有效電子郵件溝通的 10 個技巧
已發表: 2022-03-22今天，有效的電子郵件通信對任何企業都至關重要，並為許多專業人士提供了最直接的溝通方式。 我們大多數人每天都在工作中寫電子郵件，但您上一次花點時間思考您的電子郵件溝通技巧以及如何改進它們是什麼時候？
在本指南中，我們探討瞭如何通過電子郵件進行有效溝通。 正如您很快就會了解到的，在工作場所或與客戶進行有效的電子郵件溝通是一種可以學習的技能，從而得到改進。 我們將向您介紹您可能熟悉的常見電子郵件問題，然後向您介紹有效電子郵件寫作的可行技巧。
工作場所有效電子郵件溝通的重要性
幾乎無法想像電子郵件出現之前的時間。 第一封電子郵件是在 1971 年發出的，從那時起，這些電子信件就席捲了全世界。 每天發送的電子郵件數量達到驚人的 3000 億封，而且這個數字還將繼續增長。 今天，世界上有近 40 億人擁有電子郵件帳戶——佔全球人口的一半以上。
更多的電子郵件帳戶意味著更多的電子郵件。 普通員工每天收到 121 封電子郵件，這意味著您的電子郵件需要脫穎而出，否則可能會被忽略。
但是寫一封有效的電子郵件很簡單，對吧？ 錯誤的。 研究電子郵件理解的研究人員發現，有幾個嚴重且常見的問題會影響電子郵件通信。
他們有幫助地將常見的電子郵件問題分為以下幾類：
- 互不相識
- 連接困難
- 缺乏信任
- 缺乏人際關係線索
- 通信質量下降
- 情緒和心理上的不適
調查結果強調了正確傳達信息的重要性。 但這不僅僅是文字。 這也是結構。
在另一項關於如何在業務中有效使用電子郵件的研究中，研究人員發現電子郵件的結構、編寫和呈現方式會影響信息的傳達、處理和理解方式。
從研究和我們的實際經驗中得出的關鍵結論是：撰寫有效的電子郵件是現代工作場所的一項基本技能。
1. 了解你的聽眾
培養有效的電子郵件溝通技巧的關鍵是了解您的受眾並為他們量身定制您的信件。 在寫電子郵件之前，請花一些時間考慮收件人。 在專業環境中，此人可以是現有客戶、潛在客戶、同事或老闆。
他們的角色和與您的關係將定義您採取的方法。 它還會影響您電子郵件的語氣，包括它的正式或非正式程度。
例如，您不會期望來自政府部門的非正式電子郵件。 如果您邀請同事和朋友出去喝一杯，他們也不會覺得一封非常正式的電子郵件是合適的。
如果您不確定如何措辭電子郵件，通常比非正式的更正式。 電子郵件的第一行和最後一行對於敲出正確的語氣至關重要，因此，如果您想了解有關如何開始專業電子郵件以及如何結束電子郵件的一些提示，請查看我們最近的博客文章。 您還可以在我們詳細的博客中了解更多關於不同類型電子郵件的適當電子郵件禮儀。
2.使用主動語態
在為企業編寫電子郵件時，傾向於採用被動語態。 以這種方式寫作可能顯得正式和專業，但很容易導致溝通不暢和誤解。
讓我們看一個例子。 這是主動語態的陳述。
很明顯，發件人要求收件人在星期四上午 10:00 給 Simon 打電話。
將其與以被動語態寫的比較。
西蒙會接到電話嗎？ 如果有，來自誰？
在最基本的層面上，使用主動語態是為了清晰和明確。 如果您寫一封電子郵件，應該清楚您的要求。 毫無疑問，收件人應該是您希望他們做什麼以及何時做。
主動語態可能看起來有點粗魯或沒有人情味，但它實際上是一種更專業的交流方式。 一個好處是，用主動語態寫作可以使您的信息更短，從而使您的電子郵件通信效率更高。 對於我們所有每天都要經歷數百次的人來說，這可能會受到讚賞。
3.情商高
情商是關於與某人更深層次的感受建立聯繫。 正如哈佛商業評論所總結的那樣，它是一種強大的營銷工具——它也可以幫助您創建有效的電子郵件。
一封情商高的電子郵件是在識別收件人的感受的情況下編寫的。 它們以引起積極反應的方式編寫，使用語言來挖掘我們的原始情緒。
而不是寫作。
為什麼不使用。
首先是指導。 第二個是邀請。 兩者都是用積極的語態寫成的，但只有一個是情商高的。 簡而言之，情商是關於理解、反映和尊重一個人的情緒。
你不需要在這裡過分，但需要一些時間來思考你正在寫的電子郵件會給別人帶來什麼感覺。
一種情商高的方法也可以幫助您與客戶進行有效的電子郵件溝通。 在處理投訴時，這一點至關重要。 通過識別和承認任何挫折、干擾和失望，你表現出的同理心可以大大緩解局勢。
4.選擇一個吸引人的電子郵件主題行
電子郵件主題行是您故事的標題。 最有效的電子郵件主題行足以吸引某人的注意力，從而產生打開一封幾乎無法抗拒的電子郵件的慾望。
如果您的主題行不引人注目，您的電子郵件將無法打開。 這是我們可以從電子郵件營銷世界中吸取的教訓，統計數據顯示，只有不到 20% 的收件人打開未經請求的電子郵件。
即使您正在給尊貴的客戶、同事或朋友寫信，我們也可以從專業的電子郵件營銷人員那裡吸取一些關於構建主題行的經驗。
它應該是清晰、簡單和直接的。 它應該準確地告訴收件人電子郵件是關於什麼的，並鼓勵他們打開它。
如果您正在編寫會議請求，請說出來。
當您的電子郵件很緊急並且需要回复時，請提出要求。
需要達成一致，要清楚。
可悲的是，收件人仍然很容易忽略電子郵件，但一個好的主題行可以大大減少這種情況的發生。
5.為電子郵件設定目標
在專業背景下，您發送的每條消息都應該有目的。 在確定您的電子郵件目標時，問自己以下三個問題：
- 你要求收件人做什麼？
- 你希望他們感覺如何？
- 他們應該如何應對？
讓我們以向經理提出請假請求為例。
- 您要求收件人執行的操作：查看我的請假申請
- 你希望他們感覺如何：我是合理和專業的
- 您希望他們如何回應：通過批准我的請假請求
使用以目標為導向的方法可以幫助您在工作中編寫有效的電子郵件，提供大綱結構並影響您的語氣 - 例如，無論是正式的還是非正式的。
我們不會在這裡詳細介紹，但您可以通過我們的深入指南了解更多關於如何構建專業電子郵件的信息。
6.整理你的想法
金字塔原則是一種行之有效的電子郵件通信方法。 上世紀 80 年代，麥肯錫的高管們創立了這一原則，以提供一種有效的方式來構建思想和改善業務溝通。 如果您想知道如何撰寫有效的商務電子郵件，請考慮金字塔。
解釋它可能需要一段時間，但基本原則是您在開始時提出最重要的觀點（或答案）並相應地構建您的電子郵件。
比如說，你的老闆給你發了一封電子郵件，詢問你是否應該延長同事的合同。
這是一個典型的商業回應，最後回答了這個問題。
使用金字塔原理，我們可以對其進行重構。
這種方法非常正式，並不適用於所有情況。 但如果你是在處理來自同事或上級的明確要求，這將節省大家的時間，並確保不會產生誤解。
7. 考慮移動
2019 年 12 月，近 50% 的電子郵件是在移動設備上打開的。 隨著越來越多的人享受遠程或混合工作的自由和靈活性，這一數字可能會增加。
我們都知道，在手機上閱讀電子郵件時，我們會快速滾動瀏覽它們。 閱讀長篇文章很困難，有證據表明我們大多數人都不會打擾。
研究人員發現，如果一封電子郵件的格式不正確，一個人有 70% 的機會會在三秒鐘內將其刪除。
人們在寫電子郵件時常犯的一些錯誤包括：
- 過大或不合適的圖像
- 太多的文字沒有足夠的休息
- 多列佈局（沒有響應式模板）
在為移動設備編寫有效的電子郵件時，請保持簡短、甜蜜和簡單。
我們假設您已經在用主動語態書寫，這將使單詞倒計時。 以下是創建引人注目的移動電子郵件的一些技巧。
- 將段落保留為一兩個句子
- 使用金字塔原理來構建您的電子郵件，頂部的基本信息
- 使用清晰易讀的字體
- 從不添加圖像
- 使用項目符號分解文本
- 不要使用表格
- 在電子郵件正文中包含所有重要信息而不是附件
8. 提供明確的指示
如果您要求某人做某事，請提供明確的指示。 如果是會議請求，請說出來。 如果您想得到回應，請索取。 如果您需要有人為您提供東西，請告訴他們。
這裡有一些提示可以幫助您。
- 提供日期和詳細信息
- 使用單句段落
- 把事情分解成步驟
- 考慮使用項目符號或編號列表使信息清晰
- 不要害怕使用粗體來突出重要信息
9. 了解收件人、抄送和密件抄送之間的區別
您收到多少不相關的電子郵件？ 答案可能很多。 有效的電子郵件溝通是只向需要閱讀和回复的人發送電子郵件。
發送電子郵件時，您有三個選擇。 您可以將其直接發送給某人、抄送或密送他們。以下是這些術語的含義。
- 發送至：您要向其發送電子郵件的人。 他們被稱為接受者。
- 抄送：電子郵件的副本將發送給此人。 他們不是電子郵件的直接收件人，但信息可能與他們相關。 收件人和其他抄送人可以看到誰收到了郵件。
- 密件抄送：將電子郵件的“密件抄送”發送給收件人。 他們不是直接回复者，收件人（或抄送者）看不到此人已收到電子郵件。
在大多數情況下，電子郵件是給誰的很清楚，但選擇抄送誰可能會比較棘手。 很多人都有抄送的傾向，但問問自己，他們是否有必要收到電子郵件。 如果不是，那就不要。
10. 選擇發送電子郵件的最佳時間
確保電子郵件內容正確至關重要，但在錯誤的時間發送郵件會影響打開和閱讀郵件的人數。 HubSpot 分析了超過 40 億封電子郵件，以找到最佳發送時間。
他們發現點擊打開率最高的是：
- 上午 10 點
- 下午 1 點
- 下午 6 點
他們得出的結論是，這些時間是大多數人開始或結束工作日並有時間查看電子郵件的時間。
這不是一門精確的科學，但邏輯告訴我們，在銀行假日週末前的周五下午 4:30 發送一封重要的電子郵件可能是個壞主意。
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