建立專案章程：逐步指南

• 專案章程是提供專案概述的高階文件。
• 通常，專案章程被用作利益相關者和投資者的電梯推銷。
• 專案章程回答了利害關係人的問題並消除了他們的猜測。

專案章程是專案生命週期中的重要文件。在專案章程中，專案經理概述了專案的整體情況，例如目標、時間表和範圍。完善的專案章程可以增加利害關係人接受的可能性，並促進工作開始前利害關係人之間的協調。請繼續閱讀以了解有關專案章程以及如何編寫專案章程的更多資訊。

目錄

什麼是專案章程？

專案章程的目的

專案章程的關鍵要素

創建專案章程的步驟

最佳實踐

專案章程常見問題解答

什麼是專案章程？

專案章程是作為即將進行的專案的高級指南的文件。通常，它遵循專案提案，這是向利害關係人推銷專案的文件。如果提案獲得批准，下一步就是製定專案章程，其中提供有關如何建置和管理專案的詳細資訊。

在專案管理中，專案章程很重要，因為它們為利害關係人、專案經理和完成工作的團隊之間的工作關係定下了基調。

專案章程與專案計劃

通常，專案計劃遵循專案章程。

向利害關係人提交專案章程，引導他們完成專案。它沒有涉及諸如里程碑日期或單一團隊成員的職責之類的細節；相反，它透過展示專案的目標和好處來充當專案的電梯推銷。

專案計劃是一份更詳細的文件。您可以在此處找到專案的詳細信息，包括專案經理與利害關係人溝通的方式和時間。專案計劃不需要向任何人「推銷」專案；其目的是使團隊、利害關係人和專案經理保持一致。

專案章程與商業案例

專案章程概述了專案的內容，而商業案例則支持利害關係人為何應批准專案。業務案例是一種價值主張，討論專案將解決的問題以及利益相關者可以期望的任何額外投資回報。一般來說，商業案例詳細描述了專案的財務方面。

專案章程的目的

專案章程為利害關係人提供了專案方向的清晰願景。當它呈現給他們時，它為他們提供了提供反饋和建議對專案進行更改的機會。這些變更可能會納入專案計劃中。

最終，專案章程是利害關係人批准的文件，以便專案能夠向前推進。他們總是有可能選擇不批准它，在這種情況下，可能是時候重新考慮了。經批准的專案章程為專案經理接管並開始工作開了綠燈。

專案章程的關鍵要素

項目標題和描述

專案章程以標題和後續內容的描述開始。在您編寫完文件的其餘部分後，Grammarly 可以透過撰寫簡潔的標題和描述來幫助您完成此步驟。試著使用「為此專案章程寫一個標題和描述」之類的提示。

例子：

• 開發一個新網站
• 開發並推出新的電子商務網站，支持品牌發展並推動銷售增加。

目的和目標

在專案章程中包含明確的目的和目標。這些在現階段不一定需要量化，但應該明確且現實。確保它們符合 SMART 目標的標準：具體、可衡量、可實現、相關和有時限。稍後會詳細介紹這一點。

例如，您可能會說您的專案目標是發起一項行銷活動，在未來兩年內將銷售額提高 40%。

目標可能是：

• 第二季推出新網站
• 每個平台的社群媒體展示次數增加到每天 1 則貼文
• 推出推薦朋友計劃，在第三季末向現有買家提供現金回饋
• 在新網站上線之前對團隊進行 Shopify 銷售分析培訓

範圍定義

明確說明項目的範圍。這些是您的團隊將提供的具體交付成果。看一下這個例子：

內部設計和開發團隊將創建並推出一個全新的、全面優化的網站，以令人耳目一新、令人興奮的方式展示品牌。該網站將配備一個分析儀表板，所有團隊成員都可以存取和查看。 該網站將作為該品牌的線上商店，為我們銷售的每件商品提供一個產品頁面。可交付成果包括每個產品頁面的產品文案和照片。

利害關係人識別

標準項目章程格式包括利害關係人的姓名和頭銜。將這些內容包含在您的章程中，以便團隊成員可以輕鬆存取該清單。

這是一個例子：

• Kiara Rodriguez，行銷主管
• Sal Perrone，銷售副總裁

角色和職責

在專案章程中，說明每個相關方的角色和責任。這設定了期望，並使個人更容易進行有成效的討論。

例如：

• David Heredia，資深使用者體驗設計師：監督新網站使用者體驗的設計與開發
• Mona Yosco，行銷協調員：為發布前幾週、發布期間以及接下來的幾個月制定社交內容計劃

高水準要求

高級別要求是必須滿足的廣泛要求。例如，利害關係人可能需要 20% 的投資報酬率。將這些內容包含在您的專案章程中。

• 預計第三季銷售額將成長 40%
• 網站在發佈時必須針對所有主要市場進行本地化

假設和約束

在專案章程中包含假設是謹慎的做法，因為它可以幫助利害關係人和團隊成員預測風險。同樣，包括約束因素會塑造利害關係人對已完成專案的願景，幫助他們理解它。例如，您可能認為分階段推出品牌重塑將是最有效的，而一個限制可能是該公司目前的三年期廣告看板廣告合約已過半。

專案風險

請注意專案章程中的任何潛在風險，例如本地化困難。 Grammarly 可以提供諸如「透過此專案章程確定可能的風險」之類的提示來提供協助。

專案風險的例子包括：

• 電子商務結帳的技術困難
• 設計國際版網站時的在地化挑戰

里程碑時間表

里程碑時間表是指定利害關係人何時可以預期交付成果的時間表。制定一個切合實際的時間表，為延誤（例如團隊成員生病）提供足夠的迴旋餘地。

• 2 月 10 日：全隊啟動會議
• 3 月 7 日：網站副本初稿提交利害關係人審核
• 3 月 8 日：提交網站模型供利害關係人審核
• 3 月 12 日：所有利害關係人的意見均回饋給創意團隊
• 5 月 20 日：網站準備測試
• 6 月 30 日：正式發布日期

預算概覽

預算概述是專案章程中最重要的部分之一，因為預算可能意味著批准和拒絕之間的差異。包括您所需預算的概述以及資金將如何分配。

這是一個例子：

• 網站重新設計專案：60,000 美元
  • 管理費：10,000 美元
  • 開發費用：25,000 美元
  • 創意：20,000 美元
  • 資源：5,000 美元

創建專案章程的步驟

1開始使用

編寫專案章程的第一步是與利害關係人接觸。採訪他們以了解他們的需求和觀點。透過這些訪談，收集可用於定義專案目標、假設、限制和風險的資訊。

2定義目標和範圍

在開始寫作之前設定 SMART 目標：

• 具體：他們專注於特定的挑戰或目標嗎？
• 可衡量的：您能否量化實現目標的進展？如何？
• 可分配：是否有可以委派給特定個人的明確角色？
• 現實：創建專案章程
• 有時限：實現既定目標是否有明確的時間表？

在此階段，也要確定您的專案範圍。明確規定的範圍可以幫助您避免範圍蔓延，即工作開始後專案不斷增長並變得更加複雜的情況。

3制定里程碑與預算

為專案製定一個高級時間表。在章程中廣泛地說明這一點。請注意實現每個步驟的相關目標所涉及的資源和成本。

4記錄風險和假設

這就是您從利害關係人收集的資訊發揮作用的地方。確定專案的潛在挑戰並將其寫入章程中。除此之外，還包括現實的假設和相關的限制。

5寫草稿

最後一步是編寫專案章程。找到一個專案章程範本並使用它來製定您的章程會很有幫助。

Grammarly 可以幫助識別您的章程的差距或潛在的反對意見。它還可以校對您的寫作，並提出糾正語法錯誤或形成完美語氣的建議。

草稿準備好後，將其提交給利害關係人並尋求回饋。這就是正確的語氣可以產生重大影響的地方。如果利害關係人有建議，請相應修改章程。然後，您就可以開始使用最終版本了。

最佳實踐

在專案章程中，優先考慮清晰度和簡潔性至關重要。一般來說，專案章程只有幾頁，很少超過15頁，因此需要總結要點，而不是提供深入的解釋。

在編寫專案章程之前，請主動與主要利害關係人合作。這樣，您就知道他們的需求是什麼，以及如何規劃幫助他們實現目標的專案。

在推進專案之前獲得所有必要的批准。使用您的專案章程獲得這些批准，並確保所有相關方在開始工作之前保持一致。

專案章程常見問題解答

專案章程的主要目的是什麼？

專案章程的主要目的是總結即將進行的專案。它可以用作利益相關者的電梯推銷和專案經理避免範圍蔓延的指南。

專案章程與專案計畫有何不同？

專案章程主要總結了專案計畫的各個面向。專案計畫是專案各方面的綜合指南，而專案章程則是對專案的簡短、高階的檢視。

誰負責制定專案章程？

專案經理負責編寫專案章程。他們可能會使用 Grammarly 等工具來編寫簡潔、有效的文件。

制定專案章程時常見的挑戰有哪些？

編寫專案章程時可能出現的一些常見挑戰包括：

• 包含太多細節，而不是概括
• 模糊的內容無法讓利害關係人清楚了解項目
• 缺少具體步驟等信息

專案可以在沒有專案章程的情況下繼續進行嗎？

是的，專案可以在沒有專案章程的情況下繼續進行。然而，專案章程是保持專案步入正軌的寶貴工具。