如何透過 8 個步驟撰寫申訴電子郵件

有時事情並不如你所願。您覺得汽車租賃公司對您的待遇不佳，或者您訂購的物品在郵寄過程中損壞，並且您想要退款。也許您僱用的承包商在浴室瓷磚方面做得不佳，或者您覺得您的醫生沒有真正聽到您想要告訴他們的內容。

所有這些情況都不同，但它們都需要類似的溝通：直接而禮貌的訊息，解釋發生的事情以及您希望如何繼續。本文概述瞭如何做到這一點。

什麼是投訴郵件？

投訴電子郵件是表達對產品、服務或體驗不滿意的書面信件。一封引人注目的投訴電子郵件將解釋您遇到的問題以及您希望如何解決它。

投訴電子郵件是禮貌地表達不滿的有效方法。這種溝通形式讓您有時間規劃您的回應並仔細選擇您的措詞。撰寫投訴電子郵件時，清晰、簡潔、冷靜非常重要。

何時寫投訴電子郵件

在很多情況下，投訴電子郵件是最好的回應。一般來說，您可以寫一封信給公司或組織、同事、民選官員、朋友或家人。每種情況可能有所不同，但過程相似。

在工作場所，您可能需要正式解決與同事難以解決的問題。在這種情況下，您可以直接向同事發送投訴電子郵件，也可以向您的同事發送郵件，但使用副本功能將您的經理和人力資源納入其中。這是一種獲得書面記錄的簡單方法，以備日後需要時使用。

有時，投訴電子郵件可能是與朋友或家人溝通的最佳方式。如果你們關係疏遠，需要保持一定的距離來解決問題，或遇到無法當面解決的嚴重問題，電子郵件是一種可以表達觀點的正式媒介。

如何寫一封投訴郵件

您撰寫投訴所採取的具體步驟可能會有所不同，具體取決於您寫信的對象和內容。但這些步驟應該涵蓋所有內容。在我們深入之前，先介紹一下基礎知識。

投訴電子郵件應包含以下內容。

• 您的經驗總結
• 有關您的問題的詳細信息
• 您希望如何解決該問題

1寫明收件人地址

在開始發送電子郵件時，請禮貌且尊重地稱呼收件人。稱呼通常以「親愛的」和收件者的名字開頭。使用標題大寫並以逗號結尾。

您選擇聯絡的人將取決於您的情況。如果您正在寫信給同事、朋友或家人，那麼您可能知道您正在寫信給誰。

如果您正在為自己工作的企業撰寫電子郵件，則您可能有已知的聯絡人或支援代表。如果您不確定，您的經理可能知道，或者您可以聯絡客戶服務或技術支援等綜合部門。

您還需要決定誰應該接收它嗎？您可以將投訴電子郵件發送至以下任一地址。

• 客戶支援或客戶服務部門
• 技術支援
• 一個聯絡點
• 您的聯絡人的經理
• 一個銷售部門
• 組織的通訊官
• 一名經理
• 朋友、家人或同事

如果您無法稱呼特定人員的姓名，您可以輸入「可能涉及的人」。

2概述基本訊息

盡快切入主題。在電子郵件的第一段中，您應該簡潔地分享問題的基本細節。

您的申訴電子郵件的第一部分應包含以下內容：

• 問題
• 您是如何發現問題的
• 您可以包含的任何後勤詳細資訊（日期、時間、地點）

3總結經驗

使用簡單易懂的語言描述此問題如何影響您的體驗。不要拐彎抹角；大多數人沒有時間閱讀一封長篇、情感豐富的信件。堅持事實。

您的投訴電子郵件的這一部分可能包括以下內容：

• 該問題如何影響您或您的企業
• 您為嘗試自行解決問題所做的努力

4描述您想要的結果

除非您唯一的目標是讓事件發洩出來，否則請提供解決問題的方法，讓收件者了解可以採取哪些行動來達成解決方案。考慮一下您希望透過投訴獲得什麼結果：您是在尋求替代、對話、政策變更還是補償？直接說明您希望如何解決問題。

嘗試包含這些詳細資訊以獲得最佳回應。

• 一個讓您滿意的明確而具體的結果
• 建設性意見
• 解決問題的時間範圍

5包含附件

盡可能用證據支持你的主張。您可以簡單地以書面形式解釋您的證據，或者更引人注目的是，在電子郵件中附加支持文件。

支援文件可能包括以下內容。

• 收據
• 訂單或追蹤號碼
• 圖片
• 影片
• 截圖
• 錄音

6專業地簽名

投訴電子郵件應該是專業的。寫上“真誠的”，然後寫上你的名字通常就足夠了。如果您在工作場所或代表企業撰寫電子郵件，請包含專業的電子郵件簽名。

7編輯和校對

寫完後，就可以編輯和校對電子郵件了。首先，通讀一遍，刪除任何過於情緒化、不禮貌的句子，或可以寫出更簡潔的訊息。也要檢查你的文法、標點符號和拼字。

8語氣要恰到好處

確保您的電子郵件按您預期的方式發送。語氣重寫建議是 Grammarly Premium 的一項功能，可以識別收件人可能會誤解語氣的句子，並提供情緒智慧重寫選項，以便您可以在點擊發送之前進行調整，以避免溝通錯誤。由於語氣在有效溝通中起著至關重要的作用，因此語氣重寫建議可以讓您更好地控制您的訊息。

3個投訴電子郵件範例

以下是三個投訴電子郵件範例，可協助您撰寫自己的投訴電子郵件範例。注意專業的語氣和簡潔的長度。

1給承包商的投訴電子郵件

親愛的瓊斯先生，

2022 年 11 月 21 日，在我位於科羅拉多大道 1205 號的狹小空間發生管道爆裂後，我聘請了貴公司來修理我走廊的地板。

不幸的是，你們的服務表現不佳。我很不滿意，因為你們安裝的地板只要三週就開始鬆脫。我還注意到，您沒有在木板下方安裝襯墊，並且水損壞造成的黴菌沒有得到緩解。

為了解決這個問題，如果您能免費修復損壞的地板，我將不勝感激。隨附的是受損區域的照片、您給我的發票、估價以及有關地板的資訊。

我期待您的回覆和解決。我希望在 1 月 31 日之前完成此任務。

真摯地，

麥可哈里森

2給公司的投訴郵件

敬啟者，

2022 年 12 月 1 日，我透過你們的貨運服務收到了一批損壞的貨物。損壞的貨物位於我們新墨西哥州聖達菲地點的 2705 號卡車的 27 號托盤上。訂單號碼為 O-6744035。

我希望能夠將這些季節性商品放在我們的假期促銷中。我們不僅損失了潛在銷售收入，而且還投入了數千美元來滿足特定時間內的客戶需求。

為了解決這個問題，感謝您的合作，賠償我們損壞的產品並儘快運送新訂單。隨附的是損壞情況、我們的收據以及貨物到達的卡車的圖片。

我期待您的回覆並解決我的問題。我將等到 2022 年 12 月 15 日收到您的回覆後再採取進一步行動。請盡快回覆此電子郵件或將其轉發給貴公司內適當的代理商。

真摯地，

瑪麗亞·洋紅

洋紅色美容用品首席執行官

3關於同事的投訴電子郵件

親愛的特里梅因先生，

我寫這封信是為了抱怨我的經理賈里德·莫爾頓在我們的年度審查會議上的表現。他開玩笑並試圖恐嚇我。

我曾在多個場合（22 年 1 月 12 日、22 年 3 月 15 日和 22 年 6 月 27 日等）與 Jared 談論過他的行為，但這些對話並沒有改變他的行為。這些遭遇透過 Slack 訊息、電子郵件和 Zoom 通話錄音進行記錄。您可以在這封電子郵件中找到這些附件。

他的行為讓我在工作上感到非常不舒服和孤立。我擔心他對我、我的表現以及我在球隊中的地位的評價是有偏見和不公平的。安柏‧德雷福斯 (Amber Dreyfus)、克萊爾‧鮑威爾 (Claire Powell) 和艾瑞克‧賓厄姆 (Eric Bingham) 也參與了許多此類互動。

我想與您和人力資源部的代表交談，討論我們如何解決這場衝突。至少，我想調到另一個部門，由不同的經理領導，這樣我就可以繼續從事軟體開發工作。如果您能盡快回覆我並告知後續步驟，我將不勝感激。

真摯地，

賈達·羅文