如何克服工作中的電子郵件焦慮

電子郵件焦慮是管理郵箱所產生的壓力和恐懼。 雖然電子郵件焦慮的原因很複雜，但結果非常真實，對電子郵件的恐懼是工作壓力的主要原因。

處理電子郵件焦慮涉及了解您的電子郵件恐懼症的原因並製定簡化流程的策略。

在本文中，我們將探討什麼是電子郵件焦慮，描述電子郵件焦慮的一些跡象，並提供一些專家提示來幫助您更好地管理郵件。

是否存在電子郵件焦慮之類的事情？

如果您是數百萬向 Google 提問的人中的一員：為什麼電子郵件讓我如此焦慮？ 然後有可用的幫助。 電子郵件焦慮是一個真正的問題，在我們生活的某個階段會影響我們大多數人。

心理健康慈善機構 Mind 表示，焦慮會讓人感到擔心、緊張和害怕。 情緒可以由此產生，這些情緒將發生或我們認為將來可能發生。

當我們都在與堆積如山的信息作鬥爭時，您可能會問，為什麼電子郵件壓力如此之大？

我們可能會沉迷於數字技術，開放大學的 Gini Harrison 博士和 Mathijs Lucassen 博士說。 他們警告說，過度使用技術可能會影響我們大腦的結構。 例如，過多的電子郵件會導致永久分心，影響我們的睡眠並破壞我們的工作/生活平衡。 我們也可能會經歷 FOMO，這導致我們檢查電子郵件的頻率高於健康狀況。 最後，我們可以發展出不利的社會比較，相信別人比我們更快、更高效、更有效。

愛麗絲博伊斯在《今日心理學》上寫道，電子郵件是社交焦慮和與生產力相關的焦慮最常見的觸發因素之一。 她認為我們對電子郵件感到焦慮的主要原因之一是它是“異步的”，這意味著在發送電子郵件和收到回復之間存在延遲。

她說，發送電子郵件會產生對回复的期望。 等待回復會產生壓力。 這是因為缺乏答案會導致你的大腦開始運轉，創造場景來填補創造的空白。 她將其描述為“情緒混亂和引發焦慮”。

電子郵件焦慮也可能是由於期望您會回复每封電子郵件而引起的。 研究人員將這種“電子郵件緊急偏見”貼上了標籤。 簡而言之，我們對未回复的電子郵件感到壓力，因為我們相信發件人期待回复。

無論導致電子郵件焦慮的原因是什麼，都需要立即解決。 工作焦慮會導致身體健康狀況不佳和缺勤，並導致抑鬱感。

那麼，你如何停止電子郵件焦慮呢？ 首先，您需要了解導致您焦慮的原因。

是什麼導致您的電子郵件焦慮？

電子郵件焦慮是一個統稱，描述了管理郵箱所造成的壓力。 事實上，電子郵件可以通過多種方式產生焦慮。

其中有多少會導致您的電子郵件焦慮？

• 害怕打開郵件——害怕打開郵件會造成嚴重的焦慮，最糟糕的是，你離開的時間越長，情況就越糟。 （如果你有一些，不要感覺太糟糕——心理學家 Berit Brogaard 承認有超過 30,000 封未回复的電子郵件。）你可能沒有足夠的時間來回復電子郵件，或者害怕打開它們，因為害怕裡面有什麼。 不管是什麼原因，壓力是真實存在的。
• 緩慢的電子郵件響應時間——正如我們上面所解釋的，緩慢的電子郵件響應會導致壓力。 如果有人對你的信息反應遲緩，你就會開始想像原因，這會導致情緒的負面螺旋，讓你感到焦慮。
• 焦慮打開郵件——你也可能會焦慮打開郵件，想知道你會在裡面找到什麼。 這可能意味著您根本不打開它們，從而造成更大的壓力並導致錯過可能影響您工作的消息。
• 發送電子郵件焦慮——電子郵件發送焦慮是您在推送發送之前所經歷的壓力和恐懼。 您可能會擔心您可能收到的回復電子郵件的反應。 《紐約客》的 Cal Newport 說，發送電子郵件的焦慮是電子郵件讓我們感到痛苦的原因之一。
• 回复信息的焦慮——寫電子郵件可能具有挑戰性，並導致焦慮和壓力。 告誡標誌包括不斷審查、重寫和重新訪問已發送的電子郵件。 說“不”通常是最難做的事情，所以請查看我們的博客，了解如何礼貌地做到這一點。
• 沒有回复焦慮——等待回復電子郵件——尤其是需要緊急回复的電子郵件——會產生壓力和焦慮。 你等待的時間越長，情況就越糟糕。
• 強迫性的電子郵件檢查——正如哈里森和盧卡森發現的那樣，強迫性地檢查電子郵件是工作場所壓力和焦慮的標誌和原因。 普通人每天檢查他們的電子郵件 15 次，但檢​​查電子郵件焦慮會導致我們更頻繁地這樣做，在許多情況下檢查數百次。 失去與網絡的連接或手機沒電也會導致焦慮，因為您無法保持聯繫。
• 電子郵件迴避——電子郵件焦慮迴避涉及簡單地忽略您的電子郵件並希望它們會消失。 如果事情變得太多，我們可以退出並退出，將我們的電子郵件留到另一天。 這不是一個可持續的解決方案，只是推遲了打開和回答我們信息的不可避免的需要。
  

如何克服電子郵件焦慮

我們已經探討了郵箱壓力的一些常見原因，但是您如何應對電子郵件焦慮呢？ 您可以通過一些簡單的策略、令人興奮的新技術和生活方式改變來幫助您對抗電子郵件疲勞。

在我們開始之前，如果您承受的壓力太大並開始影響您的心理健康，請務必尋求專業的幫助和支持。 一點工作壓力是很自然的； 嚴重的焦慮不是。 如果這一切都變得太多，請與您的老闆、朋友或醫療專業人員聊天。

以下是克服電子郵件焦慮的 10 種方法。

1. 了解導致您的電子郵件焦慮的原因是什麼？

從一張普通的紙開始，列出導致您電子郵件焦慮的原因。 隨著時間的推移，了解症狀是什麼並確定觸發因素。 例如，早上、晚上還是周末情況更糟？

考慮使用情緒跟踪器應用程序來跟踪您的感受。 您收集的信息可用於確定合適的解決方案，以更有效地管理您的電子郵件。

如果您遭受電子郵件過載的困擾，請考慮使用生產力工具和電子郵件助手來幫助您更好地管理郵箱。

2.設定期望

工作場所焦慮的最大原因之一是等待答复。 你不能要求別人回應，但你可以設定期望。 如果您需要回复，請索取。 如果它是緊急的或時間敏感的，請清楚這一點。 記住，你不是粗魯，而是設定期望。

另一方面，如果您無法立即回復電子郵件，請與發件人清楚並讓他們知道。 確認收到他們的電子郵件並提供回复的時間範圍。 同樣，這可以減輕你們倆的壓力。

這是一個如何工作的示例。

3. 寫情商高的郵件

情商是管理我們自己的情緒並積極引導這些情緒的能力。 我們可以將這些原則應用到通過情商電子郵件進行的交流中。

情商電子郵件的核心是將自己定位為收件人。 想想你收到信息的感受（而不是你作為發件人要求的東西）。

專家警告“去抑制”效應。 沒有面前的人，我們更有可能寫出可能讓某人感到不安或冒犯的東西。 另一個重要的一點是，當你生氣或不高興時，永遠不要發送電子郵件。

4.了解電子郵件禮儀

如此多的電子郵件焦慮是由編寫消息時的錯誤和誤解引起的。 在某種程度上，這可能是由於現在理解或遵循正確的電子郵件禮儀造成的。

我們的博客包含大量關於寫作的信息和指導。 您可以找到有關如何開始正式電子郵件、編寫更好的商務電子郵件以及如何在電子郵件中發出正確語氣的信息。

想知道從哪裡開始？ 我們有效的電子郵件溝通的 10 條技巧提供了一些改善寫作的基本技巧。

5.獲得一些寫作支持

學者們說，電子郵件焦慮通常是由缺乏寫作能力引起的。 調查數字通信的研究人員警告說：“當個人想要創造某種印象的願望加上對自己這樣做的能力缺乏信心時，他們會避免參加社交活動。”

我們中的許多人都在努力捕捉我們的想法並通過我們的電子郵件有效地傳達這些想法。 對於那些從一開始就使用另一種語言進行交流的人來說，這尤其具有挑戰性。

在 Flowrite，我們讓每個人都能更輕鬆地寫出更好的電子郵件。 我們的 AI 寫作助手可以幫助您創建更好的商務電子郵件。

6. 去個性化情況

電子郵件焦慮通常是由於在工作中過於情緒化而引起的。 雖然一些情感參與是積極的，但在某些情況下，“高度參與”的工作文化會導致破壞性行為。

如果您正在與壓力作鬥爭，MindTools 的專家建議採取三步法：

1. 停止並評估——在回復電子郵件或被壓力所包圍之前，請退後一步並評估情況。 探索你感到沮喪的原因以及你能做些什麼。
2. 找到積極的東西——即使在最艱難的時期，也要嘗試找到一絲積極的一面。 挑戰你的觀點，鼓勵自己積極思考。 這打破了消極心理模式的形成。
3. 記住你上次感到沮喪的時候——識別沮喪的跡象並理解這種感受可以建立同理心，這可以幫助你應對最具挑戰性的時刻。

7.拿起電話

有時，一封電子郵件的答案不是另一封電子郵件； 這是一個電話。 拿起電話給某人打電話可以創造奇蹟。

說話比電子郵件創建更深的聯繫，因為它是主動的而不是被動的。 它還有助於打破在談論複雜主題時可能出現的“信息鴻溝”。

電話或面對面會議也可以幫助建立更牢固的關係，也可以擴展您的支持網絡。

8. 建立界限

電子郵件是一種可以讓您的工作生活更輕鬆的商業工具，但是當您在一天中的任何時間閱讀和回復電子郵件時，它是不健康的（並且可能沒有效率）。 設置界限可以幫助您更有效地管理您的消息。

以下是一些久經考驗的解決方案：

• 每天留出時間查看電子郵件——在日記中留出一些時間來管理電子郵件並堅持下去。 確保時間可以幫助您設定期望。
• 分類電子郵件- 標記和管理您的郵件，並首先處理重要的郵件。
• 使用您的外出– 您的外出不只是為了假期； 它可以幫助您更好地管理您的郵箱。 自動回复可以確認收到並設置回复的預期。
  
  這是一個例子：

9. 鍛煉

如果您的焦慮是由於工作時間過多引起的，那麼鍛煉可以幫助建立健康的距離並重新調整您的工作/生活平衡。 此外，學者們發現，任何形式的運動都有益於您的健康。

哥德堡的一項研究發現，那些在 12 週內經常進行體育鍛煉的人發現他們的焦慮症狀有所改善。

鍛煉可以幫助改善您的身體健康和幸福感，並遠離焦慮的原因。 它非常有效，哈佛甚至說，“係好運動鞋，出去走走，可能是我們預防和治療焦慮症的唯一最佳非醫療解決方案”。

10.成為解決方案（不是問題）

如果您在工作中遇到電子郵件焦慮症，那麼您不太可能是唯一一個。 撰寫和回復電子郵件時，請務必支持他人。 管理期望，撰寫情商高的電子郵件，並保持耐心。 閱讀我們的電子郵件禮儀提示以獲得一些指導。

成為解決電子郵件壓力的方法，而不是問題。

處理電子郵件焦慮的最後一句話

電子郵件焦慮是一個真正的問題，並且不會消失。 某種程度的工作電子郵件焦慮是大多數工作不可避免的一部分，但如果對電子郵件的恐懼正在影響您的身心健康，您必須採取行動。

確切地說，如何克服電子郵件焦慮取決於是什麼導致了您對郵件的恐懼。 花一些時間探索、理解和跟踪導致您的電子郵件焦慮的原因，然後使用我們的提示找到適合您的解決方案。