如何通過 8 個步驟寫一封投訴郵件

有時事情不會如你所願。 您覺得自己在汽車租賃公司的待遇不佳，或者您訂購的物品在郵寄過程中損壞，並且您想要退款。 也許您僱用的承包商在浴室瓷磚上做得不合格，或者您覺得您的醫生沒有真正聽到您試圖告訴他們的內容。

所有這些情況各不相同，但它們都需要一種類似的溝通方式：一種直接而禮貌的信息，解釋發生了什麼以及你希望如何進行。 本文概述瞭如何做到這一點。

什麼是投訴郵件？

投訴電子郵件是一種書面信函，表達對產品、服務或體驗的不滿。 一封引人注目的投訴電子郵件將解釋您遇到的問題以及您希望如何解決它。

投訴郵件是一種禮貌地表達不滿的有效方式。 這種溝通方式讓您有時間計劃您的回應並仔細選擇您的措辭。 撰寫投訴電子郵件時，務必要清晰、簡潔和冷靜。

何時寫投訴郵件

在很多情況下，投訴郵件是最好的回應。 從廣義上講，您可以寫信給公司或組織、同事、民選官員、朋友或家人。 每種情況可能不同，但過程是相似的。

在您的工作場所，您可能需要正式解決一個難以與同事解決的問題。 在這種情況下，您可以直接向同事發送投訴電子郵件，或者您可以向您的同事發送電子郵件，但使用抄送功能將您的經理和人力資源包括在內。 這是獲得書面記錄的簡單方法，以備日後需要時使用。

有時，投訴電子郵件可能是與朋友或家人溝通的最佳方式。 如果你們關係疏遠，需要一定距離才能解決問題，或者遇到無法當面解決的嚴重問題，電子郵件是一種可以傳達觀點的正式媒介。

如何寫投訴郵件

您撰寫投訴所採取的具體步驟可能會有所不同，具體取決於您寫信給誰以及您寫的內容。 但是這些步驟應該涵蓋所有內容。 在我們深入之前，這裡是基礎知識。

投訴電子郵件應包括以下內容。

• 你的經驗總結
• 有關您的問題的詳細信息
• 您希望如何解決問題

1向收件人致辭

要開始您的電子郵件，請禮貌且恭敬地稱呼收件人。 稱呼通常以“親愛的”和收件人的名字開頭。 使用標題大寫並以逗號結尾。

您選擇聯繫的人將取決於您的情況。 如果您正在寫信給同事、朋友或家人，那麼您可能知道您是在給誰寫信。

如果您正在為您工作的企業撰寫電子郵件，您可能有已知的聯繫人或支持代表。 如果您不確定，您的經理可能知道，或者您可以聯繫客戶服務或技術支持等綜合部門。

您還需要決定誰應該接收它嗎？ 您可以將投訴電子郵件發送至以下其中一項。

• 客戶支持或客戶服務部門
• 技術支持
• 聯絡點
• 您聯繫人的經理
• 銷售部
• 一個組織的通訊官
• 經理
• 朋友、家人或同事

如果您不能通過名字稱呼特定的人，您可以使用“可能涉及的人”。

2概述基本信息

盡快進入正題。 在電子郵件的第一段中，您應該簡明扼要地分享問題的基本細節。

您的投訴電子郵件的第一部分應包括以下內容：

• 問題
• 你是如何發現問題的
• 您可以包括的任何後勤細節（日期、時間、地點）

3總結經驗

使用通俗易懂的語言，描述此問題如何影響您的體驗。 不要拐彎抹角； 大多數人沒有時間閱讀一封冗長的、充滿感情的信件。 堅持事實。

您的投訴電子郵件的這一部分可能包括以下內容：

• 該問題如何影響您或您的業務
• 您為嘗試自行解決問題所做的工作

4描述你想要的結果

除非你的唯一目標是讓事情發生在你的胸口，否則請包括解決問題的方法，以便收件人了解可以採取哪些行動來達成解決方案。 考慮一下您希望通過投訴得到什麼結果：您是在尋找替代品、對話、政策變更還是賠償？ 直接說出你想如何解決這個問題。

嘗試包含這些詳細信息以獲得最佳響應。

• 一個明確而具體的結果會讓你滿意
• 建設性意見
• 解決問題的時間範圍

5包括附件

盡可能用證據支持你的主張。 您可以簡單地以書面形式解釋您的證據，或者更有說服力，將支持文件附加到電子郵件中。

支持文件可能包括以下內容。

• 收據
• 訂單號或跟踪號
• 圖片
• 影片
• 截圖
• 錄音

6專業簽字

投訴電子郵件應該是專業的。 寫“Sincerely”，然後寫上您的名字通常就足夠了。 如果您是在工作場所或代表企業撰寫電子郵件，請附上專業的電子郵件簽名。

7編輯校對

當您完成寫作後，就該編輯和校對您的電子郵件了。 首先，通讀它並刪除任何你過於情緒化、不禮貌或可以寫出更簡潔信息的句子。 還要檢查您的語法、標點符號和拼寫。

8讓你的語氣恰到好處

確保您的電子郵件按預期方式發送。 語氣重寫建議是 Grammarly Premium 的一項功能，可識別語氣可能被收件人誤解的句子，並提供情商高的重寫選項，這樣您就可以在點擊發送前進行調整以避免溝通不暢。 由於語氣在有效溝通中起著至關重要的作用，因此語氣重寫建議可讓您更好地控制信息。

3 投訴郵件的例子

以下是三個投訴電子郵件示例，可幫助您編寫自己的投訴電子郵件。 注意專業的語氣和簡潔的長度。

1發送給承包商的投訴電子郵件

親愛的瓊斯先生，

2022 年 11 月 21 日，在科羅拉多大道 1205 號我的爬行空間管道爆裂後，我聘請了貴公司修理我走廊的地板。

不幸的是，您的服務沒有得到很好的支持。 我不滿意，因為你安裝的地板只用了三個星期就鬆動了。 我還注意到您沒有在木板下方安裝襯墊，並且水漬造成的黴菌沒有得到緩解。

為了解決這個問題，如果你能免費修理損壞的地板，我將不勝感激。 隨附損壞區域的照片、您給我的發票、估價以及有關地板的信息。

我期待著您的答復和解決方案。 我希望在 1 月 31 日之前完成。如果可能的話請告訴我。

真摯地，

邁克爾·哈里森

2投訴郵件給公司

敬啟者，

2022 年 12 月 1 日，我通過你們的貨運服務收到了一批損壞的貨物。 損壞的貨物位於我們位於新墨西哥州聖達菲的 2705 號卡車的 27 號貨盤上。 訂單號為 O-6744035。

我希望能夠將這些季節性商品用於我們的假日銷售。 我們不僅失去了潛在銷售收入，而且還投入了數千美元來滿足特定時間段內的客戶需求。

為解決此問題，非常感謝您的合作，賠償我們損壞的產品並儘快運送新訂單。 附件是損壞的圖像、我們的收據和它到達的卡車。

我期待著您的回復和我的問題的解決方案。 我將等到 2022 年 12 月 15 日收到您的回复，然後再採取進一步行動。 請盡快回复此電子郵件或將其轉發給您公司內的適當代理。

真摯地，

瑪麗亞品紅

洋紅色美容用品公司首席執行官

3關於同事的投訴郵件

親愛的 Tremaine 先生，

我寫信是想抱怨我的經理 Jared Molton 在我們的年度審查會議上的表現。 他開貶低的玩笑並試圖恐嚇我。

我曾在多個場合（22 年 1 月 12 日、22 年 3 月 15 日和 22 年 6 月 27 日等）與賈里德談過他的行為，但這些談話並沒有改變他的行為。 這些遭遇通過 Slack 消息、電子郵件和錄製的 Zoom 通話記錄下來。 您可以在這封電子郵件中找到這些附件。

他的行為讓我在工作中感到非常不舒服和孤立。 我擔心他對我、我的表現以及我在這個團隊中的位置的評價是有偏見和不公平的。 Amber Dreyfus、Claire Powell 和 Eric Bingham 也出現在其中的許多互動中。

我想與您和人力資源部門的代表談談，討論我們如何解決這一沖突。 至少，我想調到另一個部門，由不同的經理領導，這樣我就可以繼續從事軟件開發工作。 如果您能盡快回复我並說明後續步驟，我將不勝感激。

真摯地，

賈達·羅文