如何用英語寫電子郵件並附上例子

用英語寫電子郵件並不容易，尤其是對於非英語母語的人來說，但這是一項可以使您個人和專業受益的基本技能。

那麼，如何用英文寫郵件呢？ 首先，您需要學習電子郵件英語的許多規則和約定。 您必須熟悉英文電子郵件格式，包括英文電子郵件問候語和結束語。 當您知道如何用英語開始和結束電子郵件時，您的後袋必須掌握常用的電子郵件短語英語，並了解英語電子郵件禮儀，才能始終保持禮貌和專業。

為了幫助您進一步提高英語電子郵件寫作技巧，我們將為您提供英語電子郵件示例，涵蓋如何用英語編寫正式、專業和非正式的電子郵件。 這個關於電子郵件寫作的深入指南將通過一個示例來完成，Flowrite 的 AI 寫作工具如何幫助您以語法正確、完美的英語有效地傳遞您的信息。

如何用英語寫電子郵件

為了讓您開始使用，我們將拆分英語電子郵件格式，包括電子郵件問候語、正文、電子郵件結束短語和簽名。

英文電子郵件格式

英語電子郵件被學者描述為“高度規範的書面交流形式”。 簡而言之，有強大且既定的規則規定了英語電子郵件的格式。

這些規則中的大多數出現在維多利亞時代，因此英語電子郵件格式緊跟正式信件的格式也就不足為奇了。 通常，英文電子郵件有五個要素：

1. 主題行
2. 正式或非正式的問候
3. 正文副本
4. 結束語
5. 簽名
   

本文將引導您完成每個部分，並提供說明我們觀點的電子郵件結構示例。 最後，您應該了解如何用英語格式化電子郵件。

為什麼要格式化我的電子郵件？

從外面看，英文電子郵件信函的格式可能看起來很奇怪。 儘管如此，一旦你理解了這些規則，它就會讓每個人都更簡單、更快捷地創建有效的電子郵件，正如這項對信件寫作的研究所發現的那樣。

但是為什麼要麻煩用英語格式化電子郵件呢？ 這裡有五個原因：

1. 它是專業的：正式電子郵件英語的規則和慣例是公認的專業實踐。 雖然您可以隨心所欲地自由寫作，但您選擇的電子郵件風格、語氣和格式會向收件人傳達信息。
2. 它更有效：在大多數情況下，每封電子郵件都應該有一個目的，以引發行動。 使用既定的英語語言格式提供了一個簡單而清晰的結構來傳達您的信息，可能會得到您想要的響應或結果。
3. 它減少了壓力和焦慮： “如果用戶能夠理解一封信，他們就不太可能通過其他渠道聯繫提出問題，更有可能做信要求他們做的事情，”英國政府說. 清楚地說明你想要什麼以及為什麼意味著讀者不需要填補空白或做出假設。
4. 更容易：了解如何格式化英語電子郵件使編寫它們更易於管理。 不用擔心如何稱呼某人或簽字； 它已經為你決定了。 它讓您有時間專注於信息的核心。
5. 更快：一旦您了解了正式電子郵件的基本組成部分，編寫它們就變得簡單快捷。 如果您像普通工人一樣花費一半工作日寫電子郵件，這可以節省您的時間。 諸如 Flowrite 之類的工具可以為您節省更多時間，創建格式完美、流暢的電子郵件，並在幾秒鐘內獲得結果。
   

了解如何格式化英文電子郵件是所有通信的基礎。 但是，當然，如果情況或情況需要，您可以自由更改、調整或忽略其中的任何部分。

語言會發生變化和發展，讓您可以自由靈活地為每個受眾塑造對應關係。 例如，學者們說，語言“法律”並不是一成不變的。 研究人員表示，相反，讀者希望能夠快速訪問信息，這“影響了電子郵件的結構和功能”。 本質上，如果有比遵守規則更好的方式來傳達您的信息，那麼請隨意使用它。

如何用英語開始電子郵件

用英語開始電子郵件的傳統方式是使用“親愛的”這個詞。 過去，您會被建議使用過去的頭銜（先生、夫人等），但事情已經發生了變化。 諸如先生和夫人之類的性別術語現在可能會引起冒犯，因此我們需要找到另一種向電子郵件收件人介紹自己的方式。

英語中不同的電子郵件問候語取決於您是針對您認識的個人、您不認識的人還是集體（例如，組織、團隊或匿名電子郵件地址）。

這裡有一些用英語寫正式電子郵件問候的方法。

如果你知道一個人的全名，你應該使用它。 因此，您可以寫下“親愛的羅伯茨夫人”，而不是：

• 親愛的莎拉·羅伯茨
  

如果您不認識要寫信的人，許多舊的正式英語電子郵件寫作博客和文章建議使用“Dear Sir”或“Dear Madam”。 然而，我們不同意。 這是過時的和不必要的。 如果您找不到某人的全名（LinkedIn 是您的朋友），請找到另一種方式來稱呼他們。

以下是一些稱呼您不知道姓名的人的示例：

• 親愛的營銷經理
• 親愛的團隊負責人
  

如果您正在向一個群體發表講話，請找到一種合適的方式來吸引他們，例如：

• 親愛的團隊
• 親愛的市場部
• 尊敬的投訴團隊
  

很多人想知道您是否可以在正式電子郵件中使用“嗨”作為問候語，您可以。 如果你認識這個人，或者不是在正式的環境或能力下寫作，這是你的選擇。

電子郵件正文

電子郵件的正文是您解釋消息內容的地方。 沒有硬性規定，因為每封電子郵件都略有不同。 儘管如此，在正式的英文電子郵件中，信息流還是有自然規律的：

• 自我介紹——名字、職位和組織非常重要
• 解釋您發送電子郵件的原因 - 描述您聯繫某人的原因
• 說出你想要的——如果你想要一些回報（回复、文檔、圖像等），然後提出要求
• 下一步——描述現在發生的事情，提供一個時間表。 如果您期待回复，請清楚您何時期待回复。 永遠不要讓你的讀者感到困惑
  

在頁面上更容易看到這一點，因此請務必查看下面的示例，了解我們如何使用這種格式來創建有效的英語電子郵件。

英文電子郵件結束語

您在英語電子郵件中使用的結束語類型取決於您是在寫正式電子郵件還是非正式電子郵件。 讓我們看看下面兩種類型的電子郵件關閉消息。

如何用英語結束正式電子郵件

關於用英文完成一封正式的電子郵件，你只需要知道兩件事：

• 如果你知道這個人的名字，你就用“Yours sincerely”結尾。
• 如果您不認識此人（或正在寫信給組織或集體電子郵件地址），則使用“您的忠實”。
  

如何用英語結束非正式電子郵件

就其本質而言，非正式電子郵件不受規則的約束，因此您可以隨意編寫任何內容。 然而，在結束非正式電子郵件時，您可能會發現一些熟悉的短語。

您可以選擇使用的一些電子郵件簽核包括：

• 親切的問候
• 最好的祝福
• 我期待著您的回音
• 請與我聯繫以獲取更多幫助

電子郵件簽名

專業的電子郵件簽名提供了讀者需要了解的有關您的基本信息，包括：

• 你的名字
• 職稱
• 組織
• 聯繫方式
  

每個英文電子郵件簽名都應包含以下內容，但您可以自由添加更多內容，包括：

• 資格詳情
• 選擇代詞
• 社交媒體鏈接

常見的英語電子郵件短語

你可以寫一本關於英語電子郵件短語的書，但為了這個博客的目的，我們需要保持簡短（並防止你感到無聊）。 以下是一些有用的商務英語短語，您可能希望將它們包含在您的英語電子郵件中：

• 我寫信是想告訴你
• 我正在與您聯繫以確認
• 這只是一封簡短的電子郵件，用於解釋
• 只是一個快速的提醒
• 這封電子郵件是為了讓您知道
• 我正在與您聯繫並提供一些其他信息
• 附件是您要求的信息
• 我會歡迎你的想法
  

您可以閱讀並選擇自己使用一些非正式的電子郵件英語短語：

• 很高興趕上
• 我希望你周末過得愉快
• 我希望你一切都好
• 我希望你一切安好
• 很高興收到你的來信
• 很高興收到你的消息

英文電子郵件禮儀

英語語言規則的正式規則規定了電子郵件的結構，包括問候語、信息流和適當的簽字。 電子郵件禮儀描述了幫助您製作和塑造更好信息的不成文規則。

以下是所有英語電子郵件作者都需要了解的 10 條電子郵件禮儀規則和提示。

1. 寫一個專業的主題行——在主題行中提供盡可能多的信息
2. 使信息簡短而切題——銳化您的信息並刪除不重要的信息
3. 不要試圖變得有趣——朋友之間可以接受笑話，但幽默並不總是如此，所以不要打擾
4. 限制大寫字母- 盡可能限制您使用的大寫字母數量並在句子中使用大小寫
5. 避免使用感嘆號——感嘆號在社交媒體上很流行，但在正式和非正式的英語電子郵件中應謹慎使用
6. 尊重文化差異——在給任何人寫信時，請尊重信息中的文化差異
7. 避免使用性別術語——不再適合使用諸如先生、夫人和女士之類的術語，因此請避免使用它們
8. 使用標準字體——不要使用瘋狂或令人困惑的字體； 堅持所有消息的專業字體
9. 始終證明每條消息- 在發送之前檢查您的消息（並再次檢查以確保！）
10. 限製附件大小- 電子郵件收件箱可能會變得雜亂無章，大型電子郵件附件無濟於事，因此不要發送大文件
    

遵守電子郵件禮儀對我們所有人來說都是一個挑戰，這就是為什麼我們創建了一份詳細指南，介紹了一些管理英語電子郵件的不成文規則。

電子郵件寫作的語法規則

英語受語法規則約束，有時可能會讓每個人感到困惑。 雖然您不需要流利地掌握英語來撰寫有效的電子郵件，但了解基礎知識至關重要。

以下是編寫更好的英語電子郵件所需的 10 件事：

1. 始終使用大寫字母作為名稱
2. 遵循上述電子郵件格式
3. 句子以大寫字母開頭，句子以逗號分隔，每個句子以句號結尾
4. 保持句子簡短
5. 每個句子都應該有一個主語（約翰），動詞（閱讀）賓語（書籍）
6. 使用主動語態來吸引讀者。 Flowrite 等工具可以幫助您直接、清晰地吸引用戶
7. 不要使用表情符號
8. 將列表分解為要點，使信息易於讀者理解
9. 使用縮寫詞時解釋它們
10. 從不使用髒話

英文電子郵件示例

我們提供了有關如何用英語構建和編寫有效電子郵件的綜合指南。 現在，讓我們將其中的一些規則付諸實踐，並通過一些例子來說明如何用英語寫正式電子郵件、用英語寫專業電子郵件和用英語寫非正式電子郵件。

如何用英語寫一封正式的電子郵件

我們已經在上面介紹了用英語編寫正式電子郵件的基礎知識； 這是它的工作原理。 在這個英語電子郵件示例中，我們向我們已知的個人和企業索取產品。

如何用英語寫一封專業的電子郵件

在商業中，時間就是金錢，因此完美的英文專業電子郵件簡短、清晰、直截了當。 所以這裡有一個如何用英語寫專業電子郵件的例子。

如何用英語寫一封非正式的電子郵件

在編寫非正式電子郵件時，您不會受到規則的限制，並且可以更自由地交流和對應。 因此，這裡有一個給您認識的人的熱情友好的電子郵件示例。

提高您的英語電子郵件寫作技巧

學習如何編寫英語電子郵件的最佳方法是閱讀（和編寫）盡可能多的電子郵件。 在線查看示例，註冊郵件列表，或通過收件箱回讀以確定您喜歡的英語電子郵件示例。

為了提高您的英語電子郵件寫作技巧，一個很好的方法是保留您喜歡和想要使用的短語列表。 隨著時間的推移，您會發現這可以幫助您理解完美英語電子郵件的組成部分，並提高您的詞彙量和語法技能。您還可以建立一個電子郵件模板庫，在用英語編寫電子郵件時可以使用這些模板來節省時間. 該資源可以幫助您識別成功（和不成功）的電子郵件，幫助您發展自己的正式電子郵件英語寫作風格。

最後，我們必須咬牙切齒。 Flowrite 的博客上有幾十篇關於如何用英語寫正式和專業電子郵件的文章。 它們涵蓋了各種工作所需的日常溝通的所有方面，可以幫助您在工作和個人生活中變得更有效率。

然而，這還不是全部。 我們的 AI 寫作助手可以幫助您自信地進行交流，將簡短的說明轉化為可隨時發送的完美英語電子郵件。 如果您不相信我們，請查看下面的 Flowrite 示例。 如您所見，它可以像單擊按鈕一樣簡單。

我們希望這篇博文能幫助您學習如何用英語寫電子郵件。 如果您覺得對您有幫助，我們建議您將此頁面添加為書籤，以提神醒腦，以防您對電子郵件英語的語法、禮儀、短語或格式有任何疑問。 為了擺脫任何疑慮，請務必嘗試 Flowrite 並開始增強您的日常交流。