在工作場所進行有效溝通的 9 個技巧

職場溝通不應該這麼困難。

您的團隊距離發布您已經苦惱了數週的項目只有幾天的時間了。 一連串的電子郵件和消息、演示文稿、法律審查以及一個下午的混亂討論導致在白板上繪製的圖表被證明不是乾擦的標記。 哎呀。

最重要的是，有過會議——很多會議。 有一種快速的日常類型，人們會說他們正在做什麼，或者更多時候是被轉移到一邊。 然後是一場冗長的會議，涉及數十張關於用戶指標的幻燈片； 在那一集結束時，你悄悄地夢想著上跆拳道課。

儘管如此，所有這些漫無邊際的討論和無休止的電子郵件主題都未能避免迫在眉睫的慘敗。 現在似乎沒有人在同一頁上，你的截止日期越來越近了。 你在這裡學到的是關於工作場所溝通的慘淡教訓——或缺乏溝通。

你和你的同事溝通的效率如何，很大程度上說明了工作的進展情況。 當沒有人有明確的計劃時，很難有效地完成工作。 當人們看不到討論新機遇的好方法時，他們可能會陷入困境——更不用說不可預見的挑戰了。

這就是為什麼我們在這裡提供一些技巧來提高您在工作場所的溝通技巧。

為工作選擇合適的工具

連接和錯誤連接的方式有很多種。 做出明智的選擇。

電子郵件可能是必要的，但它們也很容易被掩埋。 如果有人在遠程工作，視頻會議會增加人性化的感覺，但它們可能很笨拙。 基本電話有時會被低估，但您通常希望提前安排時間，或者至少先詢問您要打電話的人是否適合通話。

實時對話的優勢在於它可以在短時間內澄清多少，同時節省雙方大量的來回打字。 謹慎安排與多方的會議； 這很容易成為一件苦差事，所以你必須期待一個有價值的回報來證明你的努力是合理的。

讓您的會議發揮重要作用

與工作一樣，帕金森定律指出，工作將擴大到分配給它的盡可能多的時間，會議也是如此。 設定時間限制和議程。 在繼續之前，預算您將在每個項目上花費多長時間。 這裡的想法是尊重參與者的時間，所以要透明地溝通； 這樣做可以幫助你避免在引導事情時顯得過於粗暴。

對於一對一，使其離線

在任何討論中，潛在的兔子洞比比皆是——有些可能值得跟進，至少在一部分參與者中是這樣。 例如，如果您的設計師意識到獲得批准的新模板很快將需要更新文本，那麼她和她可信賴的文案可以在會後討論這些細節——而不是在開發人員看著並儘量不打哈欠的時候。 對於這樣的情況，一個方便的說法是：“讓我們離線。”

有時重複自己是可以的

如果事情很重要，通常值得重複。

有時在處理複雜的主題或正在進行的過程時，提醒人們注意基本知識會很有幫助。 你不必費力。 考慮這個簡單的例子：

“好吧，這次電話會議是為了更新原型設計的關鍵參與者。 我們正努力在秋季之前，在假日銷售之前製造出更好的狗床，因此我們在優化流口水阻力方面還有很多工作要做。 在上週的電話會議上，Susan 告訴我們，供應商預計將有八週的周轉時間。 這意味著我們需要在本月確定尺寸。 讓我們談談接下來的步驟。 誰是第一？”

這個快速回顧遠遠沒有講課，但仍然完成了很多：

• 確定通話的焦點，讓演講者知道要讓事情保持在正軌，並在其他主題彈出時讓它們脫機
• 還可以讓以前沒有收聽過的人了解會發生什麼
• 重溫蘇珊上次通話的重要內容，以防有人錯過
• 列出關鍵優先事項和即將到來的截止日期

最後一部分將在稍後重複，但與此同時，如果您的序言為某人節省了一個尷尬的問題或令人困惑的電子郵件，那麼它就完成了它的工作。 如果你擔心花太多時間追溯你的足跡，問問你是否應該跳過； 你的同事說不可能會讓你大吃一驚。

嘗試用幾種不同的方式陳述要點

它還可以幫助設計新的方法來闡明關鍵想法——使用不同的詞或可能不同的溝通渠道，例如一封後續電子郵件，其中明確了會議的主要內容以及誰負責未來的關鍵行動項目。

創辦 Gimlet Media 的電台記者出身的企業家亞歷克斯·布隆伯格告訴 Tape，儘管他做了多年的專業傳播者，但還是花了一段時間才認識到幫助同事理解的重要性：

當人們說同樣的事情時，它會產生不同的共鳴，來自不同的地方，或者對不同的人意味著不同的東西……我現在的大部分工作就是用不同的方式說同樣的事情，這樣人們才能理解它的來源. 如果您只說一次，則無法保證人們會按照您所說的方式聽到它。

換句話說，如果某件事足夠重要以至於可以重複，那麼它可能也值得重新措辭。

跑回來

尤其是在技術問題上，重述關鍵思想還可以幫助您確保正確理解新事物。 如果有時間，請嘗試詢問解釋它的人是否可以用自己的話重申他們的觀點，並詢問您是否正確。 如果您錯過了一個重要的細節，這是獲得幫助以掌握它的好機會。

注意你的肢體語言

有意或無意，你的身體舉止方式會傳達很多信息。 例如，你是不是在雙手交叉的時候顯得封閉，還是積極參與，比如用手說話？ 這是值得考慮的，以免你用你的姿勢或面部表情傳遞錯誤的信息。

也許當一位同事結束演示文稿並環顧房間時，你似乎怒目而視——不是因為演示文稿不好，而是因為你陷入了沉思。 在這樣的時刻，有時值得向自己解釋一下：“那一點也不差，我只需要一點時間來處理。 一會兒我們繞回去。”

總結亮點

人們見面一個小時，提出一系列有價值的問題，思考潛在的答案，什麼都沒有解決，然後意識到是時候離開去參加另一個會議，這並非聞所未聞。 這是後續筆記可以幫助確保您可能已經取得的任何進展不會消失在門外的地方。

如果您可以避免向一長串收件人發送冗長的電子郵件，那可能會更好。 但是，如果必須，您還可以包含一個 tl;dr（“太長；沒有閱讀”），它簡要地概括了亮點。 把它放在最上面，這樣物流中那些似乎只是略讀的人至少會關注必需品。

善待

一個簡短的感謝詞或適時的微笑可以大大幫助您的同事感到被欣賞和理解。

如果這讓人們想和你更多地交談，那麼，更好的工作場所溝通不就是這樣嗎？