商業電子郵件的基本逗號規則

毫無疑問，逗號所擁有的力量遠比它不起眼的外表所暗示的要大。許多作家使用標點符號作為軟停頓來分隔單字、項目或從句，並且可以改變句子的含義或語氣，這取決於其使用方式。

了解商務電子郵件的逗號規則可以確保您在寫信給老闆或投資者（或對您的業務有影響的任何其他人）時設定正確的語氣，並且可以消除溝通不良。錯放的逗號也是一些法院裁決的核心內容，這些裁決導致企業損失數百萬美元。

在這篇文章中，我們將討論在電子郵件稱呼中放置逗號的位置、如何在商務溝通中使用它們、它們的歷史意義，以及何時在電子郵件中使用分號而不是逗號。

商務溝通中逗號的用法是什麼？

商務溝通中逗號的使用會影響句子的語氣或意義，因此正確使用逗號對於避免溝通錯誤並與團隊設定明確的目標至關重要。在問候語和某人的名字之間、清單中的項目之間或連接兩個獨立子句時使用逗號。

放錯位置的逗號也會改變句子的含義，在某些情況下可能會導致人們損失數百萬美元。 1872 年，美國立法者在「水果」和「蔬菜」之間添加了一個逗號，導致熱帶農產品免費進口到該國，當時花費納稅人 200 萬美元（按今天的貨幣計算超過 4000 萬美元）。

溝通中的逗號

逗號如何影響溝通的最著名的例子之一是「我們吃飯吧，奶奶」和「我們吃飯吧奶奶」之間的區別。雖然這個假設的陳述清楚地說明了輕柔的停頓如何改變句子的含義，但也有現實生活中的例子可以說明這種效果。

最著名的例子來自Delphi的Oracle：

“你走了，就不會再回來，在戰鬥中你將滅亡。”

這句話應該是對是否開戰問題的回答。如果你在「從不」之前加上逗號，則暗示一個人將在戰爭結束後返回並應該前往戰鬥。

在「從不」後面加上逗號，該句子暗示此人不會從戰爭中返回。

同樣，使用或省略牛津逗號（有時稱為連續逗號）可以改變句子的閱讀方式。牛津逗號放置在列表中倒數第二個項目之後、最後一個項目之前的並列連接詞（通常是and oror）之前。

不同的風格指南對於是否使用它們有不同的規則。也就是說，缺少牛津逗號曾經是美國上訴法院裁決的核心內容，該裁決導致緬因州一家乳製品公司損失 500 萬美元。

奧康納訴奧克赫斯特乳業案（O'Connor v. Oakhurst Dairy）的法庭案件歸結為州法律中的一項判決，該判決規定了哪些工作職責可以免除加班費：

罐裝、加工、保存、冷凍、乾燥、行銷、儲存、包裝以運輸或分銷：

（一）農產品；

（二）肉、魚製品；和

(3)易腐爛食品。

法院裁定，「裝運」和協調連接詞「或」之間省略了逗號，因此不清楚裝運和分發是一項活動還是兩項活動。如果州法律在或之前放置一個牛津逗號，那麼很明顯乳製品的運輸和分銷免收加班費。

商務電子郵件中的問候語

商務電子郵件以稱呼語開頭，稱呼語以逗號結尾，對嗎？錯誤的。在商務電子郵件中，結束稱呼最正式的方式是使用冒號。因此，您應該寫“親愛的約翰遜夫人：”，而不是“親愛的約翰遜夫人”，然後繼續郵件正文。

如果你和你所寫的人有隨意的關係，在稱呼語末尾使用逗號可能不會失禮。您可能會寫一封不需要最正式的商務電子郵件，在這種情況下，不需要冒號。如果您不確定，請謹慎行事，並以冒號結尾來練習商務電子郵件禮儀。

開場白和名稱：使用逗號

稱呼通常由兩個部分組成：問候語或形容詞以及您所稱呼的人的姓名或頭銜。

在前面的範例中，稱呼語由形容詞和姓名組成，兩者之間沒有逗號。但是，應該用逗號分隔直接問候語和人名。因此，如果您要寫“早上好，約翰遜夫人”，則必須在“早上好”和“約翰遜夫人”之間放置一個逗號。約翰遜。

帶有並列連接詞的逗號

最常見的並列連接詞是and、or、nor、so、but、yet和for。我們使用它們來連接句子中語法相似的元素，例如兩個動詞、兩個名詞、兩個修飾語或兩個獨立子句。連接詞可以用來開始一個句子，在這種情況下，它後面通常不應該跟逗號：

例如：但在今年最後一個季度，我們看到消費者活動增加。

如果並列連接詞放置在兩個項目的清單中，則無需在其前面使用逗號：

例如：活動最多的部門是玩具店和禮品店。

另一方面，如果在包含兩個以上項目的清單中的最後一個元素之前使用連詞，則逗號可以緊接在其前面：

例如：玩具、塑膠聖誕樹和烈酒脫銷。

如果並列連接詞連接兩個獨立子句，則在其前面加一個逗號：

例如：我們立即聯繫了供應商，因此我們能夠及時補充缺少的物品。

何時使用分號而不是逗號

逗號和並列連接詞並不總是連接兩個獨立子句的最佳方式。事實上，它可能會引起混亂，這是您在商務電子郵件中要避免的事情。

如果您有兩個獨立的子句，每個子句都包含幾個逗號，則應該使用分號而不是逗號來分隔它們。例如，您的第一個獨立子句可能包含一個介紹元素，後面跟著一個逗號，而您的第二個獨立子句可能包含一個位於兩個逗號之間的非必要元素：

例：同時，鼓勵消費者參觀其他部門；事實證明，這正是導致非季節性商品銷售小幅成長的原因。

在這種情況下，並列連接詞前面應該有一個分號。

分號、逗號和破折號經常互換。但是，破折號只能用作文體工具或抵消同位語，同位語是跟在另一個名詞後面的名詞或名詞短語，以提供有關人、地點或事物的更多資訊。

逗號使用進階技巧

逗號的使用並不總是黑白分明的。例如，雖然逗號通常用於連接兩個獨立的從句，但如果逗號兩側的單字可以形成自己的句子，則應避免使用逗號。

錯誤：“約翰在點披薩，伊芙琳在點拉麵。”

上面的例子稱為逗號拼接，可以透過三種方法使其在語法上正確。

添加並列連接詞：“約翰正在點披薩，伊芙琳正在點拉麵。”

使用分號：「約翰正在點披薩；伊芙琳正在點拉麵。

組成兩個單獨的句子：「約翰正在訂購披薩。伊芙琳正在點拉麵。

逗號的用法也會根據您使用的修飾符類型而有所不同。限制性修飾語，或識別或限制它們所修飾的名詞的單詞，不需要逗號，而非限制性修飾語，或對句子含義不重要的單詞，需要逗號。

限制性修飾語：尼爾阿姆斯壯是第一個登上月球的人。

非限制性修飾語：尼爾·阿姆斯特朗，太空人，是第一個登上月球的人。

商務溝通中的逗號規則常見問題解答

在商務電子郵件中以連接詞作為句子開頭是否可以接受？

用連接詞開始句子在語法上是正確的，但有些人不喜歡在句子開頭使用連接詞。如果你想使用正式語氣，最好不要在句首使用連接詞。然而，更隨意的對話可以使用它們。

在複雜的句子中應該使用逗號還是分號？

在連接詞連接的複雜句子中使用逗號，例如and 、but、 oror。分號應該用在連接副詞連接的複雜句子中，例如「然而」 。

商務電子郵件中逗號使用不當會導致誤解嗎？

是的，逗號使用不當可能會導致誤解。逗號代表輕緩的停頓，停頓的位置會影響句子的語氣或意義。