最早的方便:使用這個短語是否尷尬?
已發表: 2017-09-22您的外出電子郵件消息說:“我現在不在辦公桌旁,但我會在方便的時候盡快回复您。” 你創造了一個嚴重的商業失禮嗎? 當然,你的意思很好。 說一有方便就去做,怎麼可能不禮貌呢?
語言有力量。 單詞和短語可以解釋。 它們可以傳達某種語氣,具體取決於使用它們的上下文。
馬克吐溫說:“幾乎正確的詞和正確的詞之間的區別真的是一個大問題——這就是閃電蟲和閃電之間的區別。” 清除溝通的訣竅在於選擇不太可能被誤解的單詞和短語——閃電蟲而不是閃電。
“最早的便利”有問題嗎?
作為不禮貌的短語,肯定有更嚴重的罪行。 這是否以錯誤的方式摩擦我們取決於使用它的上下文。
在我方便的時候
讓我們從上面看一下我們的外出消息示例。
我們的結論:不要使用
說你會在你方便的時候盡快回复某人的電子郵件或打電話聽起來很不禮貌。 是的,您的意思是您會盡快回復與您聯繫的人,但收件人聽到的更像是,“我會在(或者如果)方便時回复您。” 這意味著當你喜歡它時,或者當你做好準備時,你會這樣做,或者可能永遠不會這樣做。 傲慢!
在您方便的時候
但是,如果您使用“在您方便的時候”告訴某人您可以在他們方便的時候處理您的請求,該怎麼辦? 讓我們看一下同事 John 和 Mary 之間的電子郵件。
我需要第一季度的損益表來準備報告。 你能盡快把它寄給我嗎?
謝謝,約翰
我們的判決可以使用,但是 . . .
. . . 有更好的方式來表達請求並不緊急。 儘管告訴瑪麗她可以在方便的時候照料你的請求並不無禮,但“在你方便的時候”仍然有一些不足之處。

- 不夠具體。 你告訴瑪麗你需要一些東西,但你沒有在絕對需要的時候告訴她。 她可以假設你根本不需要它。 更好的選擇是“。 . . 在您方便的時候儘早,或不遲於 [日期]。”
- 這聽起來是行話。 許多人不喜歡“儘早”的原因之一是它聽起來像商業術語——我們都喜歡討厭的東西。 改用簡單的語言。
- 它很容易被誤解。 如果瑪麗認為你的要求很緊急,而你的意思是說你不著急怎麼辦? 她可能會抽出時間來完成你的任務,這對她來說可能一點也不方便。
“最早的便利”的替代方案
俗話說,從您的曲目中刪除“最早的便利”是最安全的選擇。 但是你應該改用什麼?
在我方便的時候
我們已經說過,您應該“在我方便的時候儘早”從工作場所和個人通信中退出。 它給人的印像是不體貼的,如果不是完全粗魯的話。
如果您確實有時間兌現請求,而不是說您會在方便的時候處理它,而是告訴對方他們什麼時候可以期待您的回應。 (“我會在 [日期] 回到辦公室時回复。”)
在您方便的時候
雖然這句話沒有錯,但實際上可能太客氣了,或者至少太開放了。 儘管您可以使用更溫和、更少術語的語言,例如“只要你有時間”或“只要你有能力”,我們還是更喜歡具體性。
讓我們重溫一下 John 和 Mary 的電子郵件示例,並使其更加具體。
我將需要第一季度的損益表來準備一份我將在下週一提交的報告。 你能在本週三之前把損益表寄給我嗎?
謝謝,約翰
在這裡,約翰沒有告訴瑪麗在她方便的時候隨時發送損益表,讓她想知道他多久需要它們,約翰使用號召性用語詢問她是否能夠發送它們週三結束。
現在,瑪麗知道約翰需要什麼以及何時需要。 此外,以問題的形式提供 CTA 可以促使她回复,讓他知道她是否能夠滿足該請求。
獎勵:瑪麗的回復將記錄交流。 如果她說是,她可以在周三之前準備好損益表並且沒有交付,John 可以跟進。 如果她仍然沒有回复,當他必須解釋為什麼損益表沒有出現在他的報告中時,他可以指出這個電子郵件線索。 蓋住你的屁股的方法,約翰!