如何為每項任務選擇正確的溝通渠道

我們在整個工作日以多種方式與同事溝通。 但有時很難知道哪個頻道最適合每條消息。 在消息平台上給某人發 DM 或發送電子郵件更好嗎？ 在公共渠道發布反饋還是私下發送？ 將想法記錄在共享文檔中或在電話中共享？

您的默認專業交流工具很有可能是電子郵件。 根據《哈佛商業評論》 ，員工將 80% 的時間用於通過電子郵件與同事交流。 儘管它顯然是一種流行的選擇，但它並不總是適用於所有場景的最佳通信方式。

但由於工作場所有如此多的溝通渠道，可能並不總是很明顯哪種模式最有效。 以下是不同渠道的指南，它們如何在您的團隊中使用，以及如何選擇目前最好的渠道。

異步與同步通信

在確定哪種渠道最適合您的需求之前，了解您應該如何與同事互動以傳達您的信息會很有幫助。 我們將分解兩種類型的通信：異步和同步。

聽起來可能很複雜，但理解異步和同步通信之間的區別相當簡單。 異步意味著通信“不存在或同時發生”。 一個例子是寄信。 因此，同步的意思是“同時存在或發生”，並描述了各方同時存在和交互的地方——例如，在電話中。 異步通信不允許立即響應，而同步通信需要實時處理信息，然後是響應。

在決定使用哪種溝通渠道時，您需要考慮公司的文化以及您對所傳達信息的期望。

例如，假設您需要與您的經理討論個人事務。 他們更喜歡可以在自己的時間表上準備回复並跟進的電子郵件，還是鼓勵安排一對一的會議？ 如果是後者，則可能需要一種同步通信方法，例如面對面會議。

溝通渠道的類型

公司中心或內聯網

最適合：年度報告; 和組織跟進

作為可供廣大受眾訪問的異步通信渠道，Intranet 或在線中心充當組織內高層活動的儀表板。 它有助於在集中的官方平台上發送一致的消息。

它還使組織內所有級別的資源和信息都可用。

電子郵件

最適合：與團隊或跨部門共享更新和結果； 以及解決不緊急的問題

電子郵件是一種異步通信類型，它設定了不需要立即回複收件人的期望。 電子郵件消息可以發送給個人或小組。 例如，可以向團隊發送一封電子郵件，內容是關於下週生效的新協議流程。

這種方法很有效，因為它允許發送者與多人共享相同的信息，並讓接收者有時間處理信息並共享他們的輸入。 要通過此渠道取得更大的成功，請了解有關商務電子郵件禮儀的更多信息。

會議

最適合：建立融洽關係； 討論敏感和/或私人信息； 溝通困難的反饋； 時間敏感問題； 以及協作和協調

儘管有“會議倦怠”之類的東西，但會議是任何組織中至關重要的溝通渠道。 無論您是召開面對面會議還是視頻電話會議，富有成效的會議都可以幫助團隊解決複雜的問題。 它鼓勵現場頭腦風暴、協作甚至談判。

會議也有利於一對一的互動，尤其是建立融洽關係和交流績效反饋。 然而，並非所有會議都是有效的。 掌握會議回顧是確保保留關鍵信息的好方法。

消息平台

最適合：建立企業文化； 以及多人和團隊之間的協作

消息傳遞應用程序，如 Slack，更受更多遠程工作的員工歡迎。 儘管消息傳遞有時會讓人感到遙遠，但它為用戶提供了異步和同步通信選項。

例如，公共頻道可用於團隊之間持續的每週項目更新，或作為建立人際關係和討論隊友週末的地方。 同樣，Asana 或 Trello 等項目管理系統中的消息傳遞或評論功能有助於提出問題或提供有關特定項目或任務的反饋。

電話或視頻通話

最適合：在緊急情況下解決問題； 非常重要的信息； 最後一刻的變化

如果無法安排會議，同步通信的下一個最佳選擇可能是電話。 在傳達可能產生許多問題的複雜想法或信息時，電話是實用的。

它也是面對面交流的理想替代方案，尤其是在傳達敏感或情緒激動的信息時。 這是因為，儘管電話可能缺乏視覺交流提示，但它提供了呼叫者之間音調提示的好處。

適合任何特定情況的溝通渠道類型取決於幾個因素。 通過了解每個渠道的好處，您將更好地了解哪種溝通方式對您的目標最有效。