如何通過電子郵件提出明確、自信的觀點

給某人很多工作要做，承擔新的責任，要求迴旋餘地，請求幫助，不同意某人，表達強烈的意見，或者只是在長時間的無線電沉默後打個招呼——這些話題在談話中很難，而且當您試圖通過電子郵件提出一個困難的主題時，可能會面臨更多風險。

Grammarly 整理了一份關於發送有關困難主題的電子郵件的最佳實踐指南，而不會給人以咄咄逼人、苛刻或粗魯的印象。 當您需要發送此類電子郵件時，請確保您使用 AIM。

你問什麼是AIM？ 這完全取決於您的受眾、意圖和信息。 一般而言，這是一個有用的戰略溝通技巧，當您編寫一封包含令人不快的消息、大請求或一般性壞消息的電子郵件時，它會派上用場。

觀眾：大局

當您每天發送一封接一封的電子郵件時，您可能並沒有認真考慮您所寫的每個人的希望和夢想。 但是對於您必鬚髮送的大而艱難的信息，請花一些時間考慮您的收件人並使用電子郵件來表達您的觀點。

確保電子郵件是傳遞信息的正確媒介

使用電子郵件，您有足夠的時間來思考您的信息並仔細選擇您的措辭。 但是，您無法獲得可以在一些困難的交互中產生重大影響的人為因素。 面對面交談為您提供了語氣、面部表情和肢體語言的工具。 如果你要發布壞消息，你可以表現出你的同情心。 如果你要求加薪，你可以表現出自信。 有些對話應該親自進行。

也就是說，你也可以用一種能證明你是一個有思想、有愛心的人的方式來寫你的文章——但這需要工作。 如果您使用電子郵件，請仔細選擇您的措辭以傳達正確的語氣以配合您的信息內容。

了解您的收件人

有些人在談正事之前會通過電子郵件交流寒暄和個人故事。 其他人閱讀主題行並單擊刪除（或回复——但前提是你很幸運）。 如果您認識您正在發送電子郵件的人（或任何關於他們的信息），您可能會冒險猜測他們是否是對更多引導和個人信息或簡短而明確的請求反應更好的人。

例如，如果你讓你的表弟 Fred 給你發送他去年夏天家庭團聚的專業照片，你可能會開始緩慢：

主題：嗨和照片

嗨，弗雷德！

我仍然對我們去年夏天在海灘上的訪問有著美好的回憶！ 您的自行車比賽在勞動節週末過得如何？ 如果這就像我們環湖騎行一樣，我相信你已經登上了領獎台。

我記得你在周末拍了很多照片，我很想重溫那些回憶。 你介意寄給我一些你最喜歡的嗎？

謝謝，期待我們的下一次重聚！

很多美好的家庭接觸。 一些讚美也沒有什麼壞處。

另一方面，如果您要寫信給一位每天收到數百封電子郵件的教授，最好將您的請求放在第一行，甚至放在主題行中。 例如：

主題：1/15 之前的推薦信？

親愛的斯通教授，

我今年夏天在紐約申請獎學金。 鑑於我是你的研究助理，你願意給我寫推薦信嗎？ 這是包含更多信息的鏈接。

底線：特別是如果您真的需要回复，請嘗試設想您的電子郵件收件人的習慣並相應地計劃您的消息。

意圖：定義你的目標

您的電子郵件的目標是什麼？ 您希望收件人如何回應？ 打開一個空的“撰寫”框並寫下電子郵件的目標可能會有所幫助。 當然，你會做大量的改寫，以確保最終的信息是委婉、禮貌和有效的。 但是，在起草時將主要思想放在首位和居中將有助於確保您的讀者確切地知道該做什麼。

對你的主題有戰略意義

對於大多數收件人，您不會在主題行中提出請求或提供新聞； 這需要一些努力。 寫一個不透露底線但確實讓人了解即將發生的事情的主題。 以下是您可能會使用的一些單詞和短語：

• 規劃
• 回复人
• 要求
• 需要採取的行動
• 需要的決定
• 需要簽名

在嚴峻的情況下，總會有一個大而可怕的全大寫“緊急”，但如果你想委婉一點，除非一切都失敗了，否則盡量避免那個。

把你的問題放在前面

沒有什麼比直接在頂部的底線出來更能說明信心了。

例如：

親愛的老闆，

我想管理公司的下一個大案子。

一開始就提出你的要求可能看起來很可怕，但它表明了信心、責任和正面解決問題的意願。 尤其是如果您要求承擔責任，或者您正在寫一個每天收到大量電子郵件的人，那麼獲得您想要的東西的一個好方法就是從一開始就說您想要它。

一切都與結構有關

要素：引起收件人注意的主題、友好的問候、對電子郵件目的的直接陳述、任何必要的細節以及友好的簽字。

秘訣：簡短、直接的句子來表達你的觀點，段落帶有清晰、信息豐富的主題句。 如果你有一個複雜的信息無法用五個左右的句子傳達，請使用列表。 項目符號或編號列表有幾個優點：

• 它們很容易閱讀
• 它們有助於突出關鍵細節
• 它們可以防止您的電子郵件看起來像一堵文字牆

看？

信息：謹慎選擇你的措辭

你有你的聽眾和你的意圖：現在你需要精心設計你的信息，使它最適合聽眾，有效地傳達你的意圖，並幫助你實現你的電子郵件目標。 寫完一封禮貌、措辭謹慎的電子郵件後，再看看你的信息。 尤其是如果你要的東西或提出一個收件人可能不感興趣的話題，仔細溝通的重要性怎麼強調都不為過。

檢查你的語氣是否有憤怒、指責或無禮

你寫的東西對你來說可能聽起來很中性，但是如果沒有臉和語氣的話，它們可能會顯得居高臨下或咄咄逼人。 如果您確定電子郵件是正確的溝通方式，請確保您編寫的電子郵件以正確的方式傳達了這一點。

以這條消息為例。 在人面前，這些話可以用一種很好的方式表達，但在書面上，它們可能會讓人覺得它們是被動的攻擊性的、專橫的，甚至是粗魯的。

親愛的凱文，

我想檢查一下你是否能按時完成小組項目的一部分。 星期四到期，你的部分是我們等待的最後一個。 你能告訴我你是否要完成你的幻燈片，以便我們結束演示文稿嗎？

謝謝，布倫達

凱文可能不是一個偉大的工人，但布倫達的信息可能會讓他感到防禦或侮辱。 這甚至可能適得其反，使他不想繼續這個項目。 Brenda 收到這樣的消息會更好：

親愛的凱文，

我希望你一切順利。 只需檢查您在小組項目中的狀態，以確保我們在同一頁面上。 正如我們上週商定的那樣，您負責幻燈片 4-6，演示文稿將於週四到期。 如果您想提前了解任何事情，請告訴我。

感謝您在該項目上所做的工作，如果您有任何問題，請告訴我！ 布倫達

一般來說，如果您說的是收件人不想听到的話，請從 Psych Central 獲取以下提示：

• 設身處地為接受者著想，帶著同理心寫作
• 避免使用“應該”這個詞或讓接受者感到內疚
• 不要發出威脅或最後通牒
• 可以提供建議，但除非有人問，否則不要提供建議

這一切都是為了像對待人一樣對待接受者。 還有更多的來源。

添加人情味

如果你正在寫一些可能會讓人覺得指責或憤怒的東西，或者如果你正在提供壞消息，那麼一些簡單的短語真的可以幫助改變語氣。

以下是布倫達如何軟化對凱文的指控：

• 我希望你一切順利（人情味）
• 只需登記入住（輕推）
• 確保我們在同一頁面上（懷疑的好處）
• 謝謝你的辛勤工作（承認凱文迄今為止的工作——讓他覺得他最好不辜負讚美）
• 如果您有任何問題，請告訴我（提供幫助）

像這樣的短語可以幫助減輕打擊。 即使沒有受到打擊，他們也可以表現出一絲人性，使任何電子郵件的閱讀和回复都更加愉快。

最後，記住你的語法

我們不能把那個排除在名單之外。 不僅因為我們有點喜歡語法，還因為用正確的拼寫和標點符號寫完整的句子是傳達你的觀點的重要部分。 正確的寫作不僅可以確保你清楚，它還可以確保你看起來專業、自信和周到。

在獲得你想要的東西的道路上，這些都是非常好的形容詞。