公關人員的電子郵件禮儀

我最近花了兩個小時清理我的電子郵件收件箱中的舊電子郵件。 此舉是由於我購買了一台新電腦並希望清理舊電腦上的無用文件。 在兩年多來第一次這樣的清理行動期間，我收到了數百份來自公關人員的新聞稿和電子郵件。 我刪除了其中的許多內容，並在此過程中為公關人員提出了一些建議的電子郵件規則。

1 . 在您的電子郵件上添加主題行：我根本不明白為什麼人們發送沒有主題行的電子郵件。 主題行的目的是告知收件人消息的內容。 如果沒有主題行，你顯然沒有什麼可告訴我的。

2.再一次，沒有附件：我發現絕對令人驚訝的是，人們向毫無戒心的收件人發送帶有巨大文件附件的電子郵件。 沒有理由不能將 Word 文檔形式的內容剪切並粘貼到電子郵件正文中。 如果它是圖形密集型的東西，請將其放在網站上並提供鏈接。

3.包括我的名字：我的名字不是 Bill、Bob、Joanie 或 Chachi。 它也不是“這裡的名字”或“第一個最後一個”。 如果您甚至不知道您的收件人是誰，為什麼還要發送電子郵件？

4. >>>>：感謝您將新聞稿轉發給我：您顯然懶得將實際新聞稿剪切並粘貼到電子郵件中。 相反，您只是將其轉發給我，其中包含煩人的插入符號。 奇怪的是，這正成為記者們的一個癥結所在，他們認為這是不尊重和懶惰的明確標誌。

5.哦，那個主題行：請說這是新聞稿。 這是一個示例，“新聞稿：XYZ Corp. 宣布啟動企業福利計劃。” 實際上，您會發現人們更有可能閱讀新聞稿，而不是旨在欺騙某人打開的欺騙性標題。 我在我的 Microsoft Outlook 中設置了一個“規則”，它將任何包含“新聞稿”一詞的電子郵件放在一個特殊的文件夾中。 我每天至少瀏覽這個文件夾兩次。

6.拼寫檢查：像我這樣的懶惰記者犯拼寫和語法錯誤已經夠糟糕的了。 在發送電子郵件之前運行拼寫檢查，並在發送之前花一分鐘實際閱讀電子郵件。 我發現許多電子郵件中人們拼錯了客戶的姓名。 在一種情況下，我無法弄清楚公司的名稱是什麼，因為這個人幾次拼寫不同，並使用了不同的品牌元素（大寫字母和連字符）。

7.你是專業人士，表現得像一個人：以問候語“Yo！”開頭的電子郵件是我對朋友的期望，而不是我素未謀面的人。

8.不是數量，而是質量：長郵件很煩人，浪費我的時間。 直奔主題並在那裡結束。

9.請聯繫：我發現至少有一百封電子郵件沒有人留下他們的聯繫信息。 我還發現了一些奇怪的事件，人們沒有為他們的電話號碼輸入區號。

10.請不要再給我發電子郵件：我一次又一次地要求從各種新聞列表中刪除，但我的請求被刪除的請求很少被聽到。 更新您的電子郵件列表，出於職業禮貌，請在有人詢問時將其刪除。

11.是的，我收到了您的電子郵件：給記者發了三封電子郵件並詢問他們是否收到了您的電子郵件，這並不能很好地利用您的時間。 我意識到許多公關人員會為他們定期更新的項目保留清單。 我知道在我的名字旁邊通常會有類似“發送電子郵件，打電話，沒有回應”之類的字樣。 你看懂圖片了嗎？ 用無數電子郵件淹沒某人的收件箱是進入垃圾郵件文件夾的一種方式。

12.隱藏您的通訊組列表：“密件抄送”功能的存在是有原因的。 看到冗長的分發列表不僅令人討厭，而且在戰略上也是不明智的。 現在我知道其他記者看到了哪些新聞，可能會寫關於這個主題的文章。 因此，我對寫這個主題沒有興趣。

13.你，呃，雅虎嗎？ : 也許這完全是吹毛求疵，但我對使用免費電子郵件服務的 flaks 或公司有疑問。 另一個是我覺得公司沒有自己的電子郵件服務很奇怪。 我知道 gmail 是一個很棒的電子郵件服務，但他們提供了您可以在自己的域下使用的 Google Apps。 我認為 PR 中沒有網站或在自己的域中沒有電子郵件地址的任何人都無法正常工作。

14.小麥麵包無病毒：我最近收到的帶有附件的新聞稿用病毒感染了我的計算機（儘管存在防病毒軟件和防火牆）。 覺得我瘋了？

15.真的是高優先級嗎？ : '納夫說。

16.純文本格式：在電子郵件正文中插入公司徽標或使用圖形會使電子郵件變得繁瑣。 這些圖像也可能無法在某些電子郵件程序中正確顯示，並且電子郵件會以一種奇怪甚至完全不可讀的方式出現。

17.明智地使用電子郵件：閱讀伊索的“狼來了的男孩”。

18：正確定位你的電子郵件：我不知道為什麼我會收到數百篇關於生物技術公司的新聞稿（我從不涉及這個主題）或者讓我有機會採訪“美國偶像”評委的電子郵件。

19.個人電子郵件是禁忌：你不認識我，所以如果你收到我發來的電子郵件，我請你幫我為朋友找新公寓或工作，這不是很奇怪嗎？

20.小心你轉發的內容：看到許多公關人員向我轉發政治和宗教材料，我感到很震驚。 在一個案例中，有人向我轉發了一些關於以色列和巴勒斯坦的帶有政治色彩的垃圾郵件。 她沒有隱藏分發列表，我注意到列表中還有很多其他的 Silver、Gold 和 Wein 類型。 您轉發給朋友和家人的內容通常不適合轉發給專業聯繫人。

與往常一樣，我希望這些“規則”有所幫助。 我意識到大多數人在專業環境中明智地使用電子郵件，但有太多人不這樣做，他們對我們這些依賴媒介進行工作的人產生了不好的影響。

Ben Silverman 之前是《紐約郵報》的商業新聞專欄作家和 DotcomScoop.com 的創始人/出版商。

在此處下載五 (5) 本免費公關和新聞稿電子書（價值 67 美元） ：https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/