人的回應時
未經主要接收者的知情或同意
您正在向人們介紹與他們不相關的訊息或項目
你正在以被動攻擊的方式使用它

使用副本時，請考慮副本清單中的每個人是否都需要接收您在電子郵件中包含的所有資訊。

在電子郵件中，副本如何運作？

當您抄送電子郵件中的某人時，他們會收到該電子郵件的副本。電子郵件鏈中的所有收件者都可以看到副本的收件者清單。這就是為什麼在將新人添加到副本清單之前，您應該始終獲得主要收件者的知情或同意。

如果您不希望所有收件人都可以看到這些電子郵件收件人，則需要使用密件副本功能。

當包含副本收件者時，您需要按一下全部回覆以將所有人包含在回覆中的「收件者」、「副本」和「密件副本」欄位中。否則，您的回覆將僅傳送給收件者欄位中列出的人員。

為了遵守電子郵件禮儀，您不應期望抄送收件人回覆。抄送收件者是應該查看電子郵件但不一定需要採取行動或回覆的人。

電子郵件中的副本功能在哪裡可以找到

副本功能位於電子郵件提供者的「收件者」欄位下方。某些電子郵件提供者（例如 Gmail）會隱藏副本和密件副本欄位。您需要點擊「新訊息」視窗右上角的灰色小抄送連結來新增您的副本清單。

當您點擊螢幕左側 Gmail 選單列頂部的「撰寫」時，會彈出一個窗口，您可以在其中起草新郵件。

在“新訊息”視窗中，按一下“收件者”，然後會出現副本選項。

按一下抄送，抄送欄位將出現在收件者欄位下方。

在發送之前不要忘記校對您的電子郵件！

電子郵件範例中的5副本

您知道如何在電子郵件中使用抄送，但您可能仍然不確定。讓我們看看如何在電子郵件中專業地使用副本。我們收集了五個您可以在現實生活中抄送某人的場景。

1大型團隊的項目

如果您與大型團隊合作並且不使用外部應用程式管理項目，那麼您最終可能會使用電子郵件來傳達進度報告、更新和其他資訊。您可以使用抄送來確保將這些更新發送給參與該專案的每個人。此方法使用禮儀向團隊發出信號，表明您不需要所有人回覆您的電子郵件，但希望他們參與循環。

2具體要求

如果您的經理或利害關係人要求隨時了解特定通信，您可能需要在某些電子郵件中副本。這是視情況而定的，如果是這種情況，您將收到請求。

3簡介

抄送是介紹新朋友的好方法。例如，如果您有一位新同事或新人接管一個項目，您可以這樣說：「我已抄送您的新專案經理哈維爾。展望未來，請將它們循環到您有關該項目的電子郵件中。

4讓新人參與進來

如果您正在進行一個正在進行的項目，並且要邀請新人加入專案或參與討論，您可以透過電子郵件鏈抄送他們，以便他們可以了解對話或專案的進展。

5一般溝通

在某些辦公室，您可能負責分發會議記錄、會議議程或其他一般通訊資料。如果您尚未使用辦公室訊息平台或文件共用系統，您可以透過副本將附有這些文件的電子郵件傳送給您的同事。

抄送電子郵件常見問題解答

電子郵件中的「 cc」是什麼意思？

在電子郵件中， cc是抄送的縮寫。在電子郵件中抄送某人意味著向他們發送副本。

電子郵件中的副本如何運作？

當您抄送電子郵件中的某人時，他們會收到電子郵件的副本。電子郵件的所有收件者都可以查看已新增至副本的收件者清單。

什麼時候應該在電子郵件中使用抄送？

您應該在電子郵件中使用副本功能，以循環訪問利害關係人、新參與者以及需要查看您發送的電子郵件的一大群人。您也可以使用副本來介紹新同事，將您的經理加入重要的電子郵件鏈中，或向整個團隊傳達重大專案變更。